Fælles rammeaftale for presseovervågning og artikelsøgning

Økonomiudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde tirsdag den 5. februar 2008

 

 

J.nr. ØU 63/2008

 

16. Fælles rammeaftale for presseovervågning og artikelsøgning

Økonomiforvaltningen har vurderet, at Københavns Kommune vil få en bedre og mere tidssvarende presseovervågning samt billigere artikelsøgning ved at indgå en fælles rammeaftale herom med InfoMedia Huset A/S.

 

INDSTILLING OG Beslutning

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler, 1.                  at Københavns Kommune indgÃ¥r en etÃ¥rig rammeaftale med InfoMedia Huset A/S om presseovervÃ¥gning og artikelsøgning. Rammeaftalen erstatter kommunens gældende kontrakter med InfoMedia Huset A/S,   2.                  at Økonomiforvaltningen efter et Ã¥r evaluerer forvaltningernes behov og forbrug af rammeaftalen om presseovervÃ¥gning og artikelsøgning,   3.                  at udgifterne til rammeaftalen med InfoMedia Huset A/S finansieres inden for udvalgenes egne rammer. Udgifterne, der er en sum af et grundbidrag og det faktiske forbrug, viderefaktureres til forvaltningerne.

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 5. februar 2008 Indstillingen blev anbefalet.

 

Problemstilling

I dag har alle syv forvaltninger egen presseovervågning af varierende omfang. Både hvad angår ressourceforbrug og måden hvorpå overvågningen finder sted.

 

Således har fire forvaltninger i dag indgået separate aftaler om presseovervågning med InfoMedia Huset A/S på i alt 950.000 kr.(2008 p/l), mens tre forvaltninger selv varetager presseovervågningen i form af fysiske avisklip, afgifter til Copydan mv.

 

I forhold til artikelsøgning har alle forvaltninger i dag indgået egne aftaler om adgang til InfoMedia Huset A/S artikeldatabaser, hvorved muligheden for at opnå mængderabatter ikke er tilstede.

 

Økonomiforvaltningen har på baggrund af medlemsforslag BR 479/05 jf. bilag 1. samt ØUs beslutning vedr. indstilling om presseovervågning ØU 30/07 jf. bilag 2. afholdt udbud om presseovervågning og indhentet tilbud om artikelsøgning.

 

Sagen har været i høring i de 7 forvaltninger ad to omgange. Formålet med høringerne har været, at få udarbejdet en presseovervågningsaftale, som tilgodeser alle 7 forvaltningers særlige behov. Som det fremgår af bilag 4 er forvaltningerne generelt positive over for at indgå en rammeaftale om henholdsvis presseovervågning og artikelsøgning.

 

Løsning

Det vurderes hverken at være tidssvarende eller ressourcemæssigt optimalt for Københavns Kommune at fortsætte med de eksisterende forhold.

 

Med indgåelse af en fælles rammeaftale gives der mulighed for, at hver enkelt forvaltning ud fra en individuel defineret søgeprofil dagligt kan give Borgerrepræsentationens medlemmer, borgmestre og alle ansatte i forvaltningerne elektronisk adgang til relevante avisartikler. En sådan presseovervågning vil være langt mere træfsikker i forhold til relevante emner for den enkelte forvaltning. Artiklerne leveres til en portal på forvaltningernes intranet på hverdage inden kl. 9.00 og søgeprofilen kan ændres efter behov. 

 

Da kommunes forvaltninger har forskellige behov for presseovervågning, har InfoMedia Huset A/S givet tilbud på en presseovervågningsgrundpakke, som alle forvaltningerne skal abonnere på. Derudover kan de forvaltninger, der måtte have særlige ønsker til presseovervågn ingen, tilkøbe yderligere services. Således vil det være muligt, at videreføre de services, som forvaltningerne i dag tilbyder politikere og ansatte jf. bilag 3.

