Forsøg med udendørsfordeling 2027-29

Indstilling

Kultur-, Fritids- og Borgerserviceforvaltningen indstiller,

1. at Folkeoplysningsudvalget beslutter at gennemføre en forsøgsordning for tildeling af udendørs facilitetstider på kommunens faciliteter i det nordvestlige København ved den kommende fordeling af sommer- og vintertider for perioden 2027-2029 

Problemstilling

På Folkeoplysningsudvalgets møde 2. december 2025 besluttede udvalget, at forvaltningen i samarbejde med den nedsatte følgegruppe skulle udarbejde en model for afskaffelse af fordelingsrunder, der tager udgangspunkt i, at foreninger og aftenskoler ikke skal søge, men genansøge. 

Løsning

Fordelingsrunder er en administrativ tung og bureaukratisk proces - både for foreninger og aftenskoler samt for forvaltningen. Processen skaber en oplevelse af usikkerhed for foreninger og aftenskoler, der ikke altid oplever, at de kan vide hvilke tider, de bliver tildelt, og dermed har svært ved at planlægge kommende sæson(er). Samtidig er IT understøttelsen præget af fejl og problemer, særligt i forbindelse med ansøgningsrunderne.

Gennemgang af sidste afsluttede fordeling (2024-26 indendørs) viser, at 58% af tiderne i idrætshaller bliver tildelt til de samme brugere som havde tiden i foregående sæson. De fleste ændringer i tider består af 30 minutter.

Formålet med afskaffelse af fordelingerne i deres nuværende form er bl.a.:

• Forenkling for både brugere og forvaltning, herunder mindre tidsforbrug i forbindelse med oprettelse og vurdering af ansøgninger og efterfølgende indsigelser,

• Minimering af den usikkerhed aktører oplever ved at skulle ansøge alt fra bunden hvert andet år, og som kan have konsekvenser, som medfører at hidtidigt tildelte tider tildeles andre, hvis de begår fejl i processen. Forvaltningen har efter et møde med følgegruppen udarbejdet en model for en forsøgsordning, og udvalget skal nu tage stilling til denne og benyttelsen af samme under kommende fordeling af sommer- og vintertider på udvalgte kommunale udendørs faciliteter 2027-2029. 

Modellen

Forvaltningen har i dialog med udvalgets følgegruppe udarbejdet en model, som tager udgangspunkt i, at foreninger og aftenskoler får mulighed for at beholde de faciliteter, som de fik tildelt ved seneste udendørs sommer- og vinter fordelinger og benytter aktuelt. Dette vil medføre, at aktører med aktivitet på de udvalgte anlæg ikke vil skulle ansøge om alle ønskede tider for 2027-29, men derimod vil kunne indmelde, at de ønsker at tildeling af eksisterende tider. Der vil være mulighed for at tilføje yderligere ønsker eller aflyse eksisterende tider, hvis de ikke ønskes fremover. Dette vil medføre en væsentligt mindre mængde arbejde for brugerne. Når brugere har meldt ind, hvad man ønsker at genansøge, tilføje eller aflyse fremadrettet, indkalder forvaltningen aktørerne til to store fællesmøder (ét for sommerfordeling og senere ét for vinterfordeling), hvor forvaltningen og brugerne sammen drøfter et bud på en fordeling af de pågældende faciliteter.

Der vil i tildelingen af nye tider blive set på større udsving i medlemstallene blandt ansøgende foreninger. Forvaltningen samler efterfølgende op, hvorefter den endelige fordeling udmeldes til alle relevante parter. Denne fordeling vil være endelig og kan ikke påklages til forvaltningen.

Eventuelle ledige overskydende tider udbydes efterfølgende som resttider i Foreningsportalen efter gældende retningslinjer, så brugere, som aktuelt ikke har tider på de relevante anlæg, får mulighed for at ansøge om tider på de anlæg, som indgår i forsøget.

Da fordelingen i vidt omfang angår fodboldbaner, vil forvaltningen inddrage DBU Storkøbenhavn i arbejdet med den nye fordeling.

Opmærksomhedspunkter

Forvaltningen gør opmærksom på, at forsøgsordningen i vidt omfang vil afskære nye/andre foreninger på at komme ind på anlæg i forsøgsområdet. Dette vil blive søgt imødegået ved at have en lokal dialog om nye foreningers ønsker i lokalområderne.

Dernæst gøres der opmærksom på at forsøget er afhængigt af at de medvirkende foreninger tager tildelingerne til efterretning, så der ikke skal bruges tid på opfølgning på fordelingen.

Endelig gøres der opmærksom på, at gebyret for anvendelsen af faciliteter er afskaffet. Det er uvist hvilken effekt dette vil have på søgemønsteret.

Evaluering af fordelinger og efterfølgende brug af faciliteterne

Efter fordelingen evaluerer forvaltningen på selve fordelingen og følger med i brugen af tildelte baner med henblik på justeringer på baggrund af f.eks. ændringer i medlemstal, manglende eller forkert udnyttelse af tildelte tider, optimering af kapacitetsudnyttelse m.v.

Da sommertider tildeles først, tages erfaringer fra denne runde med i den efterfølgende fordeling af vintertider, således at der eventuelt kan justeres hvor det findes hensigtsmæssigt.

Udvalgte anlæg og baner

Forvaltningen foreslår, at udendørsfaciliteter på følgende anlæg indgår i fordelingsforsøget (se bilag 2 for detaljeret oversigt over anlæg og baner):

• Emdrupparkens Idrætsanlæg

• Grøndal Multicenter

• Genforeningspladsen

• Husumparken

• Gadelandet

• Grønnemosen

• Tingbjerg Idrætspark

• Fuglevadsvej/Rådvadsvej

• Pilesvinget

Ovenstående faciliteter foreslås, da de alle ligger i samme geografiske område (Husum/Brønshøj, Bispebjerg, Nordvest), og da fordelingen påvirker hinanden indbyrdes i nogen grad, uden dog – efter forvaltningens vurdering – at påvirke hinanden i alt for kompliceret grad. Kommunens andre anlæg er enten meget store med mange aktører eller har aktører, som også benytter andre nærliggende anlæg på kryds og tværs. Disse omstændigheder vil komplicere en fordeling væsentligt og vurderes derfor ikke at være egnede til fordelingsforsøg i første omgang.

En forsøgsfordeling på de udvalgte anlæg vil medføre mindre risiko for problemer i forbindelse med forsøget, men har samtidigt nok kompleksitet til at kunne belyse potentielle problemstillinger ved den foreslåede model.

Hvis der er planlagt renoveringer eller andet af forsøgets udvalgte anlæg i løbet af 2027-29, som medfører aflysninger af faciliteter, indtænkes disse i fordelingsprocessen.

Det fremgår af punkt 5.5. i Retningslinjer for støtte til folkeoplysning i København, at Kultur-, Fritids- og Borgerserviceforvaltningen som en forsøgsordning i et lokalt område og/eller på udvalgte kultur- og idrætsfaciliteter kan undlade de ansøgningsrunder, der normalt er udgangspunktet for fordelingen af tider på faciliteterne.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.  

Videre proces

Hvis udvalget godkender indstillingen, vil forvaltningen hurtigst muligt planlægge processen, klargøre fordelingen under de besluttede rammer samt informere relevante folkeoplysende aktører om forsøget og processen, således at forsøget kan gennemføres sideløbende med den normale fordelingsrunde af udendørstider.

Mads Kamp Hansen

/Marianne Kruckow