20. Drøftelse vedr. omdeling af dagsordner i papirform (2018-0129624)

Lokaludvalget skal drøfte behovet for uddeling af dagsordner i papirform

Sagsfremstilling

Indstilling

Formanden foreslår Vesterbro Lokaludvalg,

  1. at drøfte behovet for omdeling af dagsordner til de ordinære møder i papirform.

Problemstilling

i maj 2016 besluttede Regeringen (Venstre på daværende tidspunkt), Socialdemokratiet, Dansk Folkeparti, Liberal Alliance, Radikale Venstre, Socialistisk Folkeparti og Det Konservative Folkeparti en ny postaftale. Justeringer af befordringspligten fik virkning fra den 1. juli 2016, og medførte bl.a. følgende ændringer: Post Danmark skal ikke længere levere breve dag-til-dag (A-breve) og B-brevet, som ikke længere betegnes som sådan, er nu det nye standardbrev, hvor servicekravet til levering er 5 dage mod tidligere 4. Ligeledes er omdelingsdage reduceret fra 6 til 5 hverdage.

Post Danmark/PostNord tilbyder et særligt brev med dag-til-dag befordring kaldet Quickbrev.

Læs mere om aftalen her: http://www.trm.dk/da/temaer/postaftale/postaftalen-fra-2016.

Det medførte, at det ikke længere var muligt at udsende dagsordnen til det ordinære møde med post, hvorfor der blev indgået en aftale med Gang i gaden, der siden har omdelt dagsordnen til medlemmer. Ordningen har haft visse udfordringer, bl.a. at omdelerne ikke nødvendigvis har kunnet få adgang til opgangen, og derfor ikke kan aflevere brevet. Ligeledes har omdelingen i perioder været udfordret i forhold til at leveringen er sket meget sent, eller ikke er blevet leveret trods offentlig adgang til postkasse.

Sekretariatet har indskærpet overfor Gang i Gaden, at leveringen skal ske så tidligt som muligt og at der ikke bør være problemer med at levere i offentligt tilgængelige postkasser.

Lokaludvalgets dagsorden ligger altid tilgængelig på nettet og alle medlemmer får en mail med link direkte til dagsordnen. Det er ofte ikke muligt at sende dagsordnen som vedhæftet en mail, da den fylder mere, end det er muligt at sende.

På mødet omdeles en liste med behov(se bilag), som I skal krydse af i, for at se det faktiske behov for en papirudgave, samt hvorvidt det vil være muligt at hente et eksemplar i sekretariatet (når sekretariatet igen har kontor i Lyrskovgade).

Løsning

Vesterbro Lokaludvalg drøfter behovet for omdeling af dagsordnen i papirform.

Økonomi

Drøftelsen har ingen økonomiske konsekvenser for lokaludvalget, men kan på sigt få konsekvenser for sekretariatets økonomi.

Videre proces

Lokaludvalget drøfter indstillingen igen i august, hvor der træffes beslutning.

 

Beslutning

Indstillingen blev drøftet.