 

Artikelsøgning via InfoMedia Huset A/S er ikke særlig udbredt i kommunens forvaltninger. I dag har kommunen således 12 bruger-ID fordelt på syv forvaltningerne. Det er langt fra dækkende for behovet i kommunen, og det besværliggør arbejdet for såvel politikere som embedsmænd.

Rammeaftalen om artikelsøgning giver alle Borgerrepræsentationens medlemmer et personligt bruger-ID. Derudover gives hver forvaltning min. 2 bruger- ID til søgning i InfoMedias artikeldatabase.

 

Ved at indgå rammeaftalen forventes en langt bedre service for politikere samt bedre arbejdsforhold for kommunens embedsmænd. Flere får adgang til artikelsøgning, hvilket blandt andet giver politikerne mulighed for selv at søge i artikeldatabasen.

 

Økonomi

Økonomiforvaltningen vurderer på baggrund af InfoMedia Huset A/S gældende kontrakter med Københavns Kommune på 950.000 kr. samt forvaltningernes oplysninger om udgifter til presseovervågning, at kommunes nuværende udgifter til presseovervågning er på ca. 1,4 mio. kr. (2008 p/l), jf. tabel 1.

 

Tabel 1 Oversigt: nuværende udgifter til presseovervågning i kr. pr. år ex moms i 2008 p/l

	InfoMedia overvågning*	CopyDan afgifter**	Fysiske avisklip***	Total
Kultur- og Fritid			17.200	17.200
Børne- og Ungdom	135.000			135.000
Teknik- og Miljø	227.000			227.000
Socialforvaltning/ Beskæftigelses- og Integration		106.400	155.300	261.700
Sundheds- og Omsorg	116.000		Â	116.000
Økonomi	470.000		149.000	619.000
Total	948.000	106.400	321.500	1.375.900
* Oplyst af InfoMedia jan. 2008 ** 2006 tal, der er pris- og lønfremskrevet til 2008 p/l ***Beregnet ud fra en gnm. løn på 319.000 kr. Derudover kommer evt. overhead på min. 53.200 kr. pr. person.

 

Da presseovervågning og artikelsøgning allerede er en eksisterende opgave og indregnet i budgettet indstiller Økonomiforvaltningen, at udgifterne til rammeaftalen om presseovervågning og artikelsøgning finansieres inden for udvalgenes egne rammer.

 

Efter ønske fra forvaltningerne indstilles det endvidere, at de fremtidige udgifter til presseovervågning så vidt mulig fordeles efter faktisk forbrug. Grundpakken fordeles dog ligeligt mellem de 7 forvaltninger. Prisen for grundpakken bliver 128.600 kr. pr. forvaltning(2008 p/l). Dertil må det påregnes, at samtlige forvaltninger som minimum tilkøber overvågning af lokalaviser til 30.000 kr. pr. forvaltning. Hver forvaltning skal således minimum påregne en udgift på 158.600 kr. til presseovervågning i 2008. Dertil komme den enkelte forvaltnings udgift til øvrige tilkøb jf. bilag 3.

 

Økonomiforvaltningen vurderer, at udgifterne til artikelsøgning ikke vil ændre sig væsentligt fra i dag, idet forvaltningerne alene får flere bruger-ID til at sprede deres søgning på.

 

I forhold til artikelsøgningen fordeles udgifterne mellem forvaltningerne efter det faktiske forbrug. Økonomiforvaltningen vil finansiere Borgerrepræsentationens medlemmers adgang til artikelsøgning indenfor egen ramme.

Et bruger-ID koster 120 kr. pr. år og prisen pr. artikel er 19 kr.

 

Videre proces

Såfremt indstillingen godkendes bliver der indgået en endelig aftale med InfoMedia Huset A/S med virkning fra 15. marts 2008.

 

Bilag

1.      Medlemsforslag BR 479/05

2.      Indstilling til ØU 30/07

3.      Tilbud fra InfoMedia Huset A/S og kildeoversigt (fortroligt)

4.      Høringsnotat (fortroligt)

 

 

 

Claus Juhl                                                                      /Bjarne Winge