9. Status på booking af offentlige faciliteter (2018-0058461)

Folkeoplysningsudvalget orienteres om den aktuelle situation i arbejdet med booking af offentlige faciliteter.

Sagsfremstilling

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

  1. at Folkeoplysningsudvalget tager orienteringen om fremdrift i arbejdet med booking til efterretning, og
  2. at Folkeoplysningsudvalget udpeger to medlemmer fra voksenundervisningsområdet og to medlemmer fra det frivillige folkeoplysende foreningsområde til en referencegruppe, der skal følge forvaltningens arbejde.

Problemstilling

Forvaltningen foreslog Folkeoplysningsudvalget fire indsatsområder på udvalgets møde den 4. december 2017:

  1. Serviceaftale for ADK-systemer (Automatisk dørkontrol).
  2. Afskaffelse af telefontid med henblik på at frigøre ressourcer til behandling af klager og besvarelse af spørgsmål.
  3. Nyt bookingsystem.
  4. Ansættelse af en projektmedarbejder til udmøntning af Forenings- og Aftenskolepakken.

Folkeoplysningsudvalget besluttede herudover på mødet, at der skulle afsættes midler til ansættelse af to administrative medarbejdere, der skal medvirke til at løse problemer vedrørende lokalebooking og adgangsforhold i byens faciliteter.

Folkeoplysningsudvalget besluttede endelig, at status på bookingsituationen skulle være et fast punkt på udvalgets møder i 2018.

Løsning

Bookingteamet (tidligere lokaleudlån) blev, som følge af en intern organisationsændring, flyttet til afdelingen Folkeoplysning og Tilskud i januar 2018.

Bookingteamets normering er 3½ stilling. I 2016-17 er flere mangeårige medarbejdere holdt op eller har været på orlov. I denne proces har der desuden været tre medarbejdere, der har valgt at afslutte deres ansættelser efter kort tid. Teamet har derfor været udfordret af begrænsede ressourcer og har skullet ”starte forfra”.

Det er derfor aftalt med de tilbageværende medarbejdere, at teamet rekonstrueres, skifter navn til Bookingteamet, og at en koncentreret indsats for kompetenceudvikling, reorganisering og stabilisering er indledt.

De to stillinger, som Folkeoplysningsudvalget bevilgede i december 2017, har været slået op med ansøgningsfrist den 23. februar 2018. Der er modtaget 127 ansøgninger, og ansættelsesprocessen er i gang.

Så snart ansættelsesprocessen er afsluttet, iværksættes introduktions- og uddannelsesforløb for alle medarbejdere med henblik på at rekonstruere og konsolidere teamet.

Serviceaftale

Der er indledt forhandlinger med firmaet Høyrup Clemmensen om en serviceaftale. Kontrakten forventes på plads i løbet af marts 2018.

Serviceaftalen indebærer, udover systematisk service,  at en meget tiltrængt gennemgang og opdatering af samtlige faciliteter med ADK iværksættes med henblik på at sikre, reparere og udskifte dørlåse, der ikke fungerer.

En del af de oversigtskort og den viden, der er om de enkelte skoler, er ikke blevet opdateret efter de omfattende skolerenoveringer, der har været i Københavns Kommune de senere år. Det undersøges for tiden, hvordan og hvornår et nyt opdateringsarbejde kan iværksættes, således at både Rådhusvagtens (som rykker ud ved fejl og alarmer), skolernes og Bookingteamets service til foreninger og borgere kan optimeres.

Det er ligeledes aftalt med Høyrup Clemmensen, at de bidrager til et kommende oplærings- og kompetenceudviklingsforløb for medarbejderne i Bookingteamet med henblik på at kunne forbedre den fælles service til brugerne.

Telefontid

Bookingteamet har fortsat telefontid for henvendelser, som ikke kan løses af Kontaktcentret.

I løbet af foråret 2018 vil forvaltningen sørge for en forbedring af Kontaktcentrets muligheder for at servicere foreninger og borgere, og der vil blive etableret bedre information til foreningerne om hvem, der kan hjælpe med hvad.

Der er behov for en mere systematisk tilgang til behandling af henvendelser. En sådan vil blive udviklet i forbindelse med indfasningen af det nye bookingsystem.

Nyt Bookingsystem

Arbejdet med Br:nd-systemet går efter planen. Interbook lukker i marts 2018, og data fra systemet indlæses både i det nye system og i en database, som Bookingteamet kan arbejde i i overgangsfasen, til det nye system er fuldt indfaset i august 2018.

Alle foreningstider er forlænget til 2019, og ansøgningsfristerne for nye bookinger bliver 1. februar 2019 (indendørs) og 1. september 2019 (udendørs).

Forvaltningen forventer, at der vil være en del arbejde med at kvalitetssikre data i det nye system, ligesom det må forventes, at der skal anvendes ressourcer på at introducere systemet for såvel brugere som medarbejdere.

Der planlægges derfor uddannelsesforløb for medarbejderne og workshops for brugerne op til de kommende ansøgningsfrister.

Forvaltningen kommunikerer til brugerne om forandringerne gennem nyhedsbreve og direkte mails til foreninger og faciliteter. Der bliver behov for en intensiveret kommunikation i det kommende år for at sikre en så serviceorienteret overgang som muligt. Forvaltningen vil derfor vende tilbage med en strategi- og kommunikationsplan på et senere møde.

Samarbejde med skoler

Forvaltningen har konstateret, at samarbejdet med Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) ikke er udmøntet i en konkret samarbejdsaftale, hvilket ofte giver anledning til misforståelser. Forvaltningen vil derfor tage initiativ til, at der indgås en konkret aftale om fordeling af skole- og foreningstider, samt at det aftales at holde en kontinuerlig kontakt for at skabe en bedre udnyttelse og fleksibilitet for såvel skoler som foreninger.

Der er desuden behov for i højere grad at informere skolerne om rammer og retningslinjer for det folkeoplysende arbejde for derved at skabe en bedre forståelse for foreningernes behov og brug af faciliteterne.

Samarbejde med foreninger og aftenskoler

Overgangen til nyt bookingsystem er en god anledning til at forny og udvikle samarbejdet mellem forvaltning og foreninger og aftenskoler. Forvaltningen vil lægge op til samarbejde med foreninger og aftenskoler om implementering af systemet, og forvaltningen vil også bruge samarbejdet til at skabe en gensidig forventningsafstemning og afklaring af foreningernes og aftenskolernes aktuelle behov og ønsker.

Forvaltningen foreslår i denne sammenhæng, at der nedsættes en referencegruppe med deltagelse fra forenings- og aftenskolelivet.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Forvaltningen fortsætter arbejdet med genopretning af Booking-teamet, indgåelse af serviceaftale og en samarbejdsaftale med BUF om deling og brug af fælles faciliteter. Oplæg til samarbejdsaftalen vil blive forelagt Folkeoplysningsudvalget til godkendelse.

 

Mads Kamp Hansen

                                   /Marianne Kruckow

Beslutning

Folkeoplysningsudvalgets beslutning på mødet den 6. marts 2018:

Indstillingen blev godkendt.

Udvalget udpegede Kåre Emtoft, Torben Engberg, Søren Hemmingshøj og Viggo Brøndegaard til referencegruppen, der følger forvaltningens arbejde.