Bestemmelser om anmeldelse og aflevering af elektroniske arkivsystemer i Københavns Kommune

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 14. august 2001

Økonomiforvaltningen indstiller,

I henhold til punkt 5.2. i Arkivbestemmelser for Københavns Kommune kan Økonomiudvalget fastsætte nærmere bestemmelser vedrørende arkivering af IT-arkivalier.

Stadsarkivet har udarbejdet vedlagte udkast til "Bestemmelser om anmeldelse og godkendelse af elektroniske arkivsystemer i Københavns Kommune" og "Bestemmelser om aflevering af elektroniske arkivsystemer i Københavns Kommune", som indstilles til Økonomiudvalget til godkendelse.

Forslagene er i overensstemmelse med Statens Arkivers krav vedrørende forhåndsgodkendelse og aflevering af systemer.

På grund af den hurtige tekniske udvikling på området indstilles det endvidere, at stadsarkivaren bemyndiges til at udsende reviderede versioner af bestemmelserne i overensstemmelse med udviklingen i de statslige standarder. Væsentlige eller principielle ændringer, kræver dog fortsat Økonomiudvalgets godkendelse.

Borgerrepræsentationen vedtog den 8. juni 2000 nye vedtægter for Stadsarkivet, nye tilgængelighedsregler for de i Stadsarkivet opbevarede arkivalier samt nye arkivbestemmelser for Københavns Kommune.

Punkt 5.2 i de tiltrådte arkivbestemmelser har følgende ordlyd:

"IT-arkivalier bestemt til bevaring afleveres til Stadsarkivet snarest muligt efter aftale. Arkiveringsversionen skal opfylde Statens Arkivers systemkrav. Elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer skal allerede i forbindelse med implementeringen have fastsat arkiveringsbestemmelser. Økonomiudvalget kan fastsætte nærmere bestemmelser."

Som det fremgår, er det Økonomiudvalget, der har kompetence til at fastsætte bestemmelser om IT-arkivalier, hvilket er i overensstemmelse med Styrelsesvedtægt for Københavns Kommune, hvorefter såvel kommunens IT-forhold som den tværgående arkivtilsynsfunktion hører under Økonomiudvalgets område, jf. § 12, stk. 6 og § 14. Stadsarkivet har som institution det totale overblik på området og varetager derfor på Økonomiudvalgets vegne denne tværgående tilsynsfunktion. Stadsarkivet har således indstillingsret/pligt på området.

Der har ikke hidtil i Københavns Kommune været fastsat krav eller procedurer vedrørende arkivering af IT-arkivalier, men Stadsarkivet har nu udarbejdet udkast til "Bestemmelser om anmeldelse og godkendelse af elektroniske arkivsystemer i Københavns Kommune" og "Bestemmelser om aflevering af elektroniske arkivsystemer i Københavns Kommune".

De 2 forslag følger de systemkrav, som Statens Arkiver udvikler og fastsætter, og svarer således til Rigsarkivets cirkulærer nr. 4 og 5 om henholdsvis statslige myndigheders aflevering af elektroniske arkivsystemer til Statens Arkiver og om anmeldelse og godkendelse af statslige myndigheders elektroniske arkivsystemer.

Forslagene fra Stadsarkivet tjener flere hensyn, idet de:

• formulerer de krav til arkivering, som leverandørerne af IT-systemer skal leve op til for ikke at påføre kommunen ekstra økonomiske omkostninger ved fremstilling af arkiveringsversioner
• muliggør at leverandører kan stå for produktionen af en afleveringsversion, normalt efter 5 år
• sikrer på den bedst mulige og mest økonomiske måde et grundlag for, at det arkiverede materiale senere vil kunne genanvendes
• giver mulighed for, at bevarings- og kassationsbestemmelser vil kunne indarbejdes i arkiveringsprocedurerne allerede i systemernes implementeringsfase.

Da den tekniske udvikling på området går meget hurtigt, må det forudses, at bestemmelserne skal revideres forholdsvis hyppigt. Statens Arkiver regner således med, at man måske allerede i år eller foråret 2002 må udsende reviderede cirkulærer.

Det vil derfor være hensigtsmæssigt, at Økonomiudvalget bemyndiger Stadsarkivaren til at udsende reviderede versioner af bestemmelserne i overensstemmelse med udviklingen i Statens Arkivers standarder for de statslige myndigheder.

Væsentlige ændringer eller ændringer af principiel karakter, skal dog fortsat godkendes af Økonomiudvalget.

-

De 2 forslag til regelsæt har været forelagt direktørkollegiet i møde den 2. august 2001, og har ikke givet anledning til bemærkninger.

-

• Udkast til bestemmelser om anmeldelse og godkendelse af elektroniske arkivsystemer i Københavns Kommune
• Udkast til bestemmelser om aflevering af elektroniske arkivsystemer i Københavns Kommune

Erik Jacobsen

/Flemming D. Hansen