6. Revision af Københavns Kommunes ejerskabspolitik med fokus på repræsentationen i selskaber, nævn m.v. (2017-0120442)

Borgerrepræsentationen skal tage stilling til forslag om styrkelse af Københavns Kommunes ejerskabspolitik med fokus på repræsentationen i selskaber, nævn m.v. med nedenfor nævnte indsatser efter 1. januar 2018

Sagsfremstilling

Indstilling

Indstilling om,

  1. at det godkendes, at for hvert relevant selskab, nævn m.v. som Københavns Kommune er repræsenteret i, udarbejdes der af den forvaltning, hvor hvervet er forankret - så vidt muligt i samarbejde med selskabet m.v. - en kortfattet beskrivelse af arbejdet i bestyrelsen m.v., herunder arbejdsopgaver, forventet tidsforbrug og politisk vedtagne forventninger til kommunens udpegede medlem,
  2. at det godkendes, at det henstilles til Københavns Kommunes repræsentanter i relevante selskaber, nævn m.v., at de arbejder for, at bestyrelserne m.v. foretager en årlig selvevaluering,
  3. at det godkendes, at det henstilles til Københavns Kommunes repræsentanter i relevante selskaber, nævn m.v., at de på et møde i bestyrelsen m.v. i 2018 stiller forslag om årlig afrapportering vedrørende Københavns Kommunes repræsentants deltagelse i hvervet.

(Økonomiudvalget)

Problemstilling

I forlængelse af ønsket om en mere effektiv offentlig og privat sektor har der igennem de seneste ca. 10 år været et kontinuerligt fokus på god ledelse af selskaber med offentligt, herunder kommunalt, og privat ejerskab.  

Et vigtigt element i ejerskabsudøvelsen er, at ejerne agerer som en aktiv ejer og i dialog med bestyrelserne opstiller klare mål og forventninger til selskaberne og deres resultater, således at selskaberne drives effektivt og professionelt og at selskabernes formål – at varetage selskabernes interesser som fastsat af ejerne – opfyldes bedst muligt.

En række kodeks for god selskabsledelse bidrager med anbefalinger til at varetage ejerskabet. Heri peges på det centrale i, at det understøttes, at bestyrelsen er velfungerende og besidder de nødvendige kompetencer med henblik på, at selskaberne drives bedst muligt. Samtidig bør medlemmerne have den tilstrækkelige tid til bestyrelsesarbejdet og være fleksible herunder i forhold til uforudsete hændelser i selskabet eller bestyrelsen. Også hensynet til det enkelte udpegede medlem tilsiger dette, idet et medlem risikerer at ifalde erstatningsansvar, hvis hvervet ikke varetages korrekt.

Løsning

Baggrund

Inden det kommende kommunalvalg har Økonomiforvaltningen derfor besluttet at vurdere, om der er behov for at revidere kommunens gældende ejerskabspolitik med særligt fokus på kommunens repræsentation i selskabsbestyrelser m.v.

Københavns Kommune fik sin første politik for aktivt ejerskab i 2005. I 2013 (Borgerrepræsentationens møde den 10. oktober 2013, dagsordenspunkt 4) vedtog Borgerrepræsentationen den nuværende politik, og den 30. april 2015 (Borgerrepræsentationens møde den 30. april 2015, dagsordenspunkt 8) vedtog Borgerrepræsentationen at styrke den strategiske indsats overfor Københavns Kommunes 9 større selskaber.

Københavns Kommunes repræsentation i selskaber, nævn m.v.

Københavns Kommune udpeger pt. til 187 hverv i kapitalselskaber, interessentskaber, herunder kommunale fællesskaber (såkaldte § 60 – selskaber), kommunens egne udvalg, råd og nævn, fonde, foreninger og komiteer.

Ifølge kommunens ejerskabspolitik skal der op til konstitueringen tages stilling til Københavns Kommunes fremtidige repræsentation i selskaber, nævn, organisationer m.v.

Borgerrepræsentationen godkendte således den 12. oktober 2017 (Borgerrepræsentationens møde den 12. oktober 2017, dagsordenspunkt 4) på baggrund af anbefaling fra fagudvalg og Økonomiudvalget indstilling for valgperioden 2018-2021, hvorefter kommunens fremtidige repræsentation reduceres med 4 hverv til 183 hverv.

Styrkelse af Københavns Kommunes ejerskabspolitik

Økonomiforvaltningen har på baggrund af blandt andet en gennemgang af relevante kodeks for god selskabsledelse siden 2011 udarbejdet en analyse med en række anbefalinger til styrkelse af kommunens aktive ejerskab med fokus på repræsentationen i selskabsbestyrelser m.v., jf. bilag 1.

Analysens hovedanbefalinger er:

  • At der for hvert relevant selskab, nævn m.v. – i samarbejde mellem selskab, nævn mv. og den forvaltning, hvori hvervet er forankret - udarbejdes en kortfattet beskrivelse af arbejdet i bestyrelsen m.v., der omfatter arbejdsopgaver, forventet tidsforbrug og politisk vedtagne forventninger til kommunens udpegede medlem. Den forvaltning, hvor hvervet er forankret, vurderer, hvilke selskaber, nævn m.v. der er relevante, men i vurderingen kan bl.a. indgå, om Københavns Kommune er ejer, og om kommunen har større værdier eller interesser i selskabet, nævnet m.v. 

  • At udpegningen af Københavns Kommunes bestyrelsesmedlemmer i de 9 større selskaber sker på baggrund af anbefalingerne i rapportens bilag 1.5 (FORTROLIG).

