Miljø- og Forsyningsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde mandag den 29. august 2005

 

 

4.      Placering af afregningen og kundeservice efter DONGs overtagelse af KE Marked A/S (udsat sag)

      MFU 176/2005

INDSTILLING

Miljø- og Forsyningsforvaltningen indstiller,

at Miljø- og Forsyningsudvalget godkender, at afregning og kundeservice for forsyningsarterne vand, afløb, varme og gas forbliver i KE Marked A/S på kontraktbasis.

Miljø- og Forsyningsudvalgets beslutning i mødet den 8. august 2005

Udsat.

 

 

 

RESUME

Sagen blev udsat af Miljø- og Forsyningsudvalget i mødet den 8. august 2005.

Aftalen af 7. februar 2005 mellem Københavns Kommune og DONG om salget af Københavns Energis elaktiviteter inkluderer også salg af KE Marked A/S. KE Marked A/S udfører i dag afregning og kundeservice af vand, afløb, varme og gas for KE på kontrakt indgået på kommercielle vilkår.

Det har ligget som en forudsætning i forbindelse med udbuddet af elaktiviteterne, at økonomien i driften af afregningssystemet afhænger af antallet af kunder, som betjenes af systemet. Derfor er det også udgangspunktet for den indgåede salgsaftale og den pris, der er opnået i forbindelse med salget, at DONG kan opretholde afregningen med så mange kunder som muligt.

I forbindelse med indgåelsen af salgsaftalen udstedte parterne imidlertid en hensigtserklæring, hvorefter man indenfor en fire måneders periode fra underskrivelsen af salgskontrakten er forpligtet til at undersøge alternative placeringer af afregningen for de fire forsyningsarter. En alternativ løsning vil dog tidligst kunne implementeres pr. 1. januar 2007 på grund af IT-tekniske forhold i forbindelse med en sådan omlægning.

KE og DONG har drøftet alternative løsninger, og resultatet af disse drøftelser er en anbefaling fra KE om, at afregning forbliver i KE Marked A/S, da en alternativ løsning vil have meget store økonomiske konsekvenser.

 


SAGSBESKRIVELSE

Sagen blev udsat af Miljø- og Forsyningsudvalget i mødet den 8. august 2005.

Borgerrepræsentationen godkendte den 3. marts  2005 en indstilling om salg af Københavns Energis el-del. I denne indstilling var anført følgende vedrørende afregningen af de fire andre forsyningsarter:

"Afregning og kundeservice håndteres i dag af KE Marked for alle forsyningsarter på kontraktbasis. Ifølge salgsaftalen af 7. februar 2005 opretholdes dette system som udgangspunkt i kontrakternes løbetid frem til 31. december 2009. Omkostningerne til at drive især afregningsdelen af kontrakterne er meget afhængige af volumen. Det vil sige, at jo flere kunder, der afregnes i det samme afregningssystem jo relativt billigere bliver det at afregne hver kunde. Derfor er der nogle fordele i også efter salget at sørge for at disse synergier i afregningen kan opretholdes sammen med DONG eller andre.

Der er imidlertid i forbindelse med aftalen indgået en hensigtserklæring, hvorefter parterne forpligter sig til at drøfte alternative muligheder for den mest hensigtsmæssige fremadrettede placering og håndtering af afregningsfunktionen og kundeservicefunktionen, herunder mulige løsninger for at KE selv kan varetage kundeservice for kunderne i øvrige forsyningsarter, eller for at få en anden kvalificeret underleverandør til at varetage den IT mæssige drift af afregningen.

Udgangspunktet for drøftelserne er at finde en løsning, som begge parter finder mest effektiv både for så vidt angår omkostninger som kvalitet, og som dermed sikrer den bedst mulige levering af afregning og kundeservice til kunderne i begge selskaber. "

Alternative scenarier har været forsøgt undersøgt i løbet af salgsprocessen, men da det er ikke lykkedes at nå en afklaring inden salgsaftalen skulle indgås, udstedte parterne den føromtalte hensigtserklæring.

Drøftelserne i henhold til hensigtserklæringen er nu tilendebragt og beskrives nedenfor.

