5. Orientering om proces for suppleringsvalg til lokaludvalget (2020-0032970)

Sagsfremstilling

Indstilling

Formanden indstiller,

1) at Valby Lokaludvalg tager orienteringen om proces for suppleringsvalg til efterretning.

Problemstilling

Borgerrepræsentationens sekretariat har den 27. januar 2020 udsendt retningslinjer for suppleringsvalg 2020.

Formålet med suppleringsvalget er at få fyldt tomme pladser ud, som b.la. er opstået ved, at der løbende er medlemmer og suppleanter, der udtræder af lokaludvalget.

Retningslinjer for suppleringsvalg:

Alle medlemmer (også de der har orlov) og suppleanter orienteres via mail, at de kan udtræde af lokaludvalget, og har en frist på 14 dage til at svare på dette. Derefter danner sekretariatet et overblik over vakante pladser, og valggrupperne får efterfølgende besked om de pladser, der mangler.

Valggruppen har 14 dage til at indstille nye medlemmer/suppleanter. Hvis der fortsat er vakante pladser, afholdes der et foreningssuppleringsvalg, med det formål at få udfyldt de vakante pladser. Sekretariatet indkalder til suppleringssvalg i det geografiske område for lokaludvalget. Suppleringsvalget afholdes mindst fire uger efter indkaldelse til suppleringsvalget. 

Valggrupperne er en samling af foreninger indenfor områderne: Kultur- og Idræt, Børn&Unge, Erhverv, Miljø, By&Trafik, Social og ældre. Valggrupperne er de samme som ved valget i 2018. Skulle nye foreninger ønske at deltage i suppleringsvalget, indplaceres de i en af de eksisterende valggrupper.

Krav til foreninger, der ønsker at opstille:

  • En forening skal stå for eller deltage i lokale aktiviteter i den bydel, hvor den opstiller.
  • En forening skal have mindst 2 medlemmer
  • En forening skal fremsende dokumentation for sit grundlag i form af:
  • Vedtægter med beskrivelse af foreningens formål, og en kort beskrivelse af foreningens aktiviteter i bydelen
  • Referat fra sidste ordinære møde i generalforsamlingen, bestyrelsen ol.
  • Den repræsentant, som foreningen opstiller, skal være fyldt 18 år på dagen for valget.

Det er ikke forventningen, at suppleringsvalget har samme omfang og medfører samme ressourceforbrug som opstillingsmøderne i starten af valgperioden. Omfanget af suppleringsvalget afhænger af, hvor mange vakante foreningspladser der er i lokaludvalget.

Suppleringsvalget kan afholdes umiddelbart inden et lokaludvalgsmøde, og indkaldelsen til suppleringsvalget kan ske via de kommunikationskanaler lokaludvalget i forvejen anvender f.eks. opslag på de sociale medier, opslag på det lokale bibliotek/kulturhus, mail til bydelens foreninger etc.

Løsning

For at sikre, at suppleringsvalget gennemføres hurtigst muligt, foreslås følgende tidsplan:

Dato

Proces

Frist

17. februar 2020

Sekretariatet udsender orientering til lokaludvalgets medlemmer og suppleanter om det kommende suppleringsvalg. Hvis et medlem eller en suppleant ønsker at udtræde, gives 14 dages frist for at meddele sekretariatet, at man ønsker at udtræde.

Frist for indmeldelse er 2. marts 2020.

3. marts 2020

Sekretariatet udsender besked om vakante poster til valggrupperne. Valggrupperne gives 14 dages frist til at indmelde nye medlemmer og suppleanter.

Frist for indmeldelse er 17. marts 2020 kl. 12.00.

17. marts 2020

Sekretariatet udsender indkaldelse til suppleringsvalg. Indkaldelse sker gennem opslag på sociale medier, opslag på biblioteker mv.

Der skal være mindst 4 uger mellem indkaldelse og afholdelse af suppleringsvalget.

14. april 2020

Suppleringsvalg afholdes kl. 16.00-18.00 forud for Lokaludvalgets møde den 14. april 2020.

15. april 2020 sendes resultatet af valget til Borgerrepræsentationens Sekretariat.

16. april 2020

Sekretariatet sender aktuelle rokeringssager til Borgerrepræsentationens Sekretariat.

Nye medlemmer og suppleanter er valgt med virkning fra den dag rokeringerne behandles i Borgerrepræsentationen.

Hvis alle valggrupper kan udfylde vakante pladser, afsluttes processen uden at udskrive suppleringsvalg.

Hvis det er tilfældet, afsluttes processen med, at de indsupplerede medlemmer indmeldes til borgerrepræsentationens sekretariat. Valget vil være gældende fra den dag, de godkendes af Borgerrepræsentationen.

 

Videre proces

Sekretariatet gennemfører processen med supplering af lokaludvalget. 

 

Økonomi

Udgifter i forbindelser med afholdelse af suppleringsvalg afholdes af sekretariatsmidlerne.

Beslutning

1. Valby Lokaludvalg tog orientering om proces for suppleringsvalg til efterretning.