EU-udbud af drifts- og vedligeholdelsesaftalerne
EU-udbud af drifts- og vedligeholdelsesaftalerne
Ãkonomiudvalget
BESLUTNINGSPROTOKOL
fra ordinært møde tirsdag den 11. december 2007
J.nr. ÃU 474/2007
11. EU-udbud af drifts- og vedligeholdelsesaftalerne
Der skal ske udbud af en række aftaler på IT-området.
indstilling og beslutning
Ãkonomiforvaltningen indstiller, at Ãkonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler, 1. at der gennemføres et EU-udbud af drifts- og vedligeholdelsesaftalen som anført i denne indstilling, 2. at udgifterne pÃ¥ 25 mio. kr. til EU-udbuddet mellemfinansieres over kassen, sÃ¥ledes at Ãkonomiudvalgets budget gives en tillægsbevilling pÃ¥ 18 mio. i 2008 og 7 mio. i 2009 (Ãkonomiforvaltningen drift, konto 6.51.1 Administration). De økonomiske konsekvenser ved udbuddet (mer- eller mindreudgifter) reguleres over hele kontraktperioden via forvaltningernes løbende betalinger til de fælles drifts- og vedligeholdelsesaftaler. Ãkonomiudvalgets
beslutning i mødet den 11. december 2007: Sagen blev overflyttet til åben dagsorden. Indstillingen blev anbefalet. |
Problemstilling
En række af kommunens centrale aftaler på IT-området udløber ved udgangen af september 2008. Der er ikke mulighed for at forlænge aftalerne yderligere.
De aftaler, der udløber ved udgangen af september 2008, er:
· Driftsaftalen med IBM
Aftalen omfatter drift af mainframe (primært drift af KMD´s fagsystemer), KÃR, decentrale servere og WAN
· Vedligeholdelsesaftalen med KMD
Aftalen omfatter vedligeholdelse af kommunens egen udviklede IT-systemer (KKI-systemer) og SAS-programmer. Vedligeholdelsen består bl.a. af opdateringer af systemerne ved lovændringer mv.
· Rammeaftaler om rådgivning, udvikling og vedligeholdelse af IT-systemer med henholdsvis CSC, CAP Gemini og Accenture (er udløbet september 2007)
Ifølge EU´s udbudsdirektiv skal de ovennævnte kontrakter i udbud, da de har en årlig kontraktsum på omkring 100 mio. kr. og dermed ligger langt over tærskelværdierne i udbudsdirektivet.
Løsning
Der gennemføres et EU-udbud af:
· Driftsaftalen og
· Vedligeholdelsesaftalen
Driftsaftalen omfatter bl.a. driftsafvikling af:
· Kernesystemer i den borgerrettede sagsbehandling, dvs KMD fagsystemer og KK programmel,
· Kommunens økonomisystem (KÃR),
· Tværgående administrative systemer som Vagtplan, Intranet, ESDH, ESB2 etc.,
· Kommunens data- og telefonnetværk
· Print og distribution af print
· HelpDesk ydelser hos leverandøren
Vedligeholdelsesaftalen vedrører Københavns Kommunes egenudviklede systemer (KKI-systemer), og omfatter bl.a. vedligeholdelse af systemerne og implementering af lovændringer.
Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud af rammeaftaler. Udbudsforretningen skal således resultere i indgåelse af et sæt af parallelle rammeaftaler, som tilsammen dækker de nævnte ydelser i en 5-årig periode. Der forventes, at der kan indgås rammeaftaler med 3 leverandører, der kan levere samtlige ydelser som nævnt ovenfor.
Valget af parallelle rammeaftaler giver Københavns Kommune mulighed for at konkurrenceudsætte delleverancer i kontraktperioden. Dette er med til at sikre fleksibilitet ved ændring af kommunens systemportefølje mv. Endvidere konkurrenceudsættes pris og vilkår ved anskaffelser af nye systemer.
