Uddannelses- og Ungdomsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 14. december 2005

 

 

20.      Anlægsregnskaber

  J.nr. 283794

 

 

INDSTILLING

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Uddannelses- og Ungdomsudvalget,

 

at      udvalget godkender de vedlagte regnskabsforklaringer, som sendes til Revisionsdirektoratet og Økonomiforvaltningen

 

 

RESUME

Der skal aflægges særskilt regnskab for alle anlægsarbejder. Regnskaberne skal revideres af Revisionsdirektoratet. Med denne indstilling forelægges 11 regnskabsforklaringer for Uddannelses- og Ungdomsudvalget. Regnskaberne skal efterfølgende videresendes til Revisionsdirektoratet og Økonomiforvaltningen.

 

 


SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

Der skal aflægges særskilt regnskab for alle anlægsarbejder. Anlægsregnskaberne skal revideres af kommunens revision. Regnskaberne fremsendes til Revisionsdirektoratet via Uddannelses- og Ungdomsudvalget.

 

De fremlagte anlægsregnskaber er baseret på særskilte anlægsbevillinger, der principielt er helt uafhængige. Disse bevillinger er derfor alene af praktiske grunde fremlagt  samlet i den foreliggende indstilling.

 

Eventuelle mer- eller mindreforbrug på de enkelte bevillinger er indgået løbende i de årlige regnskabsforklaringer vedrørende årsregnskabet og forbruget på det samlede, årlige anlægsbudget.

 

Anlægsregnskaberne består af en regnskabsdel og en forklaringsdel. Formålet med regnskabsdelen er at sikre, at samtlige originalbilag vedrørende anlægsarbejdet forefindes, og at de er bogført korrekt. Formålet med regnskabsforklaringen er for det første at forklare eventuelt mer- eller mindreforbrug i forhold til anlægsbevillingen. Derudover forklares eventuelle væsentlige ændringer i det færdige projekt i forhold til projektbeskrivelsen i indstillingen.

 

Det er alene regnskabsforklaringer, som forelægges Uddannelses- og Ungdomsudvalget, da regnskabsdelen er af ren teknisk karakter.

 

Til denne indstilling er der vedlagt 11 regnskabsforklaringer.  Anlægsbevillingerne fremlægges som særskilte bevillinger/regnskaber uafhængigt af hinanden. Mer- eller mindreforbrug i forhold til anlægsbevillingerne  fremgår af nedenstående skema (alle beløb er fremskrevet til 2005-priser).

 

Der er kassemæssig dækning for det samlede forbrug inden for Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens årlige samlede anlægsrammer.

 

Mindreforbrug på enkelt sager indgår efterfølgende i forvaltningens samlede anlægsramme, f.eks. rammen for fritidshjem- og klubbyggeri. På samme måde finansieres merforbrug af den samlede ramme.

 

Den samlede bevilling er ofte underopdelt i forhold til særlige opgaver, der kan være i en anlægssag, f.eks. leje. Denne underopdeling er synliggjort i regnskabsforklaringerne, selvom standardkontoplan for anlægssager ikke altid tager højde for de særlige opgaver. Disse opgaver bogføres det mest hensigtsmæssige sted i standardkontoplanen.

 

Som det fremgår af regnskabsforklaringen for udvidelsen af Skolen på Kastelsvej, etape 2, har de formelle regler om aflevering af en regnskabsforklaring senest tre måneder efter afslutning af den byggesag, som den enkelte bevilling har autoriseret til realisering, medført en uhensigtsmæssig opdeling af regnskabsforklaringerne for etape 1 og etape 2. Forvaltningen vil fremover søge at forklare deletaper for samlede projekter på en sådan måde, at en samlet økonomistyring også kan afspejles i en samlet regnskabsforklaring.

 

Bevillings- og BR-nr.

Anlægsarbejde

Anlægs-bevilling

Merforbrug ( )

Mindreforbrug (-)

K 04-154

(8300403)

BR 154/04

Blegdamsvej 31

Indretning af fritidshjemslokaler på 3.sal i tilknytning til det eksisterende fritidshjem på underliggende etager

 

 

 

3.036.292 kr.

 

 

 

-453.488 kr.

K 04-211

(8300411)

BR 211/04

Bodenhoff, Prinsessegade 74-76

Udvidelse med 44 fritidshjemspladser

 

 

4.021.100 kr.

 

 

118.234 kr.

K 04-212

(8300409)

BR 212/04

Gl. Kalkbrænderivej 7 Dagobservationstilbud

Indretning af et dagobservations-tilbud til en gruppe på 8-10 børn på 1.-2. klassetrin

 

 

 

 

2.036.000 kr.

 

 

 

-16.084 kr.

* (2302402)

Handleplan 1997

Bellahøj Skole                  Holberg Skole    

Skolen på Islands Brygge            Kirsebærhavens Skole                    Klostervænget Skole   Strandvejsskolen

 

 

 

 

231.769.206 kr.

 

 

 

 

-9.629.394 kr.

* (2302404 og 8030078)

Handleplan 1999

Amager Fælled Skole                  Brønshøj Skole                    Christianshavns Skole              Den Classenske Legatskole                    Havremarken Skole  

Heimdalsgades Skole

Kildevældsskolen              Nyboder Skole                    Rødkilde Skole     

Sortedamskolen    

Sølvgades Skole    

Utterslev Skole   

Østrigsgades Skole 

Forberedelse af Handleplan 00

 

 

 

 

 

 

 

 

162.379.919 kr.

 

 

 

 

-

 

 

 

5.634.742 kr.

