8. Nedlukning af det digitale ansøgningssystem AMES (2015-0257667)

Dette dagsordenspunkt orienterer om udfasningen af lokaludvalgenes digitale ansøgningssystem AMES.   

Tidligere beslutninger

I forbindelse med revidering af lokaludvalgene i 2011, blev der taget en politisk beslutning om at indføre et digitalt ansøgningssystem til behandling af ansøgninger til lokaludvalgspuljerne i Københavns Kommune. I 2013 blev Center for Sikker By, Økonomiforvaltningen, klar med en digital løsning for puljeansøgningsskemaer, som skulle benyttes i alle lokaludvalg. Siden primo 2014 har Kgs. Enghave Lokaludvalg kørt med den digitale løsning AMES projektbank, som andre kommunale puljer også har benyttet.

Sagsfremstilling

Indstilling og beslutning

Formanden indstiller;

1. at Lokaludvalget tager orienteringen om at AMES nedlægges til efterretning.

Problemstilling

Der er blevet foretaget en administrativ beslutning i Borgerrepræsentationssekretariatets ledelse om, at udfase AMES projektbank ultimo 2015. Det sker på baggrund af, at systemet udgør for stor en datasikkerhedsrisiko i forhold til fortrolige oplysninger i ansøgningerne.

Beslutningen om at udfase brugen af AMES projektbank omfatter adgang til alt eksisterende materiale i AMES projektbank.

Der udvikles en midlertidig løsning med en pdf-ansøgnings- samt evalueringsskema til overgangsfasen, indtil der er et nyt digitalt system. Hvilket digitalt system der skal anvendes, er endnu ikke besluttet. 

Lokaludvalgssekretariatet er, sammen med de andre lokaludvalg, der stadig bruger AMES projektbank, i færd med at udvikle en kommunikationsplan, ansøgnings- og evalueringsdokumenter og hvordan arbejdet organiseres omkring puljeadministrationen i den mellemliggende periode ind til vi igen har adgang til et digitalt ansøgningssystem.

Løsning

Lokaludvalget tager orienteringen til efterretning.

Økonomi

Der er ikke økonomiske konsekvenser forbundet med orienteringen.

Videre proces

Når der er nyt omkring det nye digitale ansøgningsskema, bliver lokaludvalget orienteret.

Beslutning

Lokaludvalget tog orienteringen til efterretning.