12. Analyse af omkostningseffektiviteten på administrations- og myndighedsområder, fase 2, i Teknik- og Miljøforvaltningen (2019-0063524)

Teknik- og Miljøudvalget skal tage stilling til Ernst & Youngs (EY) analyse af omkostningseffektiviteten på administrations- og myndighedsområder i Teknik- og Miljøforvaltningen samt tage stilling til forvaltningens videre arbejde med at indfri de identificerede effektiviseringspotentialer.

Sagsfremstilling

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller over for Teknik- og Miljøudvalget,

  1. at EY’s analyse af omkostningseffektiviteten på administrations- og myndighedsområder i Teknik- og Miljøforvaltningen, jf. bilag 3, tages til efterretning.

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik og Miljøudvalget godkender,

    2.  at Teknik- og Miljøforvaltningens igangsætter tiltag til at kvalificere og indfri
         EY’s identificerede effektiviseringspotentialer, jf. bilag 6.

    3.  at der hermed er gjort op med det ændrede medlemsforslag fra Det Konservative Folkeparti,
         Venstre, Liberal Alliance og Dansk Folkeparti om, at Teknik- og Miljøforvaltningen skal
         genberegne alle forvaltningens takster samt gennemføre en budgetanalyse af
         omkostningseffektiviteten i forvaltningen på såvel takst- som skattefinansierede
         driftsområder (BR 21. juni 2018), jf. bilag 1 og 2.

Problemstilling

Borgerrepræsentation vedtog den 21. juni 2018 et ændringsforslag til medlemsforslaget fra Det Konservative Folkeparti, Venstre, Liberal Alliance og Dansk Folkeparti om, at Teknik- og Miljøforvaltningen skal gennemføre en takstanalyse med en genberegning af alle forvaltningens takster samt gennemføre en budgetanalyse af omkostningseffektiviteten i forvaltningen på såvel takst- som skattefinansierede driftsområder. Teknik- og Miljøudvalget behandlende takstanalysen den 28. januar 2019. Budgetanalysens fase 1 om omkostningseffektiviteten på forvaltningen klassiske driftsområder behandlede Teknik- og Miljøudvalget den 28. januar 2019 og den 8. april 2019.

Teknik- og Miljøudvalget skal i denne sag tage stilling til afrapporteringen på budgetanalysens fase 2 om omkostningseffektiviteten på forvaltningens administrations- og myndighedsområder samt tage stilling til forvaltningens videre arbejde med at indfri de identificerede effektiviseringspotentialer.

Løsning

EY har gennemført analysen af omkostningseffektiviteten på administrations- og myndighedsområder i Teknik- og Miljøforvaltningen og har afleveret den endelige rapport den 9. april 2019. EY’s rapport fremgår af bilag 3. Den tværgående styregruppe for budgetanalysens fase 2, der består af repræsentanter fra Teknik- og Miljøforvaltningen, Økonomiforvaltningen samt Intern Revision som observatør, har godkendt EY’s endelige rapport.

I det følgende beskrives EY’s vurdering af omkostningseffektiviteten, EY’s identificerede effektiviseringspotentialer samt forvaltningens anbefalinger til det videre arbejde med at kvalificere og indfri de identificerede effektiviseringspotentialer.

EY’s vurdering af omkostningseffektiviteten

Teknik- og Miljøforvaltningens administrations- og myndighedsområder har i EY’s analyse en samlet bevilling på 693,7 mio. kr. Heraf er en række områder udvalgt til dybdegående analyser, som samlet set udgør 623,9 mio. kr., hvilket svarer til 89,9 % af den samlede bevilling for forvaltningens administrations- og myndighedsområder. De 10,1 % af bevillingen, som EY ikke har analyseret, dækker over øvrige myndighedsopgaver som trafik, byliv, vand og VVM, tilladelser til vejændringer og gravetilladelser.

EY vurderer, at 53 % af forvaltningens bevilling på administrations- og myndighedsområder har en meget høj, høj eller nogen grad af omkostningseffektivitet, mens 47 % af den analyserede bevilling har en lav grad af omkostningseffektivitet. Ingen af områderne har en meget lav grad af omkostningseffektivitet.

EY’s vurdering af omkostningseffektiviteten er uddybet i bilag 4.

EY’s vurdering af effektiviseringspotentialer

EY har analyseret fem områder med henblik på at identificere effektiviseringspotentialer. De fem områder er udvalgt af styregruppen på baggrund af EY’s vurdering af omkostningseffektiviteten samt volumen og realiserbarheden i effektiviseringspotentialerne. De fem områder udgør samlet en bevilling på 251,2 mio. kr. EY har herudover analyseret potentialet ved øget anvendelse af robotics-teknologi på tværs af forvaltningens områder, hvormed den samlede analyserede bevilling udgør 387,4 mio. kr.

EY har udarbejdet otte effektiviseringsforslag på baggrund af de analyserede områder. EY vurderer, at der er et samlet effektiviseringspotentiale på 25,2-38,3 mio. kr. ved fuld indfasning efter tre år, hvilket fremgår at tabel 1. EY vurderer derudover, at der er potentialer forbundet med at arbejde videre med anbefalingerne på de øvrige områder, hvor der ikke er udarbejdet effektiviseringsforslag, herunder primært lønområdet, lokalplaner samt jord- og affaldsområdet.

Tabel 1. EY’s vurdering af effektiviseringspotentialer på analyseområderne ved fuld indfasning (2018 p/l)

Analyseområde

Bevilling i 2018 (netto, mio. kr.)

EY’s vurdering af effektiviserings-
potentialet (netto, mio. kr.)

EY’s vurdering af effektiviserings-
potentialets andel af bevilling (%)

P-kontrol

41,6

3,3-5,8

8-14 %

Økonomistyring, budget, regnskab og indkøb

58,0

4,1-5,7

7-10 %

HR-drift *

23,3

4,4-4,9

19-21 %

IT og digitalisering

64,0

1,0-1,5

1-2 %

Betjening af administrativ og politisk ledelse

64,3

5,4-6,1

8-9 %

Samlet for de fem områder

251,2

18,2-24,0

7-10 %

Robotics-teknologi på tværs af forvaltningen

136,2

7,0-14,3

5-10 %

I alt

387,4

25,2-38,3

7-10 %

* EY har vurderet HR-delen (23,3 mio. kr.) af bevillingen for HR og organisationsudvikling (51,5 mio. kr.).

Effektiviseringsforslagene er baseret på 2018-regnskabsdata, og forslagene er ikke korrigeret for budgetreduktioner i 2019, som kan reducere effektiviseringspotentialerne. Teknik- og Miljøforvaltningen har på baggrund af budgetudmøntningen for 2019 (TMU 19. november 2018) gennemført besparelser på administration svarende til 19,4 mio. kr. i 2020 og 20,4 mio. kr. årligt fra 2020 og frem, hvilket er uddybet i bilag 7.

Effektiviseringspotentialet udgør 7-10 % af den samlede bevilling på 387,4 mio. kr., som er genstand for effektiviseringskataloget, men kun 4-6 % af den samlede bevilling, som er genstand for analysen af forvaltningens omkostningseffektivitet. EY oplyser, at det identificerede effektiviseringspotentiale er normalt for en organisation som Teknik- og Miljøforvaltningen, ligesom niveauet svarer til, hvad EY normalt identificerer i deres budgetanalyser.

EY har identificeret effektiviseringspotentialet med følgende overordnede anbefalinger:

  • Udnyttelse af nye teknologier, fx robotics-teknologi på manuelle, administrative processer og nummerpladescanning på parkeringsområdet samt udvikling af en samlet strategi for at udnytte de betydelige digitale muligheder på teknik- og miljøområdet i de kommende år.
  • Højere grad af opgavesamling og mere effektive processer på de administrative støttefunktioner.
  • Fuld gevinstrealisering af allerede igangsatte initiativer, fx implementering af Kvantum.

De identificerede effektiviseringspotentialer er hovedsageligt fundet ved anvendelse af robotics-teknologi, hvor potentialet er 7,0-14,3 mio. kr., hvilket udgør 28-37 % af det samlede effektiviseringspotentiale. Forvaltningen har allerede erfaringer med robotics-teknologi og er i gang med at gennemføre effektiviseringer, herunder blev der i Overførselssagen 2018-2019 besluttet et investeringsforslag om automatisering af borgerhenvendelser i forvaltningen. EY’s analyse viser imidlertid, at potentialet er større.

De identificerede effektiviseringspotentialer er forbundet med usikkerhed og er ikke direkte realiserbare uden konkretiseringer og investeringer. EY vurderer, at ingen af forslagene har en ’Meget høj realiserbarhed’, og kun 16-19 % af potentialet har en ’Høj realiserbarhed’. De resterende 81-84 % af potentialet har en ’Middel realiserbarhed’, og dermed kræver hovedparten af forslagene investeringer og tager mindst tre år at realisere.

I rapporten tager EY også følgende forbehold: ”Potentialerne er naturligt behæftet med en række usikkerheder, herunder som følge af skønnede fordelinger af omkostninger i forbindelse med dataindsamlingen og antagelser anvendt i beregningerne.” EY har samtidig et forbehold vedrørende indfrielsen af effektiviseringspotentialerne: ”I visse tilfælde kan det være vanskeligt at høste gevinsterne budgetmæssigt, fx fordi gevinsterne er spredt tyndt ud i organisationen, hvorfor gevinsterne i praksis vil udmøntes i højere produktivitet eller kvalitet, blandt andet på økonomiområdet.”

Det identificerede effektiviseringspotentiale vedrører også takstområdet, hvor effektiviseringer vil blive udmøntet i reducerede takster. Det er derfor ikke hele effektiviseringspotentialet, som vil blive udmøntet på servicebevillingen.

Effektiviseringsforslagene og deres realiserbarhed er uddybet i bilag 5.

Forvaltningens tiltag til at indfri de identificerede effektiviseringspotentialer

Det er Teknik- og Miljøforvaltningens vurdering, at analysen peger på væsentlige effektiviseringspotentialer, som forvaltningen vil arbejde videre med at indfri. Forvaltningen vurderer dog også, at effektiviseringspotentialerne er forbundet med en række usikkerheder, som skal kvalificeres:

  • Halvdelen af det samlede effektiviseringspotentiale på 25,2-38,3 mio. kr. er beregnet ud fra EY’s erfaringsbaserede nøgletal, primært fra andre organisationer, frem for konkrete beregninger af observationer i forvaltningen. EY’s analyse er samtidig kun i begrænset omfang baseret på benchmark, der gør det muligt at vurdere omkostningseffektiviteten i forhold til sammenlignelige organisationer, fx kommuner, styrelser og de øvrige forvaltninger i Københavns Kommune.
  • Der er et stort spænd i EY’s identificerede effektiviseringspotentiale på 25,2-38,3 mio. kr., hvilket indikerer, at der er stor usikkerhed forbundet med forslagenes potentialer.
  • Der er et stort spænd i EY’s vurderede investeringsbehov på 16,3-24,4 mio. kr., hvilket indikerer, at der er stor usikkerhed forbundet med forslagenes implementering. Dette gør sig især gældende for forslaget om anvendelse af robotics-teknologi, hvor investeringsbehovet har et spænd på 11,4-18,9 mio. kr.
  • EY’s vurderer, at forvaltningen i løbet af tre år kan automatisere 76 processer med blandt andet robotocs-teknologi. På baggrund af forvaltningens erfaringer med automatiseringsløsninger vurderes denne tidshorisont som meget optimistisk.

Teknik- og Miljøforvaltningen vil igangsætte arbejdet med at kvalificere og indfri de identificerede potentialer og vil i den forbindelse iværksætte fem tiltag:

  1. Videreførelse af forvaltningens automatiseringsprogram, herunder robotics-teknologi
  2. Sikring af omkostningseffektiv og betryggende administration
  3. Analyse af forvaltningens konsulentudgifter
  4. Analyse af forvaltningens lønprincipper
  5. Optimering på parkeringsområdet

Forvaltningens fem tiltag til at indfri effektiviseringspotentialerne er uddybet i bilag 6.

Forvaltningen vil samtidig arbejde videre med EY’s anbefalinger på de områder, hvor der ikke er udarbejdet effektiviseringsforslag.

Orientering af Teknik- og Miljøforvaltningens MED-udvalg

Teknik- og Miljøforvaltningen har under gennemførelsen af budgetanalysens fase 2 orienteret forvaltningens MED-udvalg om EY’s metode, analysens fokus samt resultater. MED-udvalget inddrages i det videre arbejde med at sikre en omkostningseffektiv og betryggende administration. Herudover behandles alle forvaltningens effektiviseringscases i MED-udvalget forud for politisk behandling.

Økonomi

De økonomiske konsekvenser af de otte forslag i effektiviseringskataloget fremgår af tabel 2 og er uddybet i bilag 5. Effektiviseringsforslagenes økonomiske konsekvenser er beskrevet på baggrund af EY’s beregninger og er derfor ikke kvalificeret af Teknik- og Miljøforvaltningen.

Tabel 2. Økonomiske konsekvenser af effektiviseringsforslagene (2018 p/l)

1.000 kr. (2018 p/l)

EY’s vurdering af minimum effektiviserings-
potentiale

EY’s vurdering af maksimum effektiviserings-
potentiale

Samlet investering

16.300   

24.400

Årlig drift ved fuld finansiering

3.800

3.900

Fuld effekt af effektivisering (brutto)

-29.000  

-42.200    

Fuld effekt af effektivisering (netto)

-25.200    

-38.300    

Fuld indfasning

3 år

3 år

Tilbagebetalingstid

2 år

2 år

Forvaltningen vil i det videre arbejde kvalificere effektiviseringsforslagenes økonomiske konsekvenser, herunder investeringsbehovet for at indfri de identificerede effektiviseringspotentialer. Forvaltningen vil på denne baggrund udarbejde investeringsforslag til kommende overførselssager og budgetforhandlinger.

De identificerede effektiviseringspotentialer vil over en årrække både kunne bidrage til at frigive midler inden for Teknik- og Miljøudvalgets ramme og i nogen grad til at reducere takster. De frigivne midler kan blandt andet anvendes til at håndtere de årlige effektiviseringsmåltal og interne omprioriteringer som følge af ændrede rammevilkår, herunder forvaltningens budgetudfordringer i de kommende år.

Forvaltningen vil i det løbende arbejde med omstillingsstrategien omsætte og indfri de effektiviseringspotentialer, som EY har identificeret, og derudover afdække de områder, som EY ikke har vurderet.

Videre proces

Når Teknik- og Miljøudvalget har godkendt indstillingen, vil forvaltningen arbejde videre med at kvalificere og indfri de identificerede effektiviseringspotentialer. Forvaltningen vil til forhandlingerne om Budget 2020 have fokus på at udarbejde investeringsforslag vedrørende budgetanalysens fase 1. Investeringsforslagene vedrørende budgetanalysens fase 2 udarbejdes derfor til Overførselssagen 2019-2020 og de efterfølgende budgetforhandlinger og overførselssager. Teknik- og Miljøudvalget vil få forelagt de konkrete investeringsforslag forud for forhandlingerne.

Teknik- og Miljøudvalget vil halvårligt få forelagt en orientering om status på forvaltningens arbejde med EY’s anbefalinger i budgetanalysens fase 1 og 2, indtil forvaltningen har afsluttet samtlige igangsatte tiltag.

Forvaltningens proces- og tidsplan for at indfri effektiviseringspotentialerne er uddybet i bilag 6.

 

Michel Schilling

/Anna Schou Johansen

 

Beslutning

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 29. april 2019

Ernst & Young v/Jonas Groes og Richard Thorsen deltog under behandlingen af punktet.

Sagen blev sendt tilbage til forvaltningen med henblik på yderligere oplysninger.