3. Forslag til ny ramme for kommunens københavnerinddragelse (2019-0137247)

Gruppeformandskredsen skal behandle forslag til, hvordan Københavns Kommune som helhed kan opnå en mere ambitiøs og mangfoldig københavnerinddragelse omkring byens drift og udvikling.

Sagsfremstilling

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller,

  1. at gruppeformandskredsen godkender, at forslag til en ny ramme for en styrket og mere mangfoldig københavnerinddragelse indgår i budgetforhandlingerne for budget 2020.

Problemstilling

Gruppeformandskredsen drøftede på møde d. 22. juni 2018 behovet for en revitalisering af kommunens københavnerinddragelse, så kommunen som helhed kan opnå en endnu bedre og bredere københavnerinddragelse omkring driften og udviklingen af København. På baggrund af drøftelsen besluttede kredsen, at Økonomiforvaltningen, med inddragelse af fagforvaltninger, lokaludvalg og københavnere, skulle udarbejde forslag til, hvordan det kan realiseres.

Arbejdet med Mangfoldig og fokuseret københavnerinddragelse (MFK) har været forankret i Borgerrepræsentationens Sekretariat (BR-sekr.) med løbende inddragelse af Sammen om Byen (SOB) – kommunens tværgående forvaltningssamarbejde om københavnerdialog. BR-sekr. har modtaget input fra de 7 forvaltninger, de 12 lokaludvalg og over 10.000 københavnere via seks inddragelsesaktiviteter, afholdt i perioden d. 21. november 2018 til d. 2. maj 2019. Proces og hovedresultater på tværs af de seks inddragelsesaktiviteter er nærmere beskrevet i bilag 1, mens seks rapporter vedrørende de enkelte aktiviteter fremgår af bilag 2-7.

Gruppeformandskredsen skal med denne indstilling tage stilling til en samlet ramme for kommunens fremtidige københavnerinddragelse, som består af tre delelementer: 1) et nyt og overordnet formål med kommunens københavnerinddragelse, 2) en initiativpakke af seks initiativer rettet mod københavnerne og 3) en intern indsats for øget fokus, faglighed og samarbejde om københavnerinddragelse på tværs af kommunen.

Initiativpakken er forvaltningens forslag til en række initiativer, der vurderes at kunne imødekomme en bred vifte af behov for at opnå en mere mangfoldig københavnerinddragelse. Gruppeformandskredsen kan fravælge initiativer, som er foreslået i initiativpakken, ligesom det er muligt at tilvælge andre initiativer fra Initiativkataloget i bilag 8. En budgetoversigt over initiativerne i Initiativkataloget fremgår af bilag 9.

Løsning

Arbejdet med Mangfoldig og fokuseret københavnerinddragelse har resulteret i et forslag til en ny ramme for en mere ambitiøs, helhedsorienteret og mangfoldig københavnerinddragelse, som skal revitalisere kommunens københavnerinddragelse under hensyntagen til en relativt begrænset økonomisk ramme. Tre overordnede indsatser skal styrke kommunens arbejde og imødekomme københavnernes gennemgående efterspørgsler ift. bedre københavnerinddragelse:

1) Formål og fem principper

2) Initiativpakke af seks initiativer

3) Øget fokus og faglighed

Forslag til ny ramme for københavnerinddragelse

Formålet med den nye ramme er dels at styrke kommunens interne fokus, samarbejde og faglighed omkring tilrettelæggelse af bedre københavnerinddragelsesprocesser. Dels at give københavnerne nye muligheder og markant bedre forudsætninger for dialog og inddragelse via initiativpakken. De tre indsatser er beskrevet nærmere i det følgende.

 

1. Formål og fem principper

Kommunens fremtidige ramme for københavnerinddragelse indeholder en overordnet beskrivelse af formålet med københavnerinddragelse. Den skal sikre en intern fælles retning for københavnerinddragelse og resultere i, at kommunen bliver mere tydelig omkring formålet med dialogen overfor københavnerne. Formålet lyder:

 ”Københavns Kommune er i dialog og samarbejder med københavnerne om driften og udviklingen af København, fordi det styrker demokratiet, giver fællesskab og skaber målrettede løsninger af høj kvalitet for København og københavnerne”

De overordnede værdier, som er beskrevet i formålet, kan foldes ud i de enkelte forvaltninger og suppleres af kommunens fem principper for københavnerdialog, så de kan operationaliseres i overensstemmelse med fagudvalgenes og decentrale enheders opgaveporteføljer samt enkeltstående inddragelsesprocesser. De fem principper for københavnerinddragelse (bilag 10) blev besluttet af Borgerrepræsentationen d. 28. januar 2016. De påpeger, at inddragelse er en kerneopgave i kommunens drift og udviklingsopgaver, og at dialog og inddragelse skal foregå tidligt, tydeligt, mangfoldigt og engagerende overfor københavnerne. Principperne vurderes fortsat at være retvisende og aktuelle i forhold til de behov, som københavnerne, lokaludvalgene og forvaltningerne har rejst i forbindelse med MFK-indsatsen.

 

2. Initiativpakke af seks initiativer

Der foreligger en række idéer til initiativer rettet mod københavnerne, som på forskellig vis imødekommer de behov, der er identificeret i inddragelsesprocessen, og som alle er uddybet i Initiativkataloget i bilag 8. Med nedenstående pakke af seks konkrete initiativer, som foreslås iværksat fra 2020, vurderer forvaltningen, at kommunen kan skabe den største værdi for københavnerinddragelsen.

Initiativerne kan imødekomme københavnernes efterspørgsel efter, at kommunen bliver bedre til at: synliggøre eksisterende muligheder for dialog og inddragelse, videndele om byen, tilbyde direkte dialog med politikere og embedsværk, tilbyde rådgivning til københavnerdrevne initiativer, foretage mere repræsentative digitale undersøgelser og eksperimentere med nye inddragelsesmetoder:

  1. Synlighed og overblik over indgange og initiativer: Eksisterende veje og aktiviteter til dialog, inddragelse og samarbejde skal synliggøres via; online kalender, der viser aktuelle københavnerinddragelsesmøder; samt velkomstbrev til nytilflyttede københavnere. Budget: 250.000 kr.

     

  2. Åbent rådhus: Årligt folkeligt arrangement, hvor københavnerne inviteres ind på rådhuset for at møde politikere og embedsfolk omkring aktuelle emner. Budget: 380.000 kr.

     

  3. Københavnertalks: 4 årlige faglige arrangementer om specifikke emner, hvor kommunens politikere og embedsfolk med unik viden på et område går i dialog med københavnere og evt. eksperter. Budget: 100.000 kr.

     

  4. 1:1 Københavnerrådgivningen: Mulighed for at københavnere kan få 1:1 sparring omkring egne ikke-kommercielle projekter ift. overordnede rammer og puljer i København og potentielle samarbejdspartnere. Budget: 650.000 kr.

     

  5. Bedre brug af borgerpaneler: Styrkelse af kommunens centrale borgerpanel, der pt. har ca. 3.000 medlemmer, så medlemstallet øges markant med henblik på at kunne nå ud til flere københavnere og lave repræsentative surveys. Herunder skal der arbejdes på et, så vidt muligt, styrket samarbejde omkring lokaludvalgenes borgerpaneler. Budget: 650.000 kr.

     

  6. Pulje til innovativ københavnerinddragelse: Oprettelse af pulje, hvor forvaltningerne kan søge øremærkede midler til at eksperimentere med nye københavnerinddragelsesmetoder, herunder f.eks. nogle af de øvrige initiativer i Initiativkataloget. Det kunne være nye metoder til at debattere større visioner byen eller nå en bredere, mere repræsentativ eller særlig vanskelig gruppe af københavnere. Erfaringerne skal efterfølgende kunne anvendes af flere forvaltninger. Budget: 3 mio. kr.

 

3. Øget fokus og faglighed

Hvis kommunen skal lykkes med en mere ambitiøs københavnerinddragelse, er der et grundlæggende behov for øget fokus, faglighed, videndeling og samarbejde på det organisatoriske plan blandt forvaltninger og mellem relevante decentrale enheder, som f.eks. lokaludvalg, områdefornyelser, kulturenheder og International House. Det skal ske ved:

  • Organisatorisk forankring og ledelsesfokus

Opgaven, Øget fokus og faglighed, forankres i det eksisterende Sammen om Byen med relevante medarbejderrepræsentanter fra alle forvaltninger og lokaludvalgssekretariater. Der tilknyttes en styregruppe med ledelsesmæssig forankring i kredsen af administrerende direktører, for at sikre alle forvaltningernes bidrag til samarbejdet. Det foreslås, at Økonomiforvaltningen varetager tovholderfunktionen for SOB, som det har været tilfældet hidtil.

Københavnerinddragelse skal være en obligatorisk del af kommunens strategiske ledelseskursus med reference til Ledelseskommissionens anbefalinger om at sætte borgeren i centrum i styrkelsen af kvaliteten af offentlig ledelse. Ledelsen skal sikre, at medarbejderne efterlever formålet med københavnerinddragelse i det daglige arbejde og at københavnere indtænkes som aktive parter i opgaveløsningen.

