Status på revisionsbemærkninger

Økonomiudvalget forelægges den aktuelle status på revisionsbemærkningerne, samt en opsamling på den løbende revision af regnskabsåret 2019. Der er udarbejdet handleplaner til alle forhold i både revisionsberetningen og den løbende revision. Alle forvaltninger arbejder målrettet med at lukke revisionsbemærkningerne på deres områder. En del af dette arbejde vil strække sig ind i 2020.

På baggrund af den aktuelle status forventes der på nuværende tidspunkt 15 revisionsbemærkninger til årsregnskabet for 2019, hvilket er et fald på tre siden 2018. Siden sidste opfølgning er den forventede afslutning af fire bemærkninger rykket fra 2019 til 2020 og fire nye er kommet til som følge af den løbende revision for 2019. Økonomiudvalget forelægges status på handleplanerne til efterretning.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at forventningen til revisionsbemærkninger til regnskabet for 2019 tages til efterretning,
2. at den aktuelle status for handleplanerne på revisionsbemærkningerne til regnskab 2018, jf. bilag 2, tages til efterretning.

Problemstilling

Københavns Kommune modtog den 1. juni 2019 revisionsberetningen til regnskab 2018, og på denne baggrund udarbejdede alle forvaltninger handleplaner. Økonomiudvalget blev forelagt den seneste opfølgning herpå den 10. december 2019. Denne indstilling præsenterer den aktuelle status på handleplanerne, herunder hvor mange revisionsbemærkninger der forventes lukket med årsregnskabet for 2019.

Udover revisionsberetningen modtager kommunen løbende revisionsrapporter fra den interne og eksterne revision. Røde (prioritet 1) bemærkninger i den løbende revision vil kunne give nye revisionsbemærkninger i revisionsberetningen for 2019. Den løbende revision omfatter løn, it-kontroller, regnskabsføring mv. I forbindelse med den løbende revision vil revisionen kunne lukke eksisterende bemærkninger og konstatere nye forhold som kan afføde nye revisionsbemærkninger. I nedenstående samles der op på de bemærkninger, der er givet med revisionsberetningen for 2018 og i de løbende revisionsrapporter vedrørende 2019.

Løsning

Der blev med revisionsberetningen for 2018 givet i alt 18 revisionsbemærkninger. Revisionsbemærkningerne kom fra årsrevisionen, den løbende revision i 2018 (løn, it-kontroller, regnskabsføring mv.) og fra ad-hoc rapporter, som udarbejdes som led i den besluttede revisionsplan eller som følge af konkrete forhold. Den samlede status for handleplanerne til revisionsberetningen for 2018 gennemgås i bilag 2.

Herudover er Økonomiudvalget blevet forelagt revisionsrapporter vedrørende den løbende revision i 2019 den 22. oktober 2019 (regnskabsføring 1), 14. januar 2020 (it-kontroller og løn og personale), 18. februar 2020 (vederlag, regnskabsføring 2 og indkøb af konsulentydelser). Den løbende revision i 2019 kan give revisionsbemærkninger som indgår i revisionsberetningen for 2019.

På baggrund af status på revisionsbemærkningerne i revisionsberetningen fra 2018 og den løbende revision i 2019 forventes der på nuværende tidspunkt 15 revisionsbemærkninger i revisionsberetningen for 2019. Dette er et fald på tre siden 2018.

Vedrørende bemærkninger fra revisionsberetningen fra 2018 er den forventede afslutning af fire bemærkninger rykket fra 2019 til 2020. Det drejer sig om følgende:

Regnskabsafslutningsprocessen
Denne bemærkning samler op på en række af de andre revisionsbemærkninger vedrørende afstemning af fagsystemet, revision af balancen og aflæggelse af anlægsregnskaber, og vil derfor ikke kunne lukkes før de øvrige bemærkninger er afsluttet. Der er i løbet af 2019 blevet iværksat en række tiltag for at understøtte den generelle regnskabsaflæggelsesproces i forvaltningerne og sikre kvaliteten i det trykte regnskab. På baggrund af det igangværende arbejde med debitor og øvrige afstemninger af forvaltningernes balanceposter forventes det, at denne bemærkning, som samler op på de forskellige forhold på balancen, først vil kunne afsluttes i løbet af 2020.

Revision af balancen
Der er i 2019 iværksat forskellige indsatser for at styrke kvaliteten af balancen og der forventes at ses en yderligere forbedring når resultatet af statusrevision 2019 foreligger. For at imødegå revisionsbemærkning fuldt ud skal der ske 1) færdiggørelse af tre governancedokumenter på balancen (kontoplan, forretningsregler samt beskrivelse af Kvantum-dimensioner) og 2) udarbejdelse af kvalitetsstandard for afstemninger for samtlige regnskabsfunktioner. Dette arbejde forventes først tilendebragt i 2020.  

