Borgerrådgiverens regnskabsprognose 2005 i 1. kvartal

Borgerrådgiverudvalget

DAGSORDEN

for Ordinært møde onsdag den 20. april 2005

Åbne punkter

3. Borgerrådgiverens regnskabsprognose 2005 i 1. kvartal

BOR 18/2005INDSTILLING

Borgerrådgiverudvalget indstiller til Borgerrådgiverudvalget,

at forventet regnskab for 1. kvartal 2005 og året som helhed, jf. sagsfremstillingen, godkendes med henblik på, at Borgerrådgiveren kan sende indstillingen med dertil tilhørende bilag samt udvalgets protokollat på sagen til Økonomiforvaltningen som Borgerrådgiverudvalgets svar på indkaldelsen af regnskabsprognose for 2005.

RESUME

Økonomiforvaltningen har indkaldt en regnskabsprognose for 2005, dvs. forventet regnskab 2005, kvartalsregnskab og opfølgning på aktiviteter. Borgerrådgiverens indberetning skal være Økonomiforvaltningens 3. kontor i hænde senest torsdag den 21. april 2005 kl. 12.00.

Formålet med indberetningen er, at Økonomiforvaltningen til Økonomiudvalgets møde den 24. maj 2005 skal redegøre for kommunens økonomiske situation.

Borgerrådgiverens rammebevilling for 2005 udgør 5,115 mio. kr., som er fordelt på "Lokaler" med 0,800 mio. kr. og "Sekretariat og forvaltninger" med 4,315 mio. kr.

For 1. kvartal 2005 har Borgerrådgiveren forventet en udgift på ca. 200.000,- kr. til "Lokaler" og en udgift på ca. 1.022.000,- kr. til "Sekretariat og forvaltninger".

På "Lokaler" har der i 1. kvartal været et samlet forbrug på ca. 209.000,- kr., dvs. 9.000,- kr. mere end forventet som følge af en omkostningsændring.

Henover året forventes et skønnet merforbrug på "Lokaler" på indtil ca. 100.000,- kr., dvs. i alt ca. 900.000,- kr., på denne funktion mod oprindeligt budgetteret 800.000,- kr.

På "Sekretariat og forvaltninger" har der i 1. kvartal været et samlet forbrug på ca. 624.000,- kr., dvs. ca. 398.000,- kr. mindre end forventet, hvilket skyldes dels betalingsforskydning beroende på forhold vedrørende kommunens lønkontering, dels en omkostningsændring.

Henover året forventes et skønnet mindreforbrug på indtil 250.000,- kr., dvs. i alt 4.065.000,- kr., på denne funktion mod oprindeligt budgetteret 4.315.000,- kr.

Med forbehold for, at konsekvenserne af overførselsanmodningen ikke er indregnet i denne indberetning af forventet regnskab, da overførslen ikke er godkendt endnu, forventer Borgerrådgiveren således et samlet forbrug på 4.965.000,- kr. i 2005.

Holder prognosen for forventet regnskab 2005 indebærer det et forventet samlet mindreforbrug på ca. 150.000,- kr. i forhold til rammebevillingen.

Borgerrådgiveren vil ved regnskabsårets afslutning i givet fald anmode om, at dette beløb overføres fra 2005 til 2006 samt puljes med den i sagsfremstillingen nævnte videreoverførsel af 350.000,- kr., forudsat at den samlede overførselsanmodning på knap 900.000,- kr. fra 2004 til 2005 godkendes.

Dette med henblik på, at der samlet kan overføres og reserveres ca. 500.000,- kr. til evaluering i 2006.

Der kan ikke i relation til forventet regnskab 2005 gives en nærmere målopfølgning, da der først indarbejdes mål mv. for Borgerrådgiveren i budget 2006.

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

Med det i bilag 1 vedlagte brev dateret 17. marts 2005 har Økonomiforvaltningen indkaldt en regnskabsprognose for 2005, dvs.:

1) forventet regnskab 2005

2) kvartalsregnskab

3) opfølgning på aktiviteter

Borgerrådgiverens indberetning skal være Økonomiforvaltningen i hænde senest torsdag den 21. april 2005 kl. 12.00.

Formålet med indberetningen er, at Økonomiforvaltningen til Økonomiudvalgets møde den 24. maj 2005 skal redegøre for kommunens økonomiske situation, idet Københavns Kommune i lighed med andre kommuner og amter af Indenrigs- og Sundhedsministeriet er blevet pålagt at indberette forventede regnskaber flere gange i løbet af 2005.

Borgerrådgiverudvalget forventes således kvartalsvis fremover at skulle afgive en sådan regnskabsprognose.