Â
Koncernservice bemyndiges med denne indstilling til at gennemføre udbuddet uden yderligere politisk godkendelse. Ved gennemførelse af udbuddet forstås:
· Afsendelse af udbudsannonce
· Prækvalificering af egnede leverandører
· Tildeling af rammeaftaler
· Gennemførelse af miniudbud blandt leverandørerne på rammeaftalerne
· Tildeling af leveranceaftaler blandt leverandørerne på rammeaftalerne
Tildeling af rammeaftaler og leveranceaftaler ventes at ske efter følgende kriterier:
· Pris
· Kvalitet
· Serviceniveau
· Teknisk og funktionsmæssig formåen
Koncernservice vil pÃ¥ baggrund af ovenstÃ¥ende indgÃ¥ nye aftaler med forbehold for Ãkonomiudvalget og Borgerrepræsentationens endelige godkendelse, som vil blive indhentet hurtigst muligt efter kontraktindgÃ¥elsen.
Koncernservice udfører opgaven på vegne af alle kommunens forvaltninger. Kommunens forvaltninger inddrages i projektet, således at der sikres, at der indgås aftaler, der effektivt understøtter kommunens og de enkelte forvaltningers forretnings- og servicebehov med udgangspunkt i den nuværende systemportefølje. Endvidere anvendes der ekstern bistand i form af advokater og konsulenter i det omfang, det vurderes hensigtsmæssigt.
Udbuddet ventes gennemført således, at samtlige systemer ventes at være overgået under de nye aftaler primo 2009.
Ãkonomi
Den forventede udgift til gennemførelsen af EU-udbuddet anslås til i alt 25 mio. kr. , fordelt med anslået 8 mio. kr. til ekstern rådgivning fra advokater og konsulenter, 9 mio. kr. til frikøb af medarbejdere i fagforvaltningerne og Koncernservice og 8 mio. kr. til transitionsperioden til test, verifikation, ophørsassistance og uforudsete udgifter til sikring af stabil drift i overgangen.
Ved udbuddet i 2002 blev der anvendt i alt 38 mio. kr. til eksterne rådgivere, i transitionsomkostninger mv., hvor udgifterne ligeledes blev finansieret via udvalgenes betalinger til drifts- og vedligeholdelsesaftalerne i løbet af kontraktperioden.
Det bemærkes endvidere, at niveauet for kommunens serviceudgifter i korrigeret budget 2008 vil blive forøget ved tiltrædelse af bevillingen. I det tilfælde, at Folketinget - som i 2006 -vedtager en lov, der regulerer niveauet for kommunernes serviceudgifter i regnskabet, vil Ãkonomiforvaltningen fremsætte en indstilling om, at der omflyttes 18 mio. kr. fra Ãkonomiudvalgets driftspulje til uforudsete udgifter til anlægspuljen til uforudsete udgifter, sÃ¥ledes at sagens effekt pÃ¥ kommunens serviceudgiftsniveau neutraliseres
Finansiering
Udgifterne pÃ¥ 25 mio. kr. til EU-udbuddet opkræves over de kommende Ã¥r via forvaltningernes løbende betalinger til de nye fælles drifts- og vedligeholdelsesaftaler. Udgiften pÃ¥ 25 mio. mellemfinansieres over kommunekassen, sÃ¥ledes at Ãkonomiudvalgets budget gives en tillægsbevilling pÃ¥ 18 mio. i 2008 og 7 mio. i 2009.
De økonomiske konsekvenser ved udbuddet (mer- eller mindreudgifter) reguleres over hele kontraktperioden via forvaltningernes løbende betaling til de fælles aftaler.
I forbindelse med at der indgÃ¥s nye drifts- og vedligeholdelsesaftaler, vil Ãkonomiforvaltningen fremkomme med en sag om ændring af den hidtidige betalingsmodel til godkendelse i Ãkonomiudvalget og Borgerrepræsentationen, herunder med en opgørelse af de samlede økonomiske konsekvenser af udbuddet.
HÃRING
Alle forvaltningerne inddrages forskellige arbejdsgrupper mv. i udbudsprocessen. Med henblik på at godkende overgangen mellem udbudsprojektets forskellige faser og føre tilsyn med det afsatte budget til driftsudbuddet nedsættes der desuden en styregruppe repræsenteret ved Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen og Socialforvaltningen. Disse forvaltninger har flere, relativt store og forretningskritiske fagsystemer.
Bilag
1. Liste over systemer, der udbydes (Omdeles i mødet).
       Â
Â