  • At der ved stiftelse af nye selskaber, nævn m.v. tilstræbes en mindre og effektiv bestyrelse m.v. på 4-6 generalforsamlingsvalgte medlemmer e.lign. og at eksisterende bestyrelser m.v. ikke udvides, især ikke hvis antallet af medlemmer allerede overstiger dette antal.

Analysens øvrige anbefalinger er, at:

  • Der så vidt muligt sker en afbalanceret sammensætning af køn i bestyrelser m.v. for så vidt angår de hverv Københavns Kommunes udpeger til.

  • Kommunen generelt bør arbejde for, at det i vedtægter for selskaber, nævn m.v. bestemmes, at valg af formand for bestyrelse m.v. sker på generalforsamlingen e.lign. forum.

  • Kommunen generelt bør arbejde for, at det i vedtægter for selskaber, nævn m.v. bestemmes, at valg af bestyrelse m.v. følger den kommunale valgperiode.

  • Det med henblik på at sikre, at Københavns Kommune varetager sine interesser bedst muligt, kan overvejes at arbejde for,

  • at de bestyrelser m.v. som Københavns Kommune er repræsenteret i, foretager en selvevaluering, som offentliggøres, og som omfatter bestyrelsens kompetencer, bestyrelsesformandens evne til at lede arbejdet i bestyrelsen, bestyrelsens arbejdsgange og samarbejde, herunder deltagelse i bestyrelsesmøder samt samarbejde med direktionen
  • at selskaber, nævn m.v., som Københavns Kommune er repræsenteret i, årligt skal rapportere om Københavns Kommunes repræsentants deltagelse i hvervene
  • at hvis oplysningerne indhentes, foreslås der forelagt en årlig rapport til Borgerrepræsentationen om interessevaretagelsen.
  • Der med henblik på at højne forudsætninger for at varetage arbejdet i bestyrelsen m.v. afholdes såvel internt kursus/intromøde som eksternt (skræddersyet) uddannelse/ kursus.

  • Forvaltningerne, hvor hvervet er forankret, pålægges at afholde møde med bestyrelsesmedlemmer m.v. på baggrund af faktaark om hvervene for at forberede de udpegede så godt som muligt.

  • Med respekt for det sædvanlige ledelseshierarki i selskaber pålægges forvaltningen, hvori hvervet er forankret, at gennemgå selskabets, nævnets m.v. vedtægter med henblik at vurdere, om der er konkrete hensyn/krav, f.eks. om forvaltningsrevision af regnskabet, der skal søges optaget i vedtægter eller indgå i ejeraftale, således at ejerne får pligt til at gennemtvinge kravet på generalforsamlinger.

  • Borgerrepræsentationens Sekretariat og Kontoret for Selskaber og Aktivstrategi foretager en revision og opdatering af Bestyrelseshåndbogen.

Det vurderes, at gennemførelse af ovenstående hovedanbefalinger og øvrige anbefalinger til styrkelse af kommunens aktive ejerskab kan rummes indenfor kommunens gældende ejerskabspolitik, dog at tre indsatser forudsætter politisk stillingtagen af Borgerrepræsentationen, jf. indstillingens 1. - 3. at-punkt.

Valg af Københavns Kommunes bestyrelsesmedlemmer i kommunens 9 større selskaber

Til brug for den kommende konstituering er der i forhold til Københavns Kommunes 9 større selskaber i bilag 5 (FORTROLIG) redegjort for bl.a. kompetencebehovet i selskabernes bestyrelser. Disse selskaber repræsenterer betydelige værdier for kommunen, men også en stor risikoeksponering i forhold til selskabernes gæld. Derfor har der siden Københavns Kommune vedtog sin første politik for aktivt ejerskab i 2005 været særligt fokus på disse selskaber. 

Kompetencebehovet i de 9 større selskaber fremgår af nedenstående tabel:

Vedrørende I/S Amager Ressourcecenter (ARC), I/S Vestforbrænding og Centralkommunernes Transmissionsselskab I/S (CTR), der hører under Teknik- og Miljøudvalgets ressort, er anbefalinger til kompetencer udarbejdet i samarbejde mellem Økonomiforvaltningen og Teknik- og Miljøforvaltningen.

Nærværende indstilling blev drøftet på Gruppeformandskredsens møde den 29. september 2017.

Økonomi

Indstillingen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Videre proces

Forudsat indstillingspunkterne vedtages, vil den forvaltning, hvori hvervet er forankret, drage omsorg for gennemførelse, herunder underretning af repræsentanter i relevante selskaber, nævn m.v. om Borgerrepræsentationens beslutning.

Diverse

Peter Stensgaard Mørch                                Mads Grønvall                         

Oversigt over politisk behandling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

  1. at det godkendes, at for hvert relevant selskab, nævn m.v. som Københavns Kommune er repræsenteret i, udarbejdes der af den forvaltning, hvor hvervet er forankret - så vidt muligt i samarbejde med selskabet m.v. - en kortfattet beskrivelse af arbejdet i bestyrelsen m.v., herunder arbejdsopgaver, forventet tidsforbrug og politisk vedtagne forventninger til kommunens udpegede medlem,
  2. at det godkendes, at det henstilles til Københavns Kommunes repræsentanter i relevante selskaber, nævn m.v., at de arbejder for, at bestyrelserne m.v. foretager en årlig selvevaluering,
  3. at det godkendes, at det henstilles til Københavns Kommunes repræsentanter i relevante selskaber, nævn m.v., at de på et møde i bestyrelsen m.v. i 2018 stiller forslag om årlig afrapportering vedrørende Københavns Kommunes repræsentants deltagelse i hvervet.

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 7. november 2017

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.

Beslutning

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 30. november 2017

 

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.