Økonomistyring i Børne- og Ungdomsforvaltningen

Børne- og Ungdomsudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde onsdag den 21. juni 2006

 

 

16.      Økonomistyring i Børne- og Ungdomsforvaltningen

  J.nr. 308510

 

 

 

INDSTILLING OG BESLUTNING

Børne- og Ungdomsforvaltningen og Økonomiforvaltningen indstiller over for Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget:

 

·        At vedlagte redegørelse om økonomistyringen på folkeskoleområdet og fritidshjem- og klubområdet tages til efterretning

 

·        At de foreslåede initiativer til forbedring af økonomistyringen i Børne- og Ungdomsforvaltningen sættes i værk og

 

 

·        At der følges op på implementeringen af initiativerne og rapporteres herom til Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget i regnskabsprognoserne i 2006 og 2007

 

 

Børne- og Ungdomsudvalgets beslutning i mødet den 21. juni 2006

Indstillingen blev godkendt.

 

B, O og V ønskede følgende tilført til beslutningsprotokollen: "B, O og V er skeptiske over for redegørelsen, og det er forstemmende, at det skulle komme hertil. Vi mener ikke, det alene skyldes Accentures dårlige tackling af lønsystmet, men at forvaltningen ikke har været nøjeregnende nok i sin håndtering af forvaltningens økonomi."

 

 

 

RESUME

På baggrund af etableringen af den nye Børne- og Ungdomsforvaltning og et merforbrug i regnskab 2005 på 179,1 mill. kr. på driften besluttede Økonomiudvalget den 28. februar 2006 (ØU 63/06), at Børne- og Ungdomsforvaltningen i samarbejde med Økonomiforvaltningen og Revisionsdirektoratet skulle udarbejde en kortlægning af den hidtidige økonomistyring på folkeskole-, fritidshjem- og klubområdet, redegøre for hvorfor styringen ikke har fungeret i 2004-2005 og opstille forslag til forbedring af økonomistyringen. Vedlagte rapport udgør denne redegørelse.

 

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen har ikke forudset omfanget af fejl, varighed og konsekvenser som følge af skiftet af lønleverandør i kommunen, og forvaltningens økonomiske styring har ikke kunnet håndtere dette skift trods forsøg på kompenserende tiltag, jf. nedenfor om lønsumsstyring og controlling på løn.

 

Kortlægningen af økonomistyringen viser, at der har været mangler i den hidtidige økonomistyring, herunder:

·        Der har ikke været en entydig definition og fast forankring af budgetansvar i forvaltningen, herunder fastlagt procedure for rapportering ved afvigelser

·        Budgetudmeldingen til specielt skolerne har været kompleks, udmeldt af forskellige enheder i centralforvaltningen, på forskellige tidspunkter, nogle dele i kr. og andre i timer, nogle efter kalenderår andre efter skoleår

·        Styringen på skolerne er vanskeliggjort af, at budgettet følger kalenderåret og ikke skoleåret

·        For de timestyrede skoler har der centralt været fokus på timestyring og ikke på opfølgning på den samlede ressourceanvendelse og budgetoverholdelse

·        Regnskabsprognoser har ikke været baseret på indrapporteringer fra de decentrale institutioner og skoler

·        For de lønsumsstyrede institutioner og skoler har der manglet et værktøj til lønsumsstyring, der var stillet i udsigt af lønleverandøren.

·        Skoler og institutioner peger på, at der ikke har været de fornødne praktiske instrukser og værktøjer i økonomistyringen

·        Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen har manglet det styringsmæssige beredskab, der skulle til at håndtere den fejlmængde m.v., der var tilfældet med indførelsen af det nye lønsystem.

 

Uddannelses- og Ungdomsudvalget har ikke før 2004 haft et samlet merforbrug.

 

Merforbruget i regnskaberne 2004 og 2005 kunne primært henføres til lønområdet, herunder feriepenge, refusioner m.v. Samlet set må det konstateres, at processer, værktøjer, datagrundlag og kompetencer i økonomistyringen har ikke været tilstrækkelige – og dette bliver særligt tydeligt i forbindelse med håndtering af den kompleksitet og fejlrettelser, der fulgte med indførelsen af det nye lønsystem. Decentralt har institutioner og skoler ikke haft de nødvendige instrukser eller kompetencer til at håndtere skiftet i lønsystem samtidig, med at nogle af dem skulle overgå til lønsumsstyring i perioden. Derfor blev merudgifterne på Uddannelses- og Ungdomsudvalgets område så store.