Forudsætninger for at hjemtage kundeservice og afregning på de fire forsyningsarter.

De nuværende kontrakter er indgået på kommercielle vilkår og indeholder en række performancekrav til leverandøren. De indeholder klausuler om bod eller bonus, såfremt disse krav ikke overholdes, hvilket giver et klart økonomisk incitament for leverandøren til at leve op til kravene. Der er i performancekravene endvidere indbygget og forudsat en trinvis forbedring af kvaliteten uden en forøgelse af prisen.  DONG er således forpligtet til at levere ydelser på minimum det nuværende niveau.

KE's afregningsprocesser har tidligere været mangelfulde og en række forbedrings- og oprydningstiltag er blevet iværksat de seneste 2 år.

DONG betragter afregningen af de fire forsyningsarter som strategisk for virksomheden fremadrettet, idet man  ønsker at opbygge kompetencer på andre forsyningsarter  med henblik på forberedelse af en eventuel videre vækst af DONG.

De KE medarbejdere, der på nuværende tidspunkt håndterer opgaver i relation til afregningssystemet følger med opgaverne til DONG, og hermed sikres det, at de nødvendige kompetencer er tilstede. På den baggrund forventer KE, at minimum det nuværende kvalitetsniveauet kan bibeholdes. Medarbejderne vil være omfattet af den personaleaftale, som er blevet indgået med DONG i forbindelse med salget.

KE har til sine analyser af mulige alternative placeringer af afregningssystemet  fået bistand af konsulentfirmaet PA Consulting, som har omfattende erfaring også indenfor IT området, og som tidligere har varetaget revisioner ("audits") og identificeret forbedringstiltag af KE's afregningsprocesser.

De økonomiske analyser har vist, at en hjemtagning af afregningsopgaverne for de fire forsyningsarter samt et tilbagekøb af de understøttende afregningssystemer, som ejes af KE Marked, vil være en meget omkostningstung løsning for KE. Dette gælder selv uden krav om yderligere kompensation fra DONG.

Hvis kundeservice og afregning på de fire forsyningsarter skal tages tilbage til KE så forudsætter det, for at være et økonomisk forsvarligt alternativ, at den IT-mæssige drift og systemudvikling outsources til et velrenommeret IT-hus. Analyserne har vist, at den bedste løsning økonomisk set så vil være at skifte IT-system til et andet system end SAP-ISU, som er det afregningssystem KE Marked bruger. De fire forsyningsarter er afregningsteknisk simplere at afregne end el. Et simplere, mindre vedligeholdelseskrævende system ville derfor kunne forsvares. Et systemskifte vil imidlertid også indebære visse omkostninger og en udbudsproces vil være påkrævet.

Uanset systemvalg, har analyserne vist, at en sådan alternativ løsning tidligst ville kunne implementeres fra 1.1.2007. De eksisterende kontrakter med KE Marked vil således kunne forkortes med max. 3 år. En tidsplan pr 1.1.2007 bør endda tages med et vist forbehold, idet en tidsfrist som inkluderer et systemskifte meget vel kan skride. Den nuværende kontraktsperiode vil reelt måske kun kunne afkortes med 2½ år.

Vurdering af alternative scenarier

KE´s forslag til alternativ løsning til hjemtagning af kundeservice og afregning har været:

·        der skiftes system fra SAP til et enklere system, og KE Markeds afregningssystem skal således ikke skal købes tilbage fra DONG

·        den gældende kontrakt afkortes med ca. tre år med virkning fra 1.1.2007

·        der gives ikke kompensation til DONG for strategiske synergier og muligheden for at genvinde kontrakten i 2009.

·        DONG skal kun i meget begrænset omfang kompenseres for tabt indtjening på kontrakterne i perioden 1.1.2007 til 31.12.2009.

DONG har under selve salgsprocessen, samt siden hen parallelt med KE's videre analyser, foretaget sine egne vurderinger af scenarier om den fremtidige organisering af afregningsområdet, herunder hvilke stordriftsfordele og strategiske fordele, det vil give det nye samlede energiselskab at være leverandør af afregnings- og kundeserviceydelser til de fire forsyningsarter på de gældende kommercielle kontrakter.

I den samlede pris som DONG skal betale for KE´s elaktiviteter er indregnet værdien af de fordele, som DONG får ved at kunne afregne og yde kundeservice til KE`s fire resterende forsyningsarter i henhold til kontrakterne.

Salgsprisen er bl.a. beregnet på grundlag af de eksisterende aktiviteter i KE Marked, herunder de eksisterende kontrakter med de fire forsyningsarter. En del af værdien udgør den bogførte værdi for SAP-ISU systemet, en del af forventede stordriftsfordele og dermed overskud på kontrakterne, og en del af de strategiske fordele ved at opnå kompetencer på området for afregning af de fire forsyningsarter.

DONGs egne vurderinger har vist:

·        betydelige fordele i form af stordrift ved at integrere serviceringen af KE med øvrige afregnings- og kundeserviceaktiviteter

·        betydelige strategiske synergier i at opbygge kompetencer indenfor andre forsyningsarter, hvilket vil gavne DONG i selskabets videre vækst.

·        at DONG vil have gode chancer for at genvinde kontrakterne ved udløbet i 2009, både fordi man til den tid vil kunne tilbyde en konkurrencedygtig pris ift. KE's alternative scenarier, og fordi viden vil give DONG et forspring i forhold til andre i markedet.

Parternes udgangspunkter for forhandlingerne har vist meget store økonomiske forskelle. Dette sammenholdt med omkostninger, som KE herudover selv vil have til implementeringen af en ny løsning og de tab, som DONG påberåber sig ved at opgive kontrakterne før tid, har ført til at en alternativ løsning ikke kunnet forhandles på plads.

Anbefaling fra KE

KE vurderer at betaling af den kompensation, som DONG vil kræve, hvis en alternativ løsning skal etableres, ikke vil kunne forsvares driftsøkonomisk. De meromkostninger til afregning og kundeservice, der i givet fald ville blive tale om, vil medføre prisstigninger for de fire forsyningsarters kunder, som ikke ville kunne retfærdiggøres.

KE skal under alle omstændigheder udbyde/hjemtage kundeservice og afregningsaktiviteterne ved udgangen af 2009. Kontrakterne kan altså på det tidspunkt enten:

·        Udbydes i deres helhed. Her mener DONG at have gode chancer for at være konkurrencedygtige og genvinde kontrakterne

·        Udbydes delvist og hjemtages delvist – f.eks. som  beskrevet ovenfor, hvor alene IT-delen  udbydes

·        Hjemtages fuldstændigt, hvilket vil kræve betydelige IT investeringer.

Ved at lade kontrakten løbe perioden ud vil KE have den nødvendige tid til at overveje den mest hensigtsmæssige håndtering af kundeservice og afregningsopgaverne pr. 1. januar 2010. KE vil kunne forberede eventuelle udbud og opbygge kompetencer i at håndtere denne slags udbud. Der vil være tale om EU-udbud og dette vil det formentlig tage minimum ½ til 3/4 år at gennemføre. Herefter skal der afsættes ca. 1 år til implementering af den valgte ny løsning.

Samlet set er det således KE´s anbefaling, at bibeholde den nuværende status, dvs. at der leveres afregnings- og kundeserviceydelser i henhold til de eksisterende kontrakter frem til disses udløb, og at der i god tid frem til dette tidspunkt forberedes en afklaring af håndteringen af opgaverne fra 1. januar 2010.

 

Konsekvenser for borgerne

Der er ingen konsekvenser for borgerne, da det nuværende serviceniveau opretholdes.

 

ØKONOMI

Indstillingen påvirker ikke den nuværende økonomi for de fire forsyningsarter vand, afløb, varme og gas, da den nuværende kontraktstatus forbliver uændret.

 

MILJØVURDERING

Der er ingen miljømæssige konsekvenser.

 

BILAG

Fortroligt notat af 15. august 2005 fra KE med besvarelse af spørgsmål vedrørende placering af afregning og kundeservice.

 

 

Peter Elsman

                                            / Vibeke Østergaard