19. Status vedrørende Copenhagen 2021 (2019-0038043)

Kultur- og Fritidsudvalget orienteres om status på Copenhagen 2021 (WorldPride & EuroGames).

Sagsfremstilling

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, 

  1. at Kultur- og Fritidsudvalget tager status på Copenhagen 2021 til efterretning.

Problemstilling

København er vært for WorldPride og EuroGames i 2021. Eventen afvikles som ét LGBTI+-megaevent under titlen Copenhagen 2021. Det er Happy Copenhagen, som er stiftet af Copenhagen Pride og Pan Idræt, der arrangerer Copenhagen 2021. Copenhagen 2021 afvikles den 12. - 22. august 2021.

I Københavns Kommune er Kultur- og Fritidsforvaltningen tovholder på Copenhagen 2021 og er løbende i dialog med Happy Copenhagen om planlægning, aktivering og finansiering af eventen. Forvaltningen har en skærpet opmærksomhed på eventens økonomi samt på de særlige vilkår, arrangører af events i 2021 står overfor på grund af COVID-19 situationen. 

 

Løsning

Københavns Kommune har med budget 2020 afsat 12 mio. kr. til Happy Copenhagens planlægning og afvikling af Copenhagen 2021. Derudover er der afsat 0,7 mio. kr. til Kultur- og Fritidsforvaltningens aktivering af eventen, 0,4 mio. kr. til afvikling af EuroGames på Københavns Kommunes anlæg samt 4,1 mio. kr. til ekstraudgifter i Teknik- og Miljøforvaltningen.

Yderligere offentlige bidragsydere er Region Hovedstaden, Malmø Stad og Ligestillingsafdelingen under Beskæftigelsesministeriet. Dertil modtager eventen økonomisk støtte fra en række sponsorer, organisationer og fonde.

Finansiering og tilsyn
Happy Copenhagen estimerede på ansøgningstidspunktet i maj 2019 eventens budget for 2020-2021 til ca. 84,5 mio. kr. (ex førnævnte særskilte merudgifter til forvaltningernes arbejde med eventen). Forvaltningen vurderede fra begyndelsen, at budgettet var højt estimeret, og har derfor haft fokus på den reelle risiko for, at Happy Copenhagen ikke kan skaffe den tilsigtede medfinansiering fra øvrige offentlige bidragsydere, fonde og sponsorer. Forvaltningen har derfor skærpet opmærksomhed på eventens budget og finansieringen af eventen. I tilskudsaftalen er således indarbejdet klare finansieringsmål og aftaler om afrapporteringen til Københavns Kommune.

Københavns Kommunes direkte tilskud til Copenhagen 2021 skal sikre gennemførsel af de fire programsøjler WorldPride, EuroGames, Arts & Culture og Human Rights, der er fundamentet for Copenhagen 2021. Kommunen hæfter ikke for et eventuelt underskud ved eventen.

Seneste status på Copenhagen 2021
Forvaltningen har den 23. oktober 2020 modtaget afrapportering fra Happy Copenhagen jf. tilskudsaftalens forpligtelser. Som følge af aftaletekstens finansieringskrav har Happy Copenhagen nedjusteret budgettet med 12 mio. kr., så finansieringsmålet om opnåelse af 65 % finansiering kan opfyldes.

Samlet set har Happy Copenhagen nedjusteret udgiftsbudgettet med ca. 34 mio. kr. siden ansøgningen i 2019, så det nu ligger på samlet ca. 51 mio. kr.  

Happy Copenhagen har overfor Kultur- og Fritidsforvaltningen redegjort for, hvorledes den seneste besparelse er opnået, samt hvilke konsekvenser det har for eventen, opsummeret som følger:

  • Ca. 25 procent af besparelserne er opnået ved omstrukturering af administration og drift af organisationen
  • Ca. 40 procent af besparelsen er fundet på WorldPride-delen, hovedsageligt ved at budgetposterne er bedre kvalificeret samt større forankring af aktiviteter hos frivillige - aktiviteterne vil ifølge arrangør fortsat være de samme
  • De resterende 35 procent er fundet spredt ud på budgettet, hovedsageligt ved at budgetposterne er bedre kvalificeret, i takt med at Happy Copenhagen har forhandlet og lukket aftaler
  • Ca. 1,5 mio. kr. er opnået på besparelser på budgettet for 2020, ifølge ansøger delvist som resultat af lavere aktivitetsniveau grundet COVID-19
  • På kulturområdet øges fokus på at skabe eksterne kulturevents med samarbejdspartnere og kulturinstitutioner
  • Dertil blev det ved forrige budgetbesparelse meddelt, at åbningsceremoni flyttes og nedskaleres samt at to scener/aktivitetszoner er nedlagt - men at aktivitetsniveauet derudover er fastholdt

Status på projektplanen viser, at deadline er overskredet på en række af projektets aktiviteter med deadline i 2020. Det er dog vurderet, at der er lav risiko forbundet med størstedelen af aktiviteterne, ligesom Happy Copenhagen har meddelt, at det forventes, at man relativt hurtigt kommer i mål med størstedelen af aktiviteterne. 

