Undersøgelse af Teknik- og Miljøforvaltningens brug af advokatbistand er nu klar

04.12.2019
To næsten enslydende fakturaer har ført til to interne undersøgelser af Teknik- og Miljøforvaltningens praksis for advokatbistand.

I juli 2019 bestilte daværende stedfortrædende teknik- og miljøborgmester, Karina Vestergård Madsen, to undersøgelser af forvaltningens advokatudgifter og praksis for advokatbistand. Det skete på baggrund af, at forvaltningen var blevet opmærksom på, at et advokatfirma med få måneders mellemrum havde udstedt to forskellige fakturaer til to forskellige afdelinger i forvaltningen, hvor leverancerne stort set var enslydende, men beløbene forskellige. Den første undersøgelse om de to specifikke fakturaer lå klar i august.
 

Resultatet af den generelle undersøgelse

Den anden undersøgelse skulle give et billede af, hvordan det mere generelt står til med Teknik- og Miljøforvaltningens praksis for indkøb af advokatbistand. Denne undersøgelse er udformet som en stikprøveundersøgelse af i alt 1028 fakturaer fra 2016 til medio 2019, hvor 65 fakturaer fra 29 forskellige leverandører blev udtrukket til kontrol. 

Stikprøveundersøgelsen viser at

  • forvaltningen har modtaget de ydelser, forvaltningen har betalt for, og at fakturateksten er i overensstemmelse med den aftalte ydelse.
     
  • fakturaerne - med to undtagelser - er betalt inden for samme regnskabsperiode, som ydelsen er leveret.
     
  • forvaltningen i utilstrækkeligt omfang har dokumenteret mundtlige aftaler med eksterne advokater.

Dermed bekræfter den nye generelle undersøgelse billedet fra den første undersøgelse af de to specifikke fakturaer, som viste en utilstrækkelig praksis for dokumentation i forvaltningen. 
 

Fokus på bedre praksis omkring notat- og journaliseringspligt

'Undersøgelsen viser desværre, at vi i Teknik- og Miljøforvaltningen har haft en generel udfordring med notat- og journaliseringspligten, når vi bestiller advokatydelser. Vi skal blive bedre til at skrive, hvad vi aftaler med advokaterne og journalisere aftalen. Det tager vi alvorligt, og vi er i fuld gang med at rette op. I august blev vores procedure for bestilling af advokatydelser revideret, og reglerne indskærpet. Ingen i forvaltningen, som arbejder med indkøb af ekstern advokatbistand, bør være i tvivl om, at vi har fået en ny forretningsgang. Jeg er derfor sikker på, at vi fremover får styr på både vores journalisering, dokumentation af mundtlige aftaler og overholdelse af vores kasseregulativ, og jeg vurderer på den baggrund, at der ikke er brug for yderligere stramninger på området,' siger administrerende direktør i Teknik- og Miljøforvaltningen Søren Wille.

Der er også indarbejdet en øget notat- og journaliseringspraksis i den nye rammeaftale om advokatbistand i sager om entreprise- og udbudsret på anlægs- og bygningsområdet, som Teknik- og Miljøforvaltningen sammen med Økonomiforvaltningen er ved at indgå. Praksis bliver, at alle bestillinger fremover skal ske gennem en bestillingsseddel, som skal journaliseres på sagen. Rammeaftalen skal træde i kraft den 2. januar 2020. 

Den generelle undersøgelse beskriver desuden forvaltningens praksis for advokatbistand. Forvaltningen vurderer, at forretningsgangen lever op til kravene i kvalitetsstandarden for dokumentation af forretningsgange i Københavns Kommune.

Endelig beskriver undersøgelsen forvaltningens bogføringspraksis og tilhørende ledelsestilsyn. Forvaltningen vurderer, at ledelsestilsynet er tilstrækkeligt med de beskrevne kontrolprocedurer, men at der er behov for at indskærpe, at udgifter skal konteres på det tidspunkt, hvor ydelsen er leveret, og fakturaen er modtaget.