K 00-135

(8000135)

BR 475/00      BR    604/01 BR    185/03 

Heiberg Skole Permanent

Etablering af en 2 sporet skole med en integreret fritidsordning med 8 grupper, svarende til 176 pladser, samt tandklinik med 4 stole.

 

 

 

122.365.782 kr.

 

 

 

-7.554.975 kr.

K 01-35

(8010035)

BR 134/01 BR 334/01 BR    604/01

Heiberg Skole

Midlertidig ombygning af Randersgade 10 i forbindelse med midlertidig genhusning af 8 klasser og udvidelse af eksisterende midlertidig fritids-ordning fra 4 til 8 grupper.

 

 

 

10.552.780 kr.

 

 

 

-1.995.830 kr.

K 01-151

(8010151)

BR 394/01 og Tillægs-bevilling

Valby Langgade 117, Hoffmanns Minde

Erhvervelse af Hoffmanns Minde, samt projekterings- og anlægsarbejder, støjskærm og jordrensning m.v.

 

 

 

24.373.222 kr.

 

 

 

1.632.012 kr.

K 03-183

(8030183)

BR 442/03

Afhjælpende foranstaltninger 2003  Klub

Anskaffelse af inventar og bygge-arbejder på 7 institutioner, hvor der er foretaget en opnormering af antallet af klubpladser i sommeren 2003

 

 

 

3.439.549 kr.

 

 

 

-232.767 kr.

K 02-14

(8020014)

BR 70/02

Skolen på Kastelsvej, Etape 2

Gennemførelse af etape 2 som omfatter en række ombygnings-arbejder i skolen sydfløj. Efter gennemførelse af 2 etape vil skolen have en kapacitet på ca. 146 elever.

 

 

 

 

3.484.938 kr.

 

 

 

 

989.170 kr.

K 02-67

(8020067)

BR 259/02

Øresundsskolen – Ny filial og klub

Etablering af undervisningsfaciliteter til 5 udadreagerende autistiske elever inkl. integreret fritidsordning (klub) med mulighed for at kunne udnytte tagetagen i bygningen, samt en fritidsklub til 75 børn.

 

 

 

 

 

16.108.326 kr.

 

 

 

 

 

895.683 kr.

* Regnskabsforklaringen gælder for den samlede bevilling til puljen / handleplanen. Under disse findes forklaringer for de enkelte projekter.

 

Afvigelser i forhold til bevilling

Der er merforbrug på 5 af anlægsregnskaberne, mens de øvrige 6 regnskaber udviser et mindreforbrug. Baggrund for mer-/mindreforbrug på de enkelte sager fremgår af det vedlagte bilag.

 

En generelt gennemgående årsag til de konstaterede afvigelser er, at anlægsbevillingerne og dermed fastlæggelsen af anlægsøkonomien som hovedregel ofte sker på helhedsplansniveau eller på basis af et meget beskedent projektmateriale, som vanskeliggør en endelig afklaring af risici for problemer med forurening, statiske forhold, ekstrafundering mm.

 

Desuden spiller tidsforskydninger i projekternes gennemførelse en rolle i forbindelse med Handleplan 1997 og Handleplan 1999. Ved disse sager er hovedparten af bevillingerne givet som et-årige bevillinger til den del af aktiviteterne, man forventede gennemført det enkelte år. Der er således kun i begrænset omfang givet bevillinger til samlede etaper og klart afgrænsede aktiviteter. Denne fremgangsmåde er i overensstemmelse med almindelig praksis på daværende tidspunkt.

 

Anvendelsen af et-årige bevillinger har imidlertid ført til merforbrug i de år, hvor gennemførelsen af projekterne er sket hurtigere end forventet ved ansøgning om bevilling. Tilsvarende har forsinkelser ført til mindreforbrug andre år. Da der er tale om tidsmæssige forskydninger, har disse afvigelser ingen indflydelse haft i forhold til overholdelsen af det samlede godkendte budget for handleplanerne og projekterne.

 

Bogføring af centrale bygherreudgifter

Forvaltningens variable udgifter i forbindelse med varetagelse af bygherrefunktionen er udposteret til de enkelte anlægssager. De variable udgifter omfatter udgifter knyttet til forvaltningens bygherrefunktion, herunder projektledelse samt varetagelse af økonomisk/administrative opgaver knyttet til projekternes gennemførelse. Udgifterne kan ikke præcist henføres til de enkelte anlægsarbejder. På baggrund af anlægsbevillingens størrelse beregnes derfor en andel af de samlede bygherreudgifter, som ud posteres til det enkelte anlægsarbejde. I gennemsnit bruges ca. 2% af anlægsbevillingerne til centrale bygherreudgifter.

 

Tidsfrist for aflæggelse af anlægsregnskaber

I henhold til Københavns Kommunens regler for aflæggelse af anlægsregnskaber skal regnskaberne aflægges senest tre måneder efter anlægsarbejdets afslutning. Det har hidtil været vanskeligt at opfylde denne regel, men der har løbende været kontakt mellem forvaltningen og den kommunale revision om regnskabsforklaringernes indhold og afleveringstidspunkt.

 

Med de fremsendte regnskabsforklaringer er der p.t. ikke flere færdige projekter, som ikke er regnskabsforklaret.

 

 

Økonomi

Ingen yderligere bemærkninger

  

 

Miljøvurdering

Denne indstilling er ikke omfattet af Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens positivliste for indstillinger, der skal miljøvurderes.

 

 

Høring

Ingen bemærkninger

 

 

BILAG VEDLAGT

 

·        Regnskabsforklaringer

 

 

 

 

Peter Rasmussen

                                                                                                                                                                                                                                                                      Knud Langberg