9. A-sag: Orientering om lokaludvalgets synlighed (2020-0810520)

Vanløse Lokaludvalg tager orientering om synlighed på tværs af lokaludvalg til efterretning.

Sagsfremstilling

Indstilling

Formanden indstiller,

1. at Vanløse Lokaludvalg tager orientering vedr. Vanløse Lokaludvalgs synlighed til efterretning

2. at Vanløse Lokaludvalg beslutter at medlemmerne kan indmelde forslag til øget synlighed til drøftelse på det ordinære møde i december.

Problemstilling

Flere medlemmer har efterspurgt en drøftelse af Vanløse Lokaludvalgs synlighed på baggrund af dels en generel interesse, dels i forhold til enkelte områder som Grøndal, og dels i forbindelse med den oversigt, der fulgte med gruppeformandskredsens behandling af tilpasning til lokaludvalg 18.juni 2020, herunder en beskrivelse af hvert enkelt lokaludvalgsområde.

Denne orientering er et oplæg til efterfølgende drøftelse, som foreslås taget i forbindelse med afholdelse af et fysisk lokaludvalgsmøde i december.

Synlighed handler om mange ting og kan forekomme på mange forskellige platforme, både fysisk og digitalt, men fælles for gennemslagskraften af synligheden er folks (modtagernes) mulighed for at afkode afsender uanset platform. Synlighed har derfor dels noget at gøre med metoder, dels i høj grad også udtryk, dvs. det kommunikative udtryk i form af plakater, annoncer mv. Jo større forskellighed i udtryk, des mere vanskeligt er det for modtagere at afkode afsenderen, dette gælder i særlig grad for folk der ikke i forvejen er fortrolige med eller har kendskab til lokaludvalget. 

På forespørgsel om sammenligning af lokaludvalgenes metoder/platforme, har sekretariatet udarbejdet vedhæftede oversigt i forhold til høringssvar, puljeansøgninger, egne projekter, borgerhenvendelser, borgerpanel, facebook, instagram og nyhedsbreve. Tallene stammer fra indmeldinger fra de enkelte sekretariater og dækker perioden marts/april 2018 til og med 2019. Det skal bemærkes, at særligt borgerhenvendelser er en meget usikker størrelse, som primært er baseret på estimater og ikke opgjort fuldstændig ensartet på tværs af sekretariater. 

Vanløse har 41.137 borgere svarende til 6.5% af kommunens samlede befolkning.

Høringer: Differencen i modtagne høringer er begrænset (31-67), og dækker over både lokalplaner og bydækkende høringer om generelle politikker eller tiltag. Høringsproces og eventuel borgerdialog i forbindelse med høringen fremgår ikke, ligesom det ikke fremgår, hvorvidt lokaludvalget har svaret, eller hvor uddybende man evt. har svaret, dvs. det kan være alt fra flere siders redegørelse, til at lokaludvalget ikke har bemærkninger. 

Puljeansøgninger: Vanløse Lokaludvalg modtog i perioden 128 puljeansøgninger, hvilket er 5.10 % af det samlet antal puljeansøgninger sendt til alle lokaludvalgene i perioden. I de senere år har lokaludvalget investeret i flere annoncer samt information på sociale medier om Vanløsepuljen, hvilket har givet en stigning i antallet af puljeansøgere. Lokaludvalget har i de sidste mange år brugt mere end først budgetteret af puljemidlerne i Vanløsepuljen, og der søges generelt for flere midler, end der er afsat i Vanløsepuljen. 

Egne projekter: Vanløse Lokaludvalg er det udvalg, der har absolut flest egne projekter (96) efterfulgt af Valby (74) og Brønshøj-Husum (61), mens de fleste andre ligger på 20-35 projekter. Projekter dækker over en stor variation, men fælles for dem alle er, at der afsættes puljemidler og anvendes medarbejderressourcer til løsningen. Vanløse Lokaludvalg sætter generelt flere midler af til egne projekter, end der anvendes.

Borgerhenvendelser: Antallet af borgerhenvendelser varierer meget fra lokaludvalg til lokaludvalg, og det samme kan, som ovenfor nævnt, siges om opgørelsesmetoden. Tallene for Vanløse Lokaludvalg dækker over skriftlige forespørgsler, såvel som telefoniske henvendelser, der har en karakter og/eller et omfang, der ikke umiddelbart kan videresendes eller omhandler puljeansøgninger. Forespørgsler, vejledning eller anden korrespondance i forbindelse med puljemiddeladministration er ikke talt med; det samme gør sig gældende for telefonopkald og borgere, der kommer fysisk forbi sekretariatet med ting, som umiddelbart kan løses. Det er ikke sekretariatets indtryk, at vi hører til det lokaludvalg med hverken flest eller færrest henvendelser.

Borgerpanel: Vanløse Lokaludvalg er med sine 3.700 medlemmer af borgerpanelet meget godt med. Lokaludvalget har ikke haft en borgerpanelundersøgelse i 2020, men har haft omkring 2 årligt og en på vej om trafik i Vanløse. Det er en relativt ressourcekrævende opgave i forhold til udformning af spørgsmål og efterfølgende analyse.

Facebook/ Instagram og Nyhedsbrev: Vanløse Lokaludvalg anvender i dag alle 3 kommunikationskanaler, men er relativ ny på Instagram. Flere Lokaludvalg har valgt at prioritere deres ressourcer på udvalgte platforme og f.eks. fravalgt Instagram og/eller nyhedsbreve. 

Fordelingen af aktiviteter afspejler lokaludvalgenes anvendelse af sekretariaternes medarbejderressourcer. Således har f.eks. Nørrebro et meget stort fokus på kommunikation og særligt digital kommunikation, hvor Vanløse i høj grad bruger medarbejderressourcer på gennemførsel af egne projekter.

Løsning

Vanløse Lokaludvalg tager orientering vedr. Vanløse Lokaludvalgs synlighed til efterretning og beslutter at medlemmerne kan indmelde forslag til øget synlighed til drøftelse på det ordinære møde i december.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser for Vanløse Lokaludvalgs puljemidler.

Videre proces

Lokaludvalget drøfter medlemmernes forslag til øget synlighed på ordinært møde i december.

Diverse

/Bent Christensen

Beslutning

1. Vanløse Lokaludvalg tog orientering vedr. lokaludvalgets synlighed til efterretning

2. Vanløse Lokaludvalg besluttede at medlemmerne kan indmelde forslag til øget synlighed til drøftelse i decembermødet.

3. Vanløse Lokaludvalg besluttede at der i decembermødet også tages stilling til nedsættelse af udvalg med deltagelse fra arbejdsgrupperne, der skal komme med forslag til hvordan lokaludvalget fremover synliggøres.

Protokolbemærkning:
Erik Jønsson ønskede flg. ført til protokols, at han havde læst dagsordenen og ville bede om at tage punkt 9 af dagsordenen.
At der i stedet nedsættes et udvalg, med deltagelse fra de forskellige arbejdsgrupper til at komme med input til, hvordan Vanløse Lokaludvalg fremover skal synliggøres. Den mangfoldighed i plakaterne, der har været igennem mange år, viser den kreativitet der, har været lagt for dagen, og så er der bomærker (det grønne), som viser, at det er lokaludvalget, der står bag.
Det er i orden, at vi skal anvende kommunens designmanual, men så må sekretariatet også komme med noget, der kan bruges og ikke lægge sig fast på en baggrund, kun med tekst og ingen billeder eller lignende.
Jeg forventer at sekretariatet kommer med nogle forslag til et dagsordenspunkt til næste møde.