11. Indstilling til Arrangementspuljens 2. runde, 2018 (2018-0182404)

Teknik- og Miljøudvalget skal tage stilling til anden uddeling af midler fra arrangementspuljen i 2018.

Sagsfremstilling

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,

  1. at tildelingen fra arrangementspuljens anden uddeling i 2018 sker som beskrevet i løsningsafsnittet.

Problemstilling

Arrangementspuljen er på 800.000 kr. årligt, der uddeles i to runder, hver på 400.000 kr.

Teknik- og Miljøudvalget vedtog den 29. marts 2016 de gældende retningslinjer for uddeling af midler fra arrangementspuljen, herunder, at midlerne bliver uddelt to gange om året (forår og efterår).

Teknik- og Miljøudvalget skal derfor med denne indstilling tage stilling til anden uddeling af midler fra arrangementspuljen, 2018. (Dette års første tildeling er vedlagt som bilag 5).

Udvalgets beslutning af 9. april 2018 om ændring af kriterier for puljen, hvor støtten gøres afhængig af, at vilkårene i arrangementstilladelsen overholdes, træder først i kraft fra 2019 og gælder dermed ikke dette års tildelinger fra arrangementspuljen.

Løsning

Indstillingen omfatter ansøgninger, som er modtaget fra 6. april 2018 til 1. juli 2018, hvor der var deadline for ansøgning til anden ansøgningsrunde. Desuden omfatter indstillingen ansøgninger, der blev indsendt i forbindelse med første ansøgningsrunde (1. januar 2018 til 5. april 2018), men som blev overført til anden ansøgningsrunde på grund af manglende dokumentation. Disse ansøgningsfrister fremgår af kommunens hjemmeside. Ansøgninger modtaget mellem 2. juli 2018 og 31. december 2018 afvises. Sagen om drøftelse af evt. nye kriterier for arrangementspuljen forelægges særskilt efterfølgende, og skal ses isoleret fra denne sag, da nye kriterier tidligst kan have virkning på ansøgninger fra 2019.

Der er behandlet i alt 22 ansøgninger i denne runde:

  • 7 ansøgninger indstilles til støtte
  • 7 ansøgninger indstilles til afslag
  • 1 ansøgning er blevet trukket tilbage af ansøger
  • 7 ansøgninger er blevet afvist af forvaltningen: 4 ansøgere indsendte ikke dokumentation inden fristens udløb, 1 ansøger søgte om refusion af udgifter, som ikke kan dækkes af puljen, 1 ansøger søgte om støtte, der ikke var forenelig med kommunalfuldmagten, og 1 ansøger søgte efter ansøgningsfristens udløb.

For ansøgninger vurderet efter de gældende retningslinjer gælder, at de er blevet vurderet på tre parametre – størrelse, åbenhed og geografisk spredning – og har fået tildelt point i overensstemmelse med det ratingsystem, som Teknik- og Miljøudvalget vedtog den 29. marts 2016. Parameteret om geografisk spredning er blevet opdateret med opdelingen af Vesterbro og Kgs. Enghave Lokaludvalgsområder, som det blev besluttet i Teknik- og Miljøudvalget den 24. april 2017. Ratingsystemet er beskrevet i bilag 2.

Det politiske råderum i de gældende retningslinjer for uddeling af midler fra arrangementspuljen beskrives i bilag 3. Ved fastsættelse af beløbenes størrelse har forvaltningen lagt vægt på, at de ansøgninger, som opfylder flest kriterier for tildelingen, også er dem, som prioriteres i forhold til at opnå tilnærmelsesvis fuld støtte. Minimumsratingen er seks point. Ansøgninger med en rating under seks point kommer ikke i betragtning til støtte.

Modtagne ansøgninger og forvaltningens forslag til støtte

Forvaltningen kan kun uddele midler til udgifter af praktisk karakter, som fx sceneleje, renhold, hegn, midlertidige cykelstativer mv. De omkostninger, der ydes støtte til, er beskrevet i bilag 2. Det ansøgte beløb indeholder ofte udgifter, som arrangementspuljen ikke kan yde støtte til.

