B-sag: Aflæggelse af anlægsregnskaber

Se alle bilag

Børne- og Ungdomsudvalget skal tage stilling til 13 anlægsregnskaber for afsluttede anlægssager, inden de sendes til Økonomiforvaltningen og kommunens Interne Revision.

Indstilling og beslutning

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

at udvalget tager aflæggelsen af 13 anlægsregnskaber til efterretning

Problemstilling

Aflæggelse af anlægsregnskaber skal ske senest i forbindelse med aflæggelsen af årsregnskabet for det år, hvor det pågældende anlægsarbejde er afsluttet, jf. Økonomi- og Indenrigsministeriets Budget- og Regnskabssystem for kommuner.

I Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) anvendes budgettet til en given anlægssag primært til rådgivning, indvendig vedligeholdelse, montering og inventar. I BUF er en anlægssag først afsluttet, når de daglige brugere har købt det nødvendige inventar. Indkøb af inventar kan række ud over selve færdiggørelsen af et givent byggeri. Derfor er der sjældent sammenhæng mellem de oplyste ibrugtagningsdatoer og færdiggørelsen af anlægsregnskabet, da ibrugtagningsdatoen henviser til det tidspunkt, hvorfra en given bygning bruges til formålet (institution, skole etc.).

Løsning

Denne indstilling indeholder anlægsregnskaber for 13 afsluttede anlægssager.

Ifølge kommunens kasse- og regnskabsregulativ skal anlægsregnskaber opgøres i regnskabsårets prisniveau for det år, hvor regnskabet aflægges.

Skema 1 viser både det faktiske resultat og resultatet opgjort i regnskabsårets prisniveau. Det faktiske resultat er fundet ved at fratrække faktisk forbrug i BUF fra den oprindelige anlægsbevilling i BUF. Samtidigt vises den samlede anlægsbevilling, som indeholder KEjd og BUF´s andele samt bevilling til evt. køb eller leje (deponering).

Procentangivelsen viser, hvor stor en del af den oprindelige bevilling, som er anvendt. I sager hvor procentsatsen er større end 100 %, er der tale om et merforbrug.

Skema 2 viser regnskabsforklaringen til de enkelte sager.

Skema 1

Regnskabsresultater			Oprindelig bevilling og resultat (1.000 kr.)			Fremskrevet til 2014 p/l (1000 kr.)
Anlægssag	BR-dato	Ibrugtagning	Oprindelig bevilling	BUF´s andel	Resul-tat	Bevil-ling	BUF´s Andel	Resultat
Daginstitution i Bøhmensgade 10 -12	10/12 2009	Juni 2011	23.771	5.290	1.097 79%	25.778	5.801	1.226 79%
Forundersøgelser 2012	Stjernemarkering	2012	4.000	4.000	531 87%	4.129	4.129	548 87%
Udflytterbørnehave på Kobbelvænget 65	28/1 2010	Juni 2011	47.285	13.596	3.067 77%	50.373	14.456	3.274 77%
Køb af sti mellem Snorresgade og Islands Brygge	BR 67/08 (fortrolig)	2011	5.000	5.000	-26 101%	5.623	5.623	88 98%
Udflytterbørnehave på Slotsgade i Hillerød	BR 28/1 2010, BR 10/3 2011	Oktober 2011	14.034	4.234	1.896 55%	15.077	4.520	2.019 55%
Daginstitution på Nordre Digevej 2	BR 28/5 2009	Juli 2011	36.000	3.918	1.177 70%	39.118	4.257	1.389 67%
Daginstitution Ørestad Syd køb og indretning af råhus	BR 16/6 2010	December 2010	34.704	8.068	435 85%	37.584	8.739	583 81%
Udbygning af Sølvgades Skole	BR 55/07	Marts 2011	54.800	1.077	-30 102%	61.385	1.188	-8 103%
Sammenlægning af Ministeriernes Børnehus og vuggestue	BR 10/12 2009	Januar 2011	3.868	397	196 50%	4.189	430	215 51%
Lergravparkens Skole - Sammenlægning	BR 2/4 2009	Maj 2011	31.000	2.337	404 83%	33.989	2.572	465 82%
Udflytterbørnehave Genvejen 10		2010	4.000	982	-650 116%	4.332	1.064	-700 116%
Skolebod på Sundbyøster Skole		2011	1.400	360	197 45%	1.126	390	215 45%
Kirkebjerg Skole – Midlertidige pavilloner		2010	1.500	180	10 95%	1.624	195	11 95%

