Statusrapport pr. marts 2007 om genopretningen af Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi (Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget)

Økonomiudvalget

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde tirsdag den 24. april 2007

 

 

J.nr. ØU 128/2007

 

1. Statusrapport pr. marts 2007 om genopretningen af Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi  (Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget)

Månedlig statusrapport om genopretningen af Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi til Økonomiudvalgets efterretning som følge af Borgerrepræsentationens beslutning herom (BR678/06).

 

Beslutning

Børne- og Ungdomsforvaltningen og Økonomiforvaltningen indstiller, 1.  at Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget beklager, at der ikke foreligger en konkret statusoversigt over, hvorvidt den økonomiske genopretning af Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi er under kontrol, og at det indskærpes, at næste afrapportering skal indeholde en konkret revisionsmæssig status pÃ¥ genopretningen af Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi. 2.  at den mÃ¥nedlige statusrapportering for Forbedring af Økonomistyringen sker for de indsatspunkter, som af Børne- og Ungdomsforvaltningen er fastsat som højt prioriterede, og som samtidig er i overensstemmelse med den eksterne revisors vurdering. Hver tredje statusrapportering vil fortsat ske for samtlige indsatspunkter.   Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 24. april 2007 Indstillingen blev godkendt, idet udvalget bemærkede, at der tilføres den nødvendige revisionsmæssige bistand, henset til den katastrofale mangel pÃ¥ medarbejdere i økonomifunktionen i Børne- og Ungdomsforvaltningen.

 

Problemstilling

Borgerrepræsentationen godkendte genopretningsplanen for Børne- og Ungdomsforvaltningen på mødet d. 14. december 2006 og besluttede samtidigt, at Økonomiudvalget skal have en månedlig statusrapportering på arbejdet fra januar 2007. Statusrapporten for marts 2007 gives her.

Løsning

Genopretningen af Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi består af to projektspor i forvaltningen, Økonomi i Balance og Forbedring af Økonomistyringen. Status på de to spor gennemgås nedenfor og er uddybet i indstillingens fem bilag.

 

Økonomi i Balance

2006

Børne- og Ungdomsudvalgets samlede merforbrug i 2006 er 285 mio. kr. Herudover har udvalget en samlet decentral opsparing på ca. 40 mio. kr., som ønskes overført til 2007. Udvalget har desuden en række udeståender med andre myndigheder, som Børne- og Ungdomsforvaltningen er ved at danne sig et overblik over. Det drejer sig bl.a. om udgifter og indtægter til opgaver, som er overgået til staten fra januar 2007, og som ikke er konteret i 2006, da de ikke var kendte på daværende tidspunkt.

Den endelige gældssanering for merforbruget i 2006 vil ske i forbindelse med kommunens regnskab for 2006 i overensstemmelse med Borgerrepræsentationens beslutning (BR683/2006).

2007

Statusrapporten for februar redegjorde for de 137 mio.kr., som rammeafstemningen i december 2006 af budgetrammen for 2007 viste, at Børne- og Ungdomsudvalget skal spare i 2007. Heraf finansierer Børne- og Ungdomsudvalget cirka 48 mio.kr.. Økonomiforvaltningen har igangsat en proces for finansiering af de resterende 89 mio. kr. på tværs af kommunens udvalg, som udestår af de 137 mio.kr.. De to indstillinger herom behandles i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen i løbet af foråret.

I forbindelse med sidste afrapportering blev det besluttet, at Deloittes revision af genopretningen af Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi udvides til at omfatte hele budget 2007 og dermed samtlige besparelser, som Børne- og Ungdomsudvalget skal gennemføre i 2007. Afrapporteringen omfatter derfor også de i alt cirka 162 mio.kr., som blev vedtaget i efteråret i forbindelse med budgetvedtagelse for 2007.

Indeværende statusrapport omfatter således både de 48 mio.kr. fra sidste afrapportering og de øvrige 162 mio.kr., hvilket er besparelser for i alt cirka 210 mio.kr.. Som følge heraf har Deloitte og Børne- og Ungdomsforvaltningen udvidet bruttolisten for status på Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi i 2007, som fremgår af bilag 2. Bruttolisten omfatter dermed samtlige besparelser på i alt cirka 210 mio.kr., som Børne- og Ungdomsudvalget skal gennemføre i 2007.

Af statusrapporten for februar fremgår det, at Deloitte i indeværende statusrapport vil give revisionsbemærkninger til gennemførelsen af besparelserne. Som nævnt har Deloitte og Børne- og Ungdomsforvaltningen arbejdet på at udvide bruttolisten, hvorfor bruttolisten ikke er helt færdiggjort. Som følge heraf har Deloitte og Børne- og Ungdomsforvaltningen ikke foretaget en detaljeret gennemgang af de enkelte punkter, og Deloitte har derfor valgt ikke at risikovurdere de enkelte punkter i bruttolisten, jf. bilag 1 og 5.

Bruttolisten i bilag 2 vil danne grundlag for det interne arbejde i Børne- og Ungdomsforvaltningen omkring opfølgning på besparelserne. Deloitte vil i næste statusrapport komme med risikovurderinger til gennemførelsen af alle besparelser siden vedtagelsen af budgettet for 2007.

 

Forbedring af Økonomistyringen

Arbejdet med forbedringen af økono mistyringen i Børne- og Ungdomsforvaltningen baserer sig på den handlingsplan med 23 forslag til forbedring, som er tiltrådt af Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget (ØU 283/06). Forvaltningen har desuden udvidet handlingsplanens 23 forslag med en række supplerende aktiviteter.

