Orientering om forbrug af sekretariatsmidler til porto

Indstilling

Formanden for Amager Vest Lokaludvalg indstiller, at udvalget tager orienteringen til efterretning.

Problemstilling

I forbindelse med afholdes af arbejdsgruppemøder og lokaludvalgsmøde får medlemmer og suppleanter, der deltager på mødet, tilsendt mødemateriale - dagsorden og bilag.

Sekretariatet har estimeret et forbrug på i alt 13.794 kr. i 2016 i portoudgifter, som betales af sekretariatets budget.

I beregningen antages, at det kun er dem, der deltager på møderne, der får tilsendt mødemateriale, og at forsendelserne til arbejdsgrupperne sosu, børn & unge og kultur i gennemsnit koster 19 kr. i porto pr. brev, mens lokaludvalgsmødet og møde i fysiskplan typisk koster 38 kr. i porto pr. brev.

Sekretariatet opfordrer derfor medlemmerne af lokaludvalget til at melde afbud til lokaludvalgsmøder og arbejdsgrupper inden torsdagen før mødet, således at sekretariatet kan spare på udgifterne til porto samt øge muligheden for at få deltagelse fra suppleanter. 

Løsning

At lokaludvalget tager orienteringen til efterretning.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces