Beslutning vedr. udsendelsesprocedurer ifm nye portoregler

Indstilling

Formanden for Amager Vest Lokaludvalg indstiller, at lokaludvalget drøfter og vedtager ny procedure for modtagelse af dagsorden materiale ifm. indførelsen af nye portoregler fra 1. juli, samt drøfter procedure for august måneds mødemateriale.

Problemstilling

Post Danmarks nye portoregler indebærer, at udsendelsen af dagsorden materialet vil tage to dage længere end normalt, og at prisen stiger 1 kr. pr. brev - alt ca. 460 kr. ekstra om året. Det betyder, at dagsorden fremover skal udsendes tirsdag for at være fremme fredag. Punkter til dagsordenen skal derfor fremover været sekretariatet i hænde 11 dage før lokaludvalgsmødet.

For august måneds dagsordenmateriale til AVLU-mødet betyder det valget mellem enten:

1. Afholde møde d.16. august - afhente dagsordenmaterialet på Sundholm 8 fredag d.12.august

2. Flytte AVLU mødet til tirsdag d.23.august, med frist for dagsordenpunkter fredag d.12.august og modtage dagsordenmaterialet med post fredag d.19.august. 

For alle arbejdsgrupper vil det i augustmåned være nødvendigt at afhente dagsordenmaterialet på Sundholm 8 fredag d.5.august, da sekretariatet først er tilbage fra ferie mandag d.1.august.

Løsning

At lokaludvalget drøfter og vedtager ny procedure for modtagelse af dagsorden materiale ifm. indførelsen af nye portoregler fra 1. juli, samt drøfter procedure for august måneds mødemateriale

Økonomi

Indstillingen vil belaste sekretariatsbudgettet med ca.460 kr. årligt.  

Videre proces

Besluttes på selve mødet.