Indstilling om besvarelse af den del af Revisionsdirektoratets beretning for kommunens regnskabsår 2001, der angår Økonomiudvalgets forvaltning

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 8. oktober 2002

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget

• tager Revisionsberetningen for regnskabsåret 2001 i øvrigt til efterretning for de dele der angår Økonomiudvalgets forvaltning, med de supplerende bemærkninger der fremgår af sagsbeskrivelsen.

Revisionsdirektoratet skal inden den 15. september 2002 afgive en beretning til Borgerrepræsentationen om direktoratets virksomhed og revisionen af kommunens årsregnskab for 2001.

I overensstemmelse hermed har Revisionsdirektoratet den 12. september 2002 afgivet sin virksomhedsberetning og revisionsberetning.

Direktoratet har ved fremsendelsen af revisionsberetningen til Økonomiudvalget udbedt sig udvalgets stillingtagen til den del af revisionsberetningen, der angår Økonomiudvalgets forvaltning.

Økonomiudvalget har tidligere i 2002 særskilt behandlet fire Revisionsprotokollater vedrørende Økonomiudvalgets forvaltning. Udover de bemærkninger, der er afgivet i forbindelse med besvarelsen af de fire Revisionsprotokollater, har Økonomiforvaltningen følgende supplerende bemærkninger til tre af de forhold, Revisionsdirektoratet omtaler i revisionsberetningen.

Revisionsudvalget har bedt om at blive holdt underrettet om, hvad der sker i forbindelse med udarbejdelsen af materiale om god tilskudsforvaltning.

Materialet om god tilsynsforvaltning har været drøftet med de øvrige forvaltninger. Økonomiforvaltningen har derefter sendt materialet til høring i Revisionsdirektoratet.

Vedrørende bevillingsregler og regnskaber for kommunens anlægsvirksomhed, har Revisionsudvalget bedt om at blive holdt underrettet om resultatet af sagens opfølgning.

Økonomiforvaltningen har udarbejdet et paradigme vedrørende kommunens anlægsvirksomhed som er blevet drøftet med de øvrige forvaltninger. Paradigmet er derefter sendt til høring i Revisionsdirektoratet.

Revisionsudvalget anmodede Revisionsdirektoratet om at blive holdt orienteret om resultatet af arbejdet med at forbedre kvaliteten i kommunens regnskabsforvaltning.

Den nedsatte arbejdsgruppe om undersøgelse af kvaliteten af kommunens regnskabsforvaltning, med deltagelse af repræsentanter fra forvaltningerne og Revisionsdirektoratet har afsluttet sit arbejde og udsendt en rapport. Denne rapport blev drøftet og tiltrådt på mødet med de økonomiansvarlige den 27. september. Revisionsdirektoratet deltog i dette møde. Det blev besluttet, at de enkelte forvaltninger udarbejder mål samt aktivitets- og tidsplaner for en forbedret regnskabsforvaltning.

Revisionsdirektoratet fremhæver i øvrigt i beretningen en række forhold, bl.a. vedrørende manglende afstemninger og nogle forhold om IT-sikkerhed og IT-kontrakter.

Økonomiforvaltningen har i de tidligere besvarelser af revisionsprotokollater kommenteret disse forhold, og har på nuværende tidspunkt ingen yderligere bemærkninger.

Revisionsdirektoratet skal inden den 15. september 2002 afgive en beretning til Borgerrepræsentationen om direktoratets virksomhed og revisionen af kommunens årsregnskab for 2001.

I overensstemmelse hermed har Revisionsdirektoratet den 12. september 2002 afgivet sin virksomhedsberetning og revisionsberetning.

Direktoratet har ved fremsendelsen af revisionsberetningen til Økonomiudvalget udbedt sig udvalgets stillingtagen til den del af revisionsberetningen, der angår Økonomiudvalgets forvaltning.

Økonomiudvalget har tidligere i 2002 godkendt besvarelser af nedenstående Revisionsprotokollater fra Revisionsdirektoratet vedrørende Økonomiudvalgets forvaltning:

28. maj:

(ØU 132/2002) Godkendelse af Årsberetning for ligningen af selskaber mv. og fonde for perioden 1. januar 2001 til 31. december 2001 og af revisionsberetningen. (Revisionsprotokollat 1/2001.)

13. august:

(ØU 197/2002) Besvarelse af Revisionsprotokollatet nr. 12/2001 om revision af årsregnskabet for 2001 vedr. Skatte- og Registerforvaltningen.

27. august:

(ØU 214/2002) Besvarelse af Revisionsprotokollatet nr. 10/2001 om revision af årsregnskabet for 2001 vedr. Løn- og Pensionsanvisningen

(ØU 215/2002) Besvarelse af Revisionsprotokollatet nr. 11/2001 om revision af årsregnskabet for 2001 vedr. Økonomiforvaltningen

Ovenstående protokollater og besvarelser udgør en del af grundlaget for den del af beretningen der angår Økonomiudvalgets forvaltning.

Økonomiforvaltningen har efter modtagelsen af Revisionsberetningen, videresendt denne til kommentering i de relevante kontorer og i kontraktvirksomhederne. Fra disse enheder er der modtaget følgende bemærkninger:

Revisionsudvalget henstillede i revisionsbetænkningen for 2001 at Økonomiforvaltningen udarbejdede et materiale om god tilskudsforvaltning til brug i de selvejende institutioner. Endvidere henstillede Revisionsudvalget at arbejdet hermed blev fremmet mest muligt.

Den omtalte vejledning i administration af tilskud har Økonomiforvaltningen drøftet med kommunens øvrige forvaltninger. Vejledningen er til høring i Revisionsdirektoratet, der forventer at afgive sine kommentarer i begyndelsen af oktober måned. Vejledningen vil herefter indgå i Kommunens budgethåndbog.

Revisionsudvalget har fundet det stærkt påkrævet, at der sker en opstramning af kommunens styring af anlægsområdet, så bl.a. reglerne for regnskabsaflæggelse overholdes, og merforbrug undgås.

Revisionsudvalget anmodede om at blive holdt orienteret om resultatet af sagens opfølgning.

Økonomiforvaltningen har udarbejdet et udkast til paradigme om styring af anlægsbevillinger og –regnskaber. Udkastet har afventet et udvalgsarbejde i Indenrigs- og Sundhedsministeriets regi om evt. overgang til et omkostningsbaseret budget- og regnskabssystem. Indførelse af et omkostningsbaseret system er af væsentlig betydning for udformningen af et paradigme for anlægsstyring i kommunen.

Der foreligger nu en endelig afklaring af spørgsmålet fra Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Økonomiforvaltningen har derfor udarbejdet et paradigme, som er blevet drøftet med de øvrige forvaltninger. Materialet er til høring i Revisionsdirektoratet, der forventer at afgive sine kommentarer i begyndelsen af oktober måned.

Revisionsudvalget har påtalt den langsommelige udvikling i kvaliteten af kommunens regnskabsforvaltning og henstillede, at Økonomiudvalget i samarbejde med Revisionsdirektoratet planlagde og gennemførte forskellige tiltag til forbedring af forvaltningernes regnskabsforvaltning. Udvalget anmodede Revisionsdirektoratet om at blive holdt orienteret om resultatet af sagens opfølgning.

Økonomiforvaltningen oplyser i besvarelsen, at Økonomiforvaltningen i skrivelse af 8. marts 2002 til kommunens økonomichefer og revisionsdirektøren har indbudt til en undersøgelse af kvaliteten af kommunens regnskabsforvaltning mv.

Det oplyses i skrivelsen, at der etableres en undersøgelsesgruppe med deltagere fra forvaltningerne og Revisionsdirektoratet. Undersøgelsesgruppens formål er at afdække den løbende regnskabsforvaltning ved at igangsætte en undersøgelse af ledelse, ressourcer, ansvars- og kompetencefordeling, kompetencer mv.

Gruppen har afsluttet sit arbejde og udarbejdet en rapport. Denne rapport blev drøftet og tiltrådt på mødet med de økonomiansvarlige den 27. september. Revisionsdirektoratet deltog i dette møde. Det blev besluttet at de enkelte forvaltninger udarbejder mål samt aktivitets- og tidsplaner for en forbedret regnskabsforvaltning.

Revisionsdirektoratet fremhæver i øvrigt i beretningen en række forhold, bl.a. vedrørende manglende afstemninger og nogle forhold om IT-sikkerhed og IT-kontrakter.

Økonomiforvaltningen har i de tidligere besvarelser af revisionsprotokollater kommenteret disse forhold, og har på nuværende tidspunkt ingen yderligere bemærkninger.

-

-

-

Erik Jacobsen