 

For så vidt angår merforbruget særligt i forbindelse med ferie og refusioner er en væsentlig grund formentlig problemer med funktionaliteter og registreringer i det system, der håndterer fravær i kommunen (VagtPlan). Systemet blev indført i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen i forbindelse med skiftet i lønleverandør. Centralforvaltningen har i et vist omfang udviklet alternative opfølgningsmuligheder til decentrale institutioner og skoler i form af forbrugslister m.v., men samlet må det imidlertid konkluderes, at de kompetencer og ressourcer, der i centralforvaltningen har været til opfølgning, fejlrettelser m.v.- og som har kunnet tilvejebringes - har været utilstrækkelige.

 

I forlængelse af kortlægningen af økonomistyringen og de konstaterede mangler foreslås i rapporten 23 forslag til forbedring af økonom istyringen (kapitel 6). Forslagene foreslås gennemført i tre tempi, der strækker sig over det kommende år. Der er i prioriteringen lagt vægt på hurtigt at få den påkrævede forbedring af økonomistyringen.

 

Det er direktionen i Børne- og Ungdomsforvaltningen, der har ansvaret for at gennemføre de 23 forslag og opnå en økonomistyring, der lever op til gældende regler i Københavns Kommune.

 

Forbedring af økonomistyringen "her og nu"

De tiltag, der er afgørende for at sikre, at der sker den nødvendige opstramning af økonomistyring, er gennemført eller gennemføres i perioden frem til august-september 2006. Tiltagene skal sikre, at økonomistyringen hurtigt kommer på ret kurs.

Initiativer, der er gennemført:

·        Der er indført lønsumsstyring på alle skoler pr. 1. januar 2006

·        Borgerrepræsentationen har tiltrådt en ny ressourceudmeldingsmodel til skolerne (BR 69/06), hvilket er en del af forslagene i vedlagte rapport

·        Entydig definition og fastlæggelse af budgetansvar på alle organisatoriske niveauer. Da dette har afgørende betydning, vil dette have første prioritet i Børne- og Ungdomsforvaltningen, således at dette vil blive bragt på plads umiddelbart, dog under hensyntagen til skolernes sommerferie.

 

Initiativer, der gennemføres frem til august–september 2006: 

·        Budgetopfølgning i større institutioner og rapportering ved større afvigelser

·        Indskærpelse af Budget- og Regnskabshåndbogens regler om månedlige opfølgninger

·        Understøttelse af decentrale institutioners styring af fravær og refusioner

·        Månedlig opfølgning på indtægtsbudgettet i forhold til belagte pladser vedrørende fritidshjem og klubber i lighed med daginstitutionsområdet

 

 

Forbedring af økonomistyringen i efteråret 2006

Indtil udgangen af 2006 gennemføres en række forslag, der blandt andet er knyttet til budgetprocessen og budgetudmeldingen i Børne- og Ungdomsforvaltningen ultimo året. Det drejer sig blandt andet om:

·        En forenklet budgetudmelding til skoler og institutioner baseret på enhedspriser til hhv. løn og øvrig drift – men hvor der samtidig er taget højde for de særlige politiske prioriteringer og krav

·        Budgetopfølgning i decentrale institutioner og skoler med rapportering ved større budgetafvigelser (controlling)

·        Fastlæggelse af organisatorisk forankring af plads- og kapacitetsstyringen i Børne- og Ungdomsforvaltningen, herunder placering af ansvar for etablering af nye pladser m.v.

·        Udarbejdelse af enkle instrukser til de forskellige aktører til støtte i den daglige økonomistyring

·        Understøttelse af de medarbejdergrupper, der arbejder med økonomistyring decentralt og i distrikterne via kurser, workshops m.v.

 

Forbedring af økonomistyringen 1. halvår af 2007

En række forslag knytter sig til det kommende år, herunder regnskabsafslutning primo 2007 og overførsler mellem årene. Disse forslag gennemføres i 1. halvår af 2007.

·        Opstilling af konkrete mål for økonomistyring og udvikling heraf til alle organisatoriske dele af forvaltningen – f.eks. i kommende resultatkontrakter (incitamenter)

·        Afslutning af institutionsregnskaber inden regnskabsåret afsluttes, og aflæggelse af påtegnede regnskaber for decentrale institutioner, distrikter m.fl. til centralforvaltningen.

·        Indførelse af ensartet håndtering af overførsler mellem årene

 

Herudover fastholdes kommunens mål om at nå økonomistyringsniveau 3 (aktivitetsstyring) i kommunens benchmarkingværktøj på Børne- og Ungdomsforvaltningens institutioner.

 

I rapporten opstilles en tidsplan for forslagenes gennemførelse.

 

Det indstilles, at der sker en opfølgning på implementeringen af initiativerne i forbindelse med de kvartalsvise regnskabsprognoser til henholdsvis Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomudvalget.