Borgerrådgiverudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde mandag den 23. april 2007

 

Fraværende med afbud: Pia Allerslev og Sikandar Malik Siddique

 

 

Åbne punkter

Regnskabsprognose pr. 1. kvartal 2007

Regnskabsprognose pr. 1. kvartal 2007

 

BOR  22/2007

INDSTILLING OG BESLUTNING

FORVENTET REGNSKAB

Borgerrådgiveren skal aflægge kvartalsregnskab og forventet regnskab.

 

BESLUTNING

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget,

1. at. regnskabet efter 1. kvartal og forventet regnskab 2007 godkendes.

 

PROBLEMSTILLING

Ved e-mail af 12. februar 2007 har Økonomiforvaltningen fremsendt indkaldelsesbrev vedrørende regnskabsprognose pr. april 2007, dvs. forventet regnskab 2007, regnskab efter 1. kvartal og opfølgning på ydelsernes pris og mængde samt mål og resultater, jf. bilag 1.

 

Efterfølgende har Økonomiforvaltningen ved mail af 29. marts 2007 blandt andet præciseret grundlaget for indberetning af, hvorvidt rammerne for serviceudgifter forventes overholdt, jf. bilag 2.

 

Borgerrådgiveren skal på baggrund heraf aflægge forventet regnskab og kvartalsregnskab mv.

 

LØSNING

Borgerrådgiverens bevilling i 2007 udgør 7.512 t.kr. Borgerrådgiveren har desuden fået overført 1.024 t.kr. fra 2006 til 2007 som led i sagen om reduktion af serviceudgifter, hvortil kommer en tekniske begrundet tillægsbevilling på 33 t.kr. Borgerrådgiverens samlede korrigerede ramme i 2007 udgør således 8.569 t.kr.:

 

Bevilling

Beløb (t.kr.)

Budget 2007

7.512

Overførsel fra 2006

1.024

Tillægsbevilling i øvrigt

33

Sum

8.569

 

 

Regnskab for 1. kvartal 2007

Borgerrådgiveren har i 1. kvartal 2007 forventet et samlet forbrug på 1.475 t.kr. fordelt på 260 t.kr. til lokaler (husleje, energiforbrug mv.) og 1.215 t.kr. til administration (kontorhold, lønninger mv.).

 

Det faktiske forbrug i 1. kvartal 2007 udgør 1.152 t.kr. fordelt på 0 kr. til lokaler og 1.152 t.kr. til administration.

 

Mindreforbruget i 1. kvartal beror på betalingsforskydninger – primært som følge af, at huslejen for 1. kvartal endnu ikke ses internt afregnet og konteret – og forventes således udlignet henover året.

 

Forventet regnskab 2007 efter 1. kvartal

Borgerrådgiveren forventer på året som helhed et samlet forbrug på henholdsvis 1.190 t.kr. vedrørende lokaler (husleje, energiforbrug mv.) og 7.379 t.kr. vedrørende administration (kontorhold, lønninger mv.), dvs. i alt 8.569 t.kr. svarende til den korrigerede ramme, jf. nærmere nedenfor.

 

Af særlig betydning for det forventede regnskab for 2007 skal fremhæves, at Borgerrådgiveren indenfor den oprindelige bevilling på 7.512 t.k r. har budgetteret med 400 t.kr. i etableringsomkostninger som følge af kompetenceudvidelsen pr. 1. januar 2007 (egen driftsfunktion).

 

Beløbet var baseret på et oprindeligt skøn over udgifter til ombygning og indretning af et supplerende lejemål samt stillingsannoncering i medfør af normeringsudvidelsen på 3 årsværk.

 

De samlede udgifter til ombygning, indretning og stillingsannoncering beløber sig til ca. 700 t.kr., hvilket dels skyldes uforudsete udgifter i tilknytning til indretningen af de nye lokaler, dels at Borgerrådgiveren i medfør af de ændrede lokaleforhold har haft mulighed for samtidig at indrette et nyt og mere fleksibelt ekspeditionsmiljø samt foretage en række andre forbedringer i de oprindelige lokaler, herunder forbedringer af væsentlig betydning for arbejdsmiljøet. Endvidere er indkøbt en ekstra multifunktionsmaskine, så der kan produceres undervisnings- og informationsmateriale mv. i en væsentlig bedre kvalitet end hidtil.

 

De ekstra midler, som er medgået hertil, har kunnet finansieres via dels sparede udgifter til husleje og rengøring i 1. kvartal, hvor de nye lokaler har været under ombygning, dels sparede udgifter til løn til de nye medarbejdere, som er startet senere end forventet, kombineret med en forventet lønrefusion senere på året.

 

Særligt hvad angår overførslen på 1.024 t.kr. er denne delvist udmøntet ved Borgerrådgiverudvalgets godkendelse af, dels at 300 t.kr. heraf kan anvendes til udarbejdelse af en ny plan for synliggørelse samt en række informationsaktiviteter som opfølgning på evalueringen, jf. BOR 6/2007, dels at 241 t.kr. heraf kan anvendes til finansiering af merforbrug fra 2006, jf. BOR 17/2007. Der resterer således 483 t.kr. af denne overførsel fra 2006.

 

Borgerrådgiveren forventer at overholde sin korrigerede ramme for 2007 og i det omfang de resterende midler på 483 t.kr. fra overførslen ikke anvendes til flere aktiviteter som opfølgning på evalueringen – eller med Borgerrådgiverudvalgets eventuelle efterfølgende godkendelse i øvrigt medgår til at dække en eventuel overskridelse i forhold til den oprindelige rammebevilling på 7.512 t.kr. som følge af større forbrug henover året end forventet i denne tidlige prognose – vil der således være et mindreforbrug i 2007, som kan søges overført til 2008.

 

Selv om Borgerrådgiveren som nævnt forventer at overholde sin korrigerede ramme, eventuelt med et mindreforbrug, må der tages generelt forbehold for konsekvenserne af et eventuelt nyt krav om reduktion af serviceudgifter, da et sådant krav kan kollidere med den delvise udmøntning af overførslen fra 2006 på 1.024 t.kr., idet dette beløb ligger ud over den oprindelige bevilling på 7.512 t.kr. og dermed Borgerrådgiverens ramme for serviceudgifter i 2007.

 

Indberetningen af det forventede regnskab fremgår af vedlagte regneark, jf. bilag 3, hvorved bemærkes, at der kan bortses fra differencen i skemaet vedrørende "finansposter", da dette beløb set på året er omkostningsneutralt og således prognosen uvedkommende. Beløbet angår udligning af købsmoms mv.

 

Opfølgning på aktiviteter, mål og resultater

Borgerrådgiverens aktiviteter omfatter behandling af klager fra borgere, brugere og erhvervsdrivende vedrørende kommunens sagsbehandling og betjening. Borgerrådgiveren har desuden med virkning fra 2007 fået kompetence til at behandle sager af egen drift, herunder foretage undersøgelser og inspektioner.

 

Borgerrådgiveren har i budget 2007 indarbejdet konkrete mål og resultatkrav samt en nærmere ydelsesbeskrivelse i tilknytning til enhedsprisen, som er lig med rammebevillingen. Målene angår blandt andet Borgerrådgiverens kapacitet for så vidt angår antallet af sager, som skal kunne behandles indenfor rammebevillingen samt sagsbehandlingstiden ved Borgerrådgiveren.

 

Der er ikke områder, hvor den forventede resultatopfyldelse i forhold til målene i budget 2007 afviger væsentligt fra de fastsatte resultatkrav på nær sagsbehandlingstiden i realitetssager som er væsentligt nedbragt gennem en længere periode, men dog fortsat ligger over det fastsatte mål. I øvrigt har Borgerrådgiveren som led i sit budgetbidrag for 2008 foreslået ændring af resultatkravet for virksomheden generelt i relation til grønne budgetmål, hvor miljøcertificering og fastlæggelse af miljømål i den henseende udskydes grundet ændret prioritering mv.

 

I Borgerrådgiverens årlige beretning til Borgerrepræsentationen kvitteres der for den givne bevilling med en nærmere beskrivelse af Borgerrådgiverens aktiviteter i det forgangne beretningsår holdt op imod de af Borgerrådgiverudvalget vedtagne mål.

 

Der henvises til den kommende Borgerrådgiverens Beretning 2006 for en nærmere opfølgning på mål, resultatkrav og aktiviteter. På baggrund heraf redegøres ikke yderligere for Borgerrådgiverens aktiviteter, mål og resultater i denne sammenhæng.

 

ØKONOMI

-

 

VIDERE PROCES

Borgerrådgiverens kvartalsregnskab og forventede regnskab for 2007 indgår i en samlet redegørelse for kommunens økonomiske situation som udarbejdes af Økonomiforvaltningen til Økonomiudvalgets møde den 29. maj 2007.

 

BILAG

Bilag 1:           Mail af 12. februar 2007 fra Økonomiforvaltningen.

Bilag 2:           Mail af 29. marts 2007 fra Økonomiforvaltningen.

Bilag 3:           Regneark vedrørende indberetning af forventet regnskab 2007.

 

 

 

Johan Busse

                                                                 /Thomas Lund Tækker

 

Borgerrådgiverudvalgets beslutning i mødet den 23. april 2007

Godkendt.

 


 

Lukkede punkter

 

Meddelelser fra formanden

 

Eventuelt