Skema 2

Regnskabsforklaringer	Resultat i 1.000 kr.	Forklaring på mer/mindreforbrug
Daginstitution i Bøhmensgade 10 -12	1.226	Mindreforbruget skyldes primært, at der var budgetteret med store udgifter til etablering af en parkeringsløsning i forbindelse med den nye institution. Det viste sig imidlertid muligt at etablere en billig løsning i Sønderbro Skoles kælder.
Forundersøgelser 2012	548	Mindreforbruget skyldes, at bevillingen blev afsat som et puljebeløb til gennemførelse af en række forundersøgelser på skole- og daginstitutionsområdet. Det viste sig ikke at være nødvendigt at anvende hele puljen til formålet.
Udflytterbørnehave på Kobbelvænget 65	3.450	Mindreforbruget skyldes, at udgiften til husleje i byggeperioden fejlagtigt blev estimeret med udgangspunkt i, at BUF skulle anvende og ombygge samtlige bygninger på arealet, hvilket ikke var korrekt, idet en del af bygningerne blev udlejet til TMF, KFF og private lejere.
Køb af sti mellem Snorresgade og Islands Brygge	88	Anlægsregnskabet giver ikke anledning til yderligere bemærkninger.
Udflytterbørnehave på Slotsgade i Hillerød	2.019	Mindreforbruget skyldes, at udgifterne til udbedring af skader på vægge, gulve og lofter samt elinstallationer efter en alvorlig vandskade i bygningen viste sig betydelig mindre end budgettet.
Daginstitution på Nordre Digevej 2	1.389	Mindreforbruget skyldes, at der var budgetteret med nedrivning og bortskaffelse af bygningen i Njalsgade 101, samt reetablering og oprensning af grunden (3. mandslejemål). Bygningen blev ikke revet ned, men bruges nu som midlertidig institution/tidlig opstart for institutioner på Amager.
Daginstitution Ørestad Syd køb og indretning af råhus	583	Mindreforbruget skyldes, at udgifterne til udearealer var overbudgetteret i forbindelse med, at institutionen blev udvidet fra 6 til 9 grupper.
Udbygning af Sølvgades Skole	-8	Anlægsregnskabet giver ikke anledning til yderligere bemærkninger.
Sammenlægning af Ministeriernes Børnehus og vuggestue	215	Mindreforbruget skyldes, at en telefoncentral og et nøglesystem, som der var budgetteret med, udgik af projektet.
Lergravparkens Skole - Sammenlægning	465	Mindreforbruget skyldes, at udgifter til intern flytning og midlertidig opbevaring blev betydelig mindre end forventet.
Udflytterbørnehave Genvejen 10	-700	Merforbruget skyldes, at moderinstitutionen fik omlagt og indrettet grupperum fra vuggestue til børnehave, da institutionen fik tilknyttet en udflytterdel. Udgiften til denne omlægning var ikke taget med i bevillingen.
Skolebod på Sundbyøster Skole	215	Mindreforbruget skyldes, at der i forbindelse med etablering af skoleboden også skulle etableres en lounge. Loungen blev imidlertid ikke så stor som først antaget, og derfor blev møbleringen af loungen ikke så dyr som budgetteret.
Kirkebjerg Skole – Midlertidige pavilloner	11	Anlægsregnskabet giver ikke anledning til yderligere bemærkninger.

Økonomi

De aflagte regnskaber udviser et samlet netto mindreforbrug på 8,3 mio. kr. (2014 P/L)

Løber et anlægsprojekt over flere år, vil der grundet prisfremskrivningen være en forskel mellem det faktiske resultat og resultatet opgjort i prisniveauet i regnskabsåret. Det faktiske resultat viser her et samlet mindreforbrug på 9,5 mio. kr. Det er den sum, kommunens kasse reelt er blevet påvirket med.

Efter de gældende principper i bestiller/udførermodellen for anlægssager har Børne- og Ungdomsudvalget det økonomiske ansvar for den del af anlægssagen, hvor bevillingen er givet til Børne- og Ungdomsudvalget. Derfor er et netto mindreforbrug med til at finansiere et evt. merforbrug på andre anlægssager i forvaltningen.

Mindreforbruget i ovenstående sager dækker typisk et evt. merforbrug i andre anlægssager. Der bliver først aflagt regnskab for de andre anlægssager, når de er afsluttet. Af samme årsag indgår de ikke i denne indstilling. Hvis det viser sig, at der er et samlet mindreforbrug på de afsluttede anlægssager, kan det overvejes at anvende mindreforbruget, helt eller delvist, til supplerede finansiering af igangværende anlægssager, hvor økonomien er presset. Det gælder eksempelvis etablering af produktionskøkkener i daginstitutioner. I givet fald vil der blive fremlagt en indstilling herom for BUU/ØU/BR.

Videre proces

Regnskaberne fremsendes til Økonomiforvaltningen og Intern Revision.

Den næste indstilling med anlægsregnskaber forventes fremlagt for BUU i januar 2015. I alt forventes der fremlagt 20 til 30 anlægsregnskaber i 2015. Anlægsregnskaberne vedrører primært anlægsprojekter, der er afleveret frem til 2013.

Else Sommer /Henriette Bjørn Nielsen