Hvert udvalg, herunder Borgerrådgiverudvalget, er blevet anmodet om:

"…at redegøre for eventuelle konsekvenser af manglende lønbogføringer i 2004 på udvalgets forventede regnskab for 2005 og kvartalsregnskabet for 1. kvartal 2005. I redegørelsen skal indgå en vurdering af størrelsen af mer- eller mindreforbrug, der forventes i 2005 som følge af forkerte eller manglende bogføringer i 2004, hvordan et eventuelt merforbrug dækkes i 2005 og om der er usikkerheder forbundet med udvalgets forventet regnskab for 2005, der vedrører løn. Hvis der allerede er foretaget bogføringer af løn vedr. 2004 på udvalgets kvartalsregnskab for 1. kvartal 2005, bedes udvalget vurdere rigtigheden af bogføringerne. Udvalget bedes endvidere redegøre for, om der er usikkerhed forbundet med den gennemførte bogføring af løn i 1. kvartal 2005 vedr. løn for 2005."

Der skal endvidere følges særligt op på udviklingen i aktiviteter og enhedspriser, idet udvalgene dog til prognosen udelukkende skal indberette mål og resultater på de områder, hvor den forventede resultatopfyldelse afviger væsentligt fra de i budgettet fastsatte resultatkrav.

Ad 1) Forventet regnskab 2005 og 2) Kvartalsregnskab 2005

Borgerrådgiverens rammebevilling for 2005 – når bortses fra den nedenfor nævnte overførselsanmodning – udgør 5,115 mio. kr. fordelt på 2 funktioner:

6.50.11 "Lokaler" 0,800 mio. kr.

6.51.11 "Sekretariat og forvaltninger" 4,315 mio. kr.

Rammebevilling i alt 5,115 mio. kr.

For 1. kvartal 2005 har Borgerrådgiveren forventet en samlet udgift på 1.222.000,- kr. fordelt med 200.000,- kr. til "Lokaler" og med 1.022.000,- kr. til "Sekretariat og forvaltninger".

Særligt vedrørende "Lokaler"

På "Lokaler" har der i 1. kvartal været et samlet forbrug på ca. 209.000,- kr., dvs. ca. 9.000,- kr. mere end forventet.

Dette skyldes, at Borgerrådgiveren udover husleje og energiforbrug mv. tillige bogfører løbende udgifter til rengøring og vinduespolering under "Lokaler" og ikke "Sekretariat og forvaltninger" som oprindelig forudsat.

Det forventede regnskab på "Lokaler" for hele 2005 udviser som følge af den nævnte omkostningsændring et skønnet merforbrug på indtil 100.000,- kr., idet der ud over udgifterne til rengøring og vinduespolering forventes en pristalsregulering af den årlige lejebetaling i henhold til gældende kontrakt.

Dermed forventes den samlede udgift til "Lokaler" i 2005 at blive 900.000,- kr. i stedet for de budgetterede 800.000,- kr.

Særligt vedrørende "Sekretariat og forvaltninger"

På "Sekretariat og forvaltninger" har der i 1. kvartal været et samlet forbrug på ca. 624.000,- kr., dvs. ca. 398.000,- kr. mindre end forventet.

Mindreforbruget i 1. kvartal 2005 relaterer sig til udgiftskategorierne "administrative udgifter" og "information", hvor der har været et samlet mindreforbrug på ca. 128.000,- samt til udgiftskategorien "løn", hvor der har været et samlet mindreforbrug på 270.000,- kr.

Førstnævnte andel af mindreforbruget skyldes dels en betalingsforskydning, idet Økonomiforvaltningen endnu ikke ses at have opkrævet Borgerrådgiveren en aftalt betaling for køb af administrative ydelser (IT, HR og bogholderi) i 1. kvartal, dels en reel omkostningsændring for så vidt angår de øvrige administrationsudgifter, der er lavere end forventet i 1. kvartal.

Sidstnævnte andel af mindreforbruget beror dels på en omkostningsændring, idet visse medarbejdere har holdt ferie uden løn, dels en betalingsforskydning, idet en del af lønsummen ikke er konteret hos Borgerrådgiveren, hvilket skyldes forhold vedrørende kommunens lønkontering.

Det forventede regnskab på "Sekretariat og forvaltninger" for hele 2005 udviser som følge af den nævnte omkostningsændring et skønnet mindreforbrug på indtil 250.000,- kr.

Dermed forventes den samlede udgift til "Sekretariat og forvaltninger" i 2005 at blive 4.065.000,- kr. i stedet for de budgetterede 4.315.000,- kr.