  • 3 ansøgninger fik 9 point og indstilles derfor til at modtage kr. 80.000 i støtte.
  • 1 ansøgning fik 7 point og indstilles derfor til at modtage kr. 55.000 i støtte.
  • 3 ansøgninger fik 6 point og indstilles derfor til at modtage kr. 35.000 i støtte.

Indstillingen til tildeling følger princippet om, at ansøgninger til arrangementer, der tildeles højere point indstilles til flere penge end ansøgninger til arrangementer, der tildeles lavere point.

Ud fra puljens størrelse (400.000 kr. i 2. halvår 2018) udbetales maksimalt 100.000 kr. og minimum 10.000 kr. pr ansøgte arrangement. Forvaltningen har for 2. halvår modtaget støtteberettigede ansøgninger for et væsentlig større beløb end der er i puljen. De ansøgninger, der opfylder flest kriterier, får den højeste prioritering og tildeles flest penge, 9 point: maksimalt 80.000, 7 point: maksimalt 55.000 og 6 point: maksimalt 35.000. Såfremt det indenfor retningslinjerne er muligt, har forvaltningen desuden lagt vægt på, at alle støtteberettigede ansøgninger får del i puljen.

Der er ikke faste kriterier for, hvilke spring der skal være imellem de forskellige arrangementer eller pointbedømmelser – bortset fra maksimalt 100.000 og som udgangspunkt ikke under 10.000 (medmindre der ikke kan gives mere til det konkrete arrangement). Praksis har, siden pointsystemet blev vedtaget i 2016, været at tilgodese flest muligt, samtidig med, at ansøgere med flest point får det største beløb, og ansøgere med det samme antal point får det samme beløb.

Der uddeles i alt 400.000 kr. i anden uddeling, idet de første 400.000 kr. er uddelt i første runde. Det kan endnu ikke siges, om alle støttemidler bliver udbetalt, da det forudsætter, at ansøgere har indsendt og fået godkendt regnskab for afholdte støtteberettigede udgifter i henhold til ansøgningen, hvilket sker løbende hen over efteråret. Tildelte midler, hvor ansøger ikke indsender et godkendt regnskab, vil som udgangspunkt ikke kunne nå at indgå i anden runde. Uforbrugte midler for 2. runde må ikke overføres til et nyt år, og vil i stedet for føres tilbage i kommunekassen.

Tabel 1: Indstillet til støtte:

Ansøgningerne Copenhagen Yogafestival og Dansk Vegetarisk Forening, er begge overført fra 1. runde, da forvaltningen vurderede, at det ikke var klart, hvordan samarbejdet mellem de to afspejlede sig i fordelingen af udgifter. Ansøgerne har efterfølgende redegjort herfor.

Tabel 2: Indstillet til afslag:

Tabel 3: Trukket tilbage af ansøger:

Økonomi

Teknik- og Miljøforvaltningen fordeler med denne indstilling de resterende 400.000 kr. af puljens 800.000 kr.

Videre proces

Når indstillingen er godkendt, vil forvaltningen give alle ansøgere besked om hhv. tildeling af støtte eller afslag.

Eventuelle senere indkomne ansøgninger om støtte fra puljen i 2018 vil blive afvist med henvisning til, at der ikke resterer flere midler i puljen til fordeling i år. Ansøgere vil blive oplyst om, at de kan søge igen i 2019.

Pernille Andersen

                           / Pia Holm Nielsen

Beslutning

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 17. september 2018

Indstillingen blev godkendt med otte stemmer mod to. Ingen undlod at stemme.

For stemte: A, B, F, O, Ø og Å.
Imod stemte: C og I.

Socialdemokratiet og Enhedslisten afgav følgende protokolbemærkning:
”Partierne ønsker et fremtidigt pointsystem der sikrer at små lokale non-profit arrangementer der giver noget tilbage til bydelen, får pengene.”