Revisionsprotokollat 2 / 2006, årsregnskabet vedr. Økonomiforvaltningen

Økonomiudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde tirsdag den 11. september 2007

 

 

J.nr. ØU 303/2007

 

3. Revisionsprotokollat 2 / 2006, årsregnskabet vedr. Økonomiforvaltningen

Økonomiudvalget skal afgive en besvarelse til Revisionsdirektoratet (RD) vedr. RDs bemærkninger og anbefalinger.

 

INDSTILLING OG Beslutning

Økonomiforvaltningen (ØKF) indstiller til Økonomiudvalget, 1.                  at Økonomiudvalget tiltræder, at bilag 1 afgives og fremsendes som høringssvar pÃ¥ Revisionsdirektoratets Revisionsprotokollat nr. 2 / 2006 vedrørende revisionen af Københavns Kommunes regnskab 2006 og ØKFs eget regnskab for 2006. 2.                  at Økonomiudvalget godkender "rammebilag om intern kontrol" med ikrafttrædelse den 1. oktober, jf. bilag 3.   Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 11. september 2007: Indstillingen blev godkendt.

 

Problemstilling

Revisionsdirektoratet har fremsendt Revisionsprotokollat nr. 2 / 2006 vedrørende Københavns Kommunes regnskab 2006, og Økonomiforvaltningens (ØKF) eget regnskab for 2006.

I forbindelse med revision af såvel Københavns Kommunes som ØKFs årsregnskab konkluderer RD, at det giver et retvisende billede af kommunens aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 31. december 2006. Endvidere, at resultatet af kommunens aktiviteter for regnskabsåret 1. januar - 31. december 2006 er i overensstemmelse med de krav til regnskabsaflæggelsen, som følger af den kommunale styrelseslov.

RD har en række bemærkninger, anbefalinger og kommentar til såvel kommunens som ØKFs eget regnskab, og til de interne økonomi- og styringsopgaver, der vedrører ØKF selv, samt til de centrale økonomi- og styringsopgaver, der vedrører Københavns Kommune som helhed.

Revisionsbemærkninger afgives f.eks. ved væsentlige fejl i regnskabet, manglende overholdelse af lovgivning mv. samt ved væsentlig uhensigtsmæssig administration. Supplerende angives normalt revisionens opfattelse af tiltag til overvejelse. Anbefalinger kan fremsættes af direktoratet til hjælp for kommunens overvejelser, når revisionen finder, at det er hensigtsmæssigt med tiltag til forbedring af administrationen. Kommentarer benyttes normalt, når den udførte revision har givet den opfattelse, at administrationen på de udvalgte områder er tilfredsstillende.

Revisionen har til årsregnskabet fremsat følgende bemærkninger:

1.      ØKF har endnu ikke udarbejdet generelle retningslinier for anvendelse af KMD-lønsystem.

2.      En sen fremsendelse af ledelseserklæring.

3.      Styring af Barselsfondens skal tilrettelægges mere effektiv.

4.      Regnskabsforklaringerne er uklare som følge af flere budget- og bogføringsfejl herunder, at der ikke som foreskrevet i kommunes Regnskabscirkulære er oplyst om forskydninger i likviditeten.

5.      Forretningsgange for udbetaling af vederlag til BR-medlemmer er ikke ajourført.

6.      Bestemmelserne om EU-udbud har ikke været overholdt i et tilfælde om konsulentbistand.

7.      Medio juni 2007 har RD ikke modtaget en opfølgning af særberetningen om kommunens generelle økonomistyring.

 

Løsning

I forhold til revisionens bemærkninger har ØKF følgende besvarelser:

 

·        Ad 1): "Generelle rammer for interne kontroller og ledelsestilsyn i.f.m. løn- administration" bliver udarbejdet og udsendt november 2007.

 

·        Ad 2): ØKF tager RDs bemærkning til efterretning, idet det samtidig bemærkes, at RD forventede at forvaltningen eksplicit bekræftede en række forhold omkring afstemning mellem lønsystem og KØR, samt anvendelsen af statuskonti. Disse forhold krævede en yderligere undersøgelse i forvaltningen, som førte til at regnskabserklæringen først kunne fremsendes d. 20. juni 2007.

 

·        Ad 3): ØKF er enig i bemærkningen. ØKF Vil tage kontakt til staten for at lære, hvordan staten opererer med en 3 mÃ¥neders frist for refusionsandragender.

 

·        Ad 4): ØKF bemærker, at Borgerrepræsentationen har indskærpet over for udvalgene, at udgifter og indtægter skal placeres pÃ¥ de korrekte funktioner, og at udvalgene skal sikre, at budgettet er placeret korrekt inden for bevillingerne, sÃ¥ledes at bevillingerne afspejler Ã¥rets forventede forbrug. Dette skal minimere antallet af budget- og bogføringsfejl. Forskydninger i likviditeten er beskrevet i ledelsesberetningen, i det omkostningsbaserede regnskab, samt i bilag 4 til indstillingen vedr. regnskab 2006 (BR 220/07).

 

·        AD 5): ØKF forventer, at nye forretningsgange vil være fastlagt skriftligt inden udgangen af oktober 2007.

 

·        Ad 6): ØKF vil indskærpe i forvaltningen, at aftaler om tjenesteydelser over EU's tærskelværdi skal behandles efter gældende regler.

 

·        Ad 7): ØKF beklager forvaltningens manglende orientering om opfølgningen af særberetningen. I bilag 1 er givet en beskrivelse af de tiltag som er igangsat som opfølgning pÃ¥ særberetningen. ØKF vil løbende orientere ØU og RD om status pÃ¥ de tværgÃ¥ende indsatsom rÃ¥der: "Styrke kommunens interne kontrol", "Implementering af Budgetmodul", "Afbureaukratisering og regelforenkling", "Fælles uddannelse for økonomimedarbejdere pÃ¥ tværs af forvaltningerne" og "Styrket IT-understøttelse af ledelsesinformation".

 

I Bilag 1 fremgår RDs konkrete bemærkninger, anbefalinger og kommentar samt Økonomiforvaltningens besvarelse af disse.

 

 

Økonomi

-

 

Videre proces

·        Efter Økonomiudvalgets behandling fremsendes bemærkningerne (bilag 1) til Revisionsdirektoratet.

·        Revisionen fremsender det endelige protokollat vedrørende Københavns Kommunes Regnskab 2006 til behandling i Borgerrepræsentationen.

·        Opfølgning pÃ¥ aktiviteter og opgaver relateret til protokollat 2 / 2006 sker fortløbende i ØKF. Økonomiudvalget vil i januar 2008 blive orienteret om status pÃ¥ ØKFs opfølgning pÃ¥ protokollatet.

 

Bilag

1.      Økonomiforvaltningens bemærkninger til Revisionsprotokollatet 2/2006, ØKF, august 2007.

2.      Notat om kontering af gældsbreve fra KE Vand og KE Afløb, Københavns Kommunes Koncernservice, august 2007.

3.      "Intern kontrol generelt", Rammebilag, Københavns Kommunes budget- og regnskabshÃ¥ndbog, ØKF, juli 2007.

4.      Status over handlingsplan for København Brandvæsen, Københavns Brandvæsen, juni 2007.

5.      Revisionsprotokollat 2/2006 vedr. Økonomiforvaltningen, Revisionsdirektoratet, juni 2007. (Publiceret pÃ¥ nettet)

 

 

         Claus Juhl

                                                                  /Bjarne Winge