Bilag 3 omfatter en status på arbejdet med den økonomiske genopretning i Børne- og Ungdomsforvaltningen. Deloitte og Børne- og Ungdomsforvaltningen har gennemgået samtlige punkter i planen for status på arbejdet med den økonomiske genopretning, med undtagelse af de punkter, der tidligere var benævnt "afsluttet". Bilag 4 omfatter en oversigt over afsluttede aktiviteter under delprogrammerne Økonomistyring og Økonomisk Balance.

I forbindelse med gennemgangen er der foretaget en ajourføring af "milepæle", "Status i forhold til genopretningsplanen" og "Er forudsætningerne til stede?", jf. bilag 3.

Derudover har Børne- og Ungdomsforvaltningen foretaget en prioritering af tiltagene i "Høj", "Mellem" og "Lav". Deloitte angiver, at de med deres nuværende kendskab til forholdene i Børne- og Ungdomsforvaltningen er enige i prioriteringen.

Deloitte har valgt ikke at foretage en individuel risikovurdering af de enkelte punkter for martsrapporteringen. Dette skyldes, at hovedindsatsen i arbejdet som nævnt har været på at gennemgå og prioritere alle tiltag, hvilket har været en omfattende opgave. Hovedparten af punkterne har således fået en ny status, hvorfor der ikke på nuværende tidspunkt foreligger yderligere dokumentation, som underbygger den nye situation. En vurdering af punkterne i henhold til skemaet ville således have resulteret i en lang række "røde" bemærkninger, som kunne henføres til, at punkterne havde ændret indhold, status og prioritet uden yderligere dokumentation. En individuel risikovurdering på nuværende tidspunkt vil derfor efter Deloittes opfattelse ikke give en korrekt beskrivelse af situationen. Den påkrævede dokumentation vil i form af kommissorier og arbejdsgrupper blive udarbejdet snarest, jf. bilag 1 og 5. Deloitte vil i statusrapporten for maj foretage en risikovurdering af punkterne i planen for status på arbejdet med den økonomiske genopretning, som fremgår af bilag 3. Her vil Deloitte som minimum foretage risikovurderinger for tiltagene med prioritet "Høj".

Børne- og Ungdomsforvaltningen har i forbindelse med gennemgang af planen for status på arbejdet med den økonomiske genopretning identificeret tre kritiske hovedområder. Deloitte er enig i denne vurdering. Dette omfatter følgende tre hovedområder:

1)     Registrering af grunddata – bogføring

2)     Budget- og udgiftsprognose

3)     Ressourcer

Både Børne- og Ungdomsforvaltningen og Deloitte vurderer, at det er disse tre hovedområder, som der fremover skal fokuseres på for at genoprette økonomien i Børne- og Ungdomsforvaltningen.

Statusrapportering for Forbedring af Økonomistyringen

Forbedring af økonomistyringen omfatter i alt 53 indsatspunkter, jf. bilag 3. Omfanget af dette projektspor giver Børne- og Ungdomsforvaltningen et omfattende arbejde med at udfærdige en månedlig rapportering for hvert enkelt indsatspunkt.

På den baggrund indstilles det, at den månedlige statusrapportering kun sker for de indsatspunkter, som ifølge Børne- og Ungdomsforvaltningen er sat til at være højt prioriterede, og som samtidig er i overensstemmelse med den eksterne revisors vurdering. Hver tredje statusrapportering vil fortsat ske for samtlige indsatspunkter. Hermed frigøres ressourcer i Børne- og Ungdomsforvaltningen, således der kan fokuseres på det egentlige arbejde med forbedringen af økonomistyringen frem for kun den månedlige statusrapportering.

Vurdering af den samlede status på genopretningen af Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi

Økonomiforvaltningen og Børne- og Ungdomsforvaltningen er enig i Deloittes opfattelse af, at en individuel risikovurdering på nuværende tidspunkt ikke vil give en korrekt beskrivelse af situationen, men synes at det er beklageligt, at der ikke foreligger en risikovurdering endnu, idet der er et presserende behov for snarest at få skabt en samlet oversigt over status på genopretningen af Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi. Deloitte vil derfor i næste statusrapport komme med risikovurderinger til gennemførelsen af alle besparelser siden vedtagelsen af budgettet for 2007. I forhold til Forbedring af Økonomistyringen vil Deloitte i statusrapporten for maj foretage en risikovurdering af planen for status på arbejdet med den økonomiske genopretning, som fremgår af bilag 3. Her vil Deloitte som minimum foretage risikovurderinger for tiltagene med prioritet "Høj".

Frem mod Økonomiudvalgets møde d. 24. april 2007 pågår der en konkret revisionsmæssig gennemgang af gennemførelsen af de enkelte besparelser siden vedtagelsen af budgettet for 2007.

 

Økonomi

Ingen yderligere bemærkninger.

 

Videre proces

Denne indstilling behandles i Børne- og Ungdomsudvalget d. 18. april, og i Økonomiudvalget d. 24. april 2007. Beslutningen i Børne- og Ungdomsudvalget vil derfor blive eftersendt til Økonomiudvalget.

 

Bilag

1.      Notat til statusrapportering til ØU og BUU fra Børne- og Ungdomsforvaltningen

2.      Status pÃ¥ Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi i 2007

3.   &nbs p;  Status pÃ¥ arbejdet med økonomisk genopretning i Børne- og Ungdomsforvaltningen

4.      Oversigt over afsluttede aktiviteter under delprogrammerne Økonomistyring og Økonomisk Balance

5.      Statusrapportering for marts 2007 vedrørende Genopretningsplan for "Økonomistyring" og "Økonomisk Balance" fra Deloitte

6.      Oversigt over politisk behandling

 

 

         Else Sommer                                 /                     Claus Juhl