  • Faglighed, videndeling og samarbejde

SOB får ansvar for, via en årlig medarbejderkonference og 3-4 årlige inspirationsmøder, at folde formål, principper og erfaringer ud omkring københavnerinddragelse samt sikre relevans på tværs af forvaltningernes centrale og decentrale medarbejdere. Der skal lægges særlig vægt på at styrke faglighed, samarbejde og metoder til inddragelse af de svære målgrupper og på metoder til tilrettelæggelse af tidlig, tydelig og reel inddragelse, som har været efterspurgt af både forvaltninger og københavnere. SOB skal følge erfaringerne med Sundheds- og Omsorgsforvaltningens God Idé-portal og bistå med løsninger på et samarbejde omkring håndtering af de københavneridéer, der går på tværs af forvaltningerne. SOB skal endvidere sikre; at hver forvaltning udpeger en københavnerinddragelsesansvarlig, som kan guide medarbejdere fra øvrige forvaltninger og lokaludvalgssekretariater til relevant viden og samarbejde i egen forvaltning; udarbejdelse af relevante guidelines for medarbejdere samt koordinering af faglige kurser som del af den almindelige kompetenceudvikling.

Det samlede forslag til en ny ramme for københavnerinddragelse danner en fælles ramme for hele kommunens arbejde med en bedre og mere mangfoldig københavnerinddragelse, mens den konkrete udmøntning af formål og principper skal ske i de enkelte fag- og lokaludvalg i overensstemmelse med udvalgenes opgaveporteføljer.

Kampagne om den nye ramme for Københavnerinddragelse

Økonomiforvaltningen vil i løbet af foråret 2020, og i samarbejde med Sammen om Byen, gennemføre en københavnerkampagne på de sociale medier om den samlede indsats for københavnerinddragelse, og hvilke initiativer, der vil få betydning for københavnerne. Formålet er at orientere københavnerne om resultatet af inddragelsesfasen og gøre opmærksom på de nye muligheder for dialog og inddragelse.

Økonomi

Med godkendelse af indstillingen, beslutter gruppeformandskredsen at initiativpakken på i alt 5.030.000 kr., heraf 3 mio. kr. til oprettelse af en pulje til innovativ københavnerinddragelse, indgår i budgetforhandlingerne for budget 2020. Midlerne på i alt 5.030.000 kr. afsættes varigt fra budget 2020 og frem.

Det forudsættes endvidere, at alle forvaltninger bidrager med de fornødne ressourcer til realisering af indsatsen: Øget fokus og faglighed, herunder til planlægning og koordinering med de medarbejdere, der skal stå for implementering af de initiativer, som Borgerrepræsentationen endeligt beslutter i initiativpakken.

Kampagne om den ny ramme for Københavnerinddragelse finansieres inden for Økonomiforvaltningens egen driftsramme.

Videre proces

Såfremt gruppeformandskredsen godkender indstillingen og beslutter, at forslag til en ny ramme for kommunens københavnerinddragelse indgår i budgetforhandlingerne for budget 2020, udarbejder Økonomiforvaltningen et samlet budgetnotat til brug for budgetforhandlingerne for budget 2020.

Hvis der afsættes midler til en initiativpakke i budget 2020, vil Økonomiforvaltningen, efter vedtagelsen af budget 2020, forelægge gruppeformandskredsens indstilling for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen om en ny ramme for kommunens københavnerinddragelse med udmøntning af de i budget 2020 afsatte midler til initiativpakken.

Såfremt der ikke i budget 2020 afsættes midler til en initiativpakke vil Økonomiforvaltningen forelægge en indstilling til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen om en ny ramme for kommunens københavnerinddragelse med iværksættelse af de to øvrige indsatser: Formål og fem principper og Øget fokus og faglighed.

Proces for udarbejdelse af forslag til tilpasning af lokaludvalgenes struktur og opgaver.

Som besluttet på gruppeformandskredsens møde d. 24. august 2018 skal kredsen, afledt af arbejdet med MFK, beslutte særskilt proces for udarbejdelse af forslag til tilpasning af lokaludvalgenes struktur og opgaver.

 

Beslutning

Gruppeformandskredsens beslutning i mødet den 23. august 2019

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.

 

Gruppeformandskredsen pålagde Økonomiforvaltningen til gruppeformandskredsens møde den 22. november2019 at udarbejde forslag til proces for gruppeformandskredsens arbejde med lokaludvalgenes struktur og opgaver.