Vedrørende kontering af lønsum er der tale om den samme problemstilling, som gjorde sig gældende ved afslutning af regnskab 2004, hvor Borgerrådgiveren som led i sin anmodning om overførsel af uforbrugte midler fra 2004 til 2005 på i alt 879.000,- kr. måtte henvise til, at der for så vidt angik lønudgiften var en betalingsforskydning, da der som følge af problemerne vedrørende kommunens lønkontering var konteret ca. 350.000,- kr. for lidt.

Borgerrådgiveren anser det for usikkert, hvornår problemet vedrørende lønkontering i forhold til Borgerrådgiverens organisation finder sin løsning.

For så vidt angår overførselsanmodningen henvi ses til Borgerrådgiverens mundtlige status til udvalget på mødet den 18. marts 2005 (BOR 10/2005), hvor det fremgik, at der påregnes overført knap 900.000,- kr., jf. ovenfor, hvor en del er reserveret til en række nærmere bestemte formål, heraf dækning af konteringsefterslæbet vedrørende løn på ca. 350.000,- kr. Der forventes af overførslen dog at kunne øremærkes ca. 350.000,- kr. til evalueringen af Borgerrådgiveren i 2006, som i givet fald anmodes videreoverført fra 2005 til 2006.

Det bemærkes, at konsekvenserne af overførselsanmodningen ikke er indregnet i denne indberetning af forventet regnskab, da overførslen ikke er godkendt endnu, hvorfor der tages forbehold i den henseende.

Sammenfatning vedrørende forventet regnskab 2005

Som nævnt ovenfor forventer Borgerrådgiveren som følge af omkostningsændringer et samlet forbrug på ca. 4.965.000,- kr. i 2005 fordelt således:

6.50.11 "Lokaler" 0,900 mio. kr.

6.51.11 "Sekretariat og forvaltninger" 4,065 mio. kr.

Forventet forbrug i alt 4,965 mio. kr.

Holder prognosen for forventet regnskab 2005 indebærer det et forventet samlet mindreforbrug på ca. 150.000,- kr. i forhold til rammebevillingen.

Der henvises til det i bilag 2 vedlagte skema for så vidt angår Borgerrådgiverens forventede regnskab for 2005.

Det bemærkes i den forbindelse, at der kan bortses fra differencen i skemaet på 135.000,- kr. vedrørende "finansposter", da dette beløb set på året er omkostningsneutralt og således er regnskabsprognosen uvedkommende. Beløbet relaterer sig til den løbende udligning af købsmoms samt forskydninger i kortfristet gæld og tilgodehavender mv.

Borgerrådgiveren vil ved regnskabsårets afslutning i givet fald anmode om, at det forventede overskydende beløb på 150.000,- kr. overføres til 2006 og puljes med den nævnte videreoverførsel af ca. 350.000,- kr., forudsat at overførselsanmodningen godkendes.

Dette med henblik på, at der samlet kan overføres og reserveres ca. 500.000,- kr. til evaluering i 2006.

Ad 3) Opfølgning på aktiviteter

I forhold til opfølgning på udviklingen i aktiviteter og enhedspriser, hvor udvalgene til prognosen udelukkende skal indberette mål og resultater på de områder, hvor den forventede resultatopfyldelse afviger væsentligt fra de i budgettet fastsatte resultatkrav, skal Borgerrådgiveren bemærke, at der i henhold til Borgerrådgiverudvalgets beslutning i mødet den 18. januar 2005 (BOR 2/2005) først med virkning fra budget 2006 indarbejdes konkrete mål og resultatkrav samt en nærmere ydelsesbeskrivelse for Borgerrådgiveren. På den baggrund kan der ikke i relation til forventet regnskab 2005 gives en sådan opfølgning.

De nævnte mål mv. vil dog indgå som en del af Borgerrådgiverens årsberetning, som behandles og offentliggøres i sommeren 2005.

ØKONOMISKE KONSEKVENSER

Afgivelse af regnskabsprognosen har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser. For de økonomiske konsekvenser af Borgerrådgiverens dispositioner i 1. kvartal 2005 og set henover regnskabsåret 2005 som helhed henvises i det hele til sagsfremstillingen.

HØRING

MILJØMÆSSIGE KONSEKVENSER

ANDRE KONSEKVENSER

BILAG

Bilag 1: Brev af 17. marts 2005 fra Økonomiforvaltningens 3. kontor.

Bilag 2: Regneark vedrørende indberetning af forventet regnskab 2005.

Johan Busse

/Thomas Lund Tækker

Til top