Kultur- og Fritidsforvaltningens vurdering
Forvaltningen havde møde med Happy Copenhagens forperson samt næstforperson medio november, hvor status på eventen, afrapportering samt budget blev drøftet.

Forvaltningen vurderer på baggrund af det fremsendte materiale, at de beskrevne konsekvenser af budgetjusteringen ikke er af afgørende betydning for Københavns Kommunes økonomiske involvering i projektet. Det var forventet, at budgettet skulle nedjusteres væsentligt, og forvaltningen har været i løbende dialog med Happy Copenhagen omkring dette fra projektets begyndelse. Der planlægges fortsat med afvikling af basisleverancerne i relation til Københavns Kommunes tilskud – de fire programsøjler samt frivilligindsatsen.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har indskærpet over for arrangøren, at der fortsat sker en løbende tilbagemelding til forvaltningen omkring økonomi og projektets fremdrift. Ved næste afrapportering 1. januar 2021, skal Happy Copenhagen have opnået 80% af finansieringen. Alternativt skal der foretages endnu en budgetreduktion. 

COVID-19
Happy Copenhagen har udarbejdet en plan med tre forskellige COVID-19 scenarier, hvor eventen gøres gradvist mere digital, afhængig af de på det tidspunkt gældende restriktioner. Forvaltningen har bedt Happy Copenhagen om at udarbejde kvalificerede budgetter for scenarierne samt en plan for, hvornår det endelige scenarie besluttes. Planen fremsendes medio januar 2021 og præsenteres for Kultur- og Fritidsudvalget ved den kommende status, forventeligt til februar 2021. 

Ny organisering i Happy Copenhagen
Grundet den manglende fremdrift i finansieringen af eventen blev Happy Copenhagen i starten af 2020 reorganiseret både på bestyrelses- og administrativt niveau.

Ultimo september 2020 har Happy Copenhagen informeret forvaltningen om nye ændringer i organisationen. Bestyrelsen, repræsenteret ved bestyrelsesforperson Katja Moesgaard og næstforperson Benjamin Hansen, har meddelt forvaltningen, at man har valgt at opsige direktøren pr. ultimo september 2020 og i stedet organisere sig med et arbejdende forpersonskab.

Den daglige ledelse varetages fremover af forpersonskabet med support fra den øvrige bestyrelse. Der etableres et managementteam med projektcheferne fra hver af Copenhagen 2021’s bærende programsøjler samt med en Senior Finance Manager og en Senior Operations Manager.

Bestyrelsen har meddelt forvaltningen, at organisationsændringen skyldes et ønske fra bestyrelsens side om at komme tættere på begivenheden. Forvaltningen vurderer, at den seneste reorganisering er positiv for projektets fremdrift og samarbejdet med Københavns Kommune.

Aktivering
Københavns Kommune har med Budget 2020 afsat 0,7 mio. kr. til Kultur- og Fritidsforvaltningens aktivering af Copenhagen 2021.

Aktiveringen vil med kerneværdier som mangfoldighed, inklusion og ligestilling i foreningslivet have fokus på indsatser omkring, under og efter Copenhagen 2021, der kan give blivende effekter for det københavnske foreningsliv. Indsatser og sideevents knytter an til Kultur- og Fritidsforvaltningens eksisterende arbejde med udvikling af byens kultur- og idrætsliv.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har indgået et tæt samarbejde med Pan Idræt, der vil varetage den primære projektledelse på den samlede indsats. Projektet udfoldes i samarbejde med Happy Copenhagen og med aktiv inddragelse af idrættens organisationer og andre relevante aktører.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Primo 2021, ved modtagelse af næste afrapportering samt COVID-19-plan fra Happy Copenhagen,  vil Kultur- og Fritidsforvaltningen fremlægge en ny status på Copenhagen 2021 for Kultur- og Fritidsudvalget.

 

Mette Touborg

  /Thomas Bach

Beslutning

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 17. december 2020:

Kultur- og Fritidsudvalget tog status til efterretning.