Anlægsregnskaber
Indlæsningen af regnskabsdata fra tidligere år i Kvantum er afsluttet, ligesom der er udarbejdet ny skabelon for anlægsregnskaber. Der udestår at blive aflagt anlægsregnskaber på baggrund af den nye løsning, ligesom arbejdet med udarbejdelse af forretningsgang for anlægsregnskaber er igangsat, men endnu ikke er gennemført. Den fælles administrative forretningsgang forventes forelagt de relevante administrative kredse inden udgangen af maj 2020. På denne baggrund forventes det, at bemærkningen først vil kunne afsluttes medio 2020. 

System- og statusafstemninger
Der arbejdes fortsat på afstemning mellem fagsystemerne KMD Aktiv, KMD Socialpension m.fl., kommunens økonomisystem Kvantum og eksterne systemer som e-indkomst. Dette arbejde er fortsat i gang og ikke afsluttet inden revisionen af regnskab 2019, hvorfor den endelige lukning af bemærkningen først forventes at kunne ske i løbet af 2020.

Den løbende revision for 2019 forventes at give anledning til tre nye bemærkninger som vil fremgå af revisionsberetningen.

Det drejer sig om følgende:

Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller – forelagt Økonomiudvalget den 17. februar 2020
Revisionen konkluderede i seneste rapport på området, at der overordnet er sket en forbedring i forhold til 2018, da kommunens forretningsgange og kontroller på regnskabsområdet nu er fuldt dokumenteret. Der er dog fortsat udfordringer med blandt andet kreditorområdet, stikprøvekontroller og brugeradministration.

Generelle it-kontroller - Cybersecurity og Persondata – forelagt Økonomiudvalget den 14. januar 2020
Arbejdet med indhentning af revisionserklæringer, lukning af profiler med særlige rettigheder og change management er afsluttet. Revisionen har konstateret, at konceptet for risikovurderinger, som er gennemgået for de mest kritiske systemer, og som indeholder et trusselskatalog samt et katalog over sikringsforanstaltninger, er et godt fundament for det videre arbejde, men at der fortsat udestår implementering i forvaltningerne. Hertil kommer de observationer, revisionen præsenterede i revisionsrapporten vedrørende generelle it-kontroller, herunder oprydningen i SharePoint. Et fortsat udestående er desuden arbejdet med at sikre en fuld systemunderstøttelse af administrationen af autorisationer til blandt andet Kvantum.

Lønadministration og vederlag – forelagt Økonomiudvalget den 14. januar 2020 og den 17. februar 2020
Bemærkningen vedrørende 2018 er lukket helt, men videreføres som følge af revisionsrapporten om løn, samt de forhold, der blev fremlagt med revisionsrapporten om udbetaling af vederlag. Revisionen vurderede i rapporten vedrørende den generelle lønadministration, at der er etableret et kontrolmiljø, der forebygger og finder fejl inden lønudbetalingen sker, man fandt dog to systematiske fejl vedrørende udbetaling af kørselsgodtgørelse og merarbejde.

Kommunens interne revision har ultimo marts 2020 fremsendt revisionsrapporter til Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen vedrørende anvendelse af alternative modtagere i KMD aktiv. Der gives med rapporterne røde (prioritet 1) bemærkninger til begge forvaltninger. Intern Revision har desuden oplyst, at rapporterne vil give anledning til en revisionsbemærkning i beretningen vedrørende regnskab 2019. Intern Revision er endvidere ved at revidere anvendelsen af alternative modtagere i KMD aktiv i Socialforvaltningen.

Bilag 2 giver en gennemgang af de forskellige bemærkninger og deres sammenhæng til den løbende revision og ad-hoc rapporter.

Økonomiforvaltningen har været i dialog med revisionen om ovenstående status med henblik på at sikre, at der er en fælles forståelse heraf.

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Økonomiforvaltningen er løbende i dialog med alle forvaltninger om deres handlingsplaner og følger op herpå, særligt frem mod aflæggelsen af regnskabet for 2019.

I forlængelse af revidering af årsregnskabet for 2019 udarbejder revisionen en revisionsberetning, hvor der tages stilling til, hvilke bemærkninger der er håndteret. Revisionsberetningen for regnskab 2019 afleveres til kommunen senest den 1. juni 2020.

Søren Hartmann Hede            / Mads Grønvall     

Dagsordenspunkt 8: Status på revisionsbemærkninger (2020-0057731)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 5. maj 2020

Indstillingen blev taget til efterretning uden afstemning.