Særlig undersøgelse vedrørende Risikobaseret ledelsestilsyn 2026

Københavns Kommunes uafhængige Kontrol- og Rådgivningsfunktion (KRF) blev i 2016 pålagt af Økonomiudvalget at rapportere årligt, hvor vidt forvaltningerne fører et betryggende ledelsestilsyn. I den forbin delse udfærdiger KRF en rapport om Risikobaseret ledelsestilsyn som forelægges for Kultur-, Fritids og Borgerserviceudvalget.

Indstilling

Kultur-, Fritids- og Borgerserviceforvaltningen indstiller,

1. at Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalget tager Den Uafhængige Kontrol- og Rådgivningsfunktions afrapportering til efterretning.

2. at Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalget godkender handleplanen for risikobaseret ledelsestilsyn 2026

Problemstilling

Kultur-, Fritids- og Borgerserviceforvaltningen (KFF) har p.t. identificeret 24 væsentlige finansielle processer, som indgår i det risikobaserede ledelsestilsyn. Forvaltningen vurderer, at 18 af processerne har et til strækkeligt eller højt modenhedsniveau, ligesom de procesansvarlige på de enkelte områder vurderer, at regler og retningslinjer er implementeret og efterleves i praksis. Dermed er der 6 processer, hvor der er behov for at gennemgå og vurdere forretningsgange og kontrolsystemer. Forvaltningen havde i 2025 9 handleplaner. Af de 9 handleplaner har forvaltningen afsluttet 3 handleplaner. Forvaltningen arbejder der for videre med de 6 processer.

Forvaltningen har udarbejdet en handleplan for arbejdet med de 6 processer, og KRF vurderer, at forvaltningens handleplan, hvis den gennemføres som planlagt, vil kunne medvirke til at håndtere forvaltningens risikoområder hensigtsmæssigt og betryggende.

Københavns Kommunes uafhængige Kontrol- og Rådgivningsfunktion har i 2023 udarbejdet et nyt koncept for dokumentation af det Risikobaserede ledelsestilsyn, der medvirker til en strammere struktur.

Konceptet er udarbejdet med afsæt i Standard for offentlig revision. Standarden er udformet i samarbejde mellem FSR – Danske Revisorer og Rigsrevisionen.

Indledningsvis identificeres de væsentlige finansielle processer i forvaltningen. For de identificerede processer indeholder konceptet herefter en væsentlighedsvurdering, en risikovurdering, en modenhedsvurdering samt forvaltningens vurdering af, om de udarbejdede retnings linjer er implementeret og efterleves.

Løsning

For 6 processer, som alle er videreført fra 2025, har forvaltningen udarbejdet en handleplan for arbejdet inden for det enkelte område. Forvaltningen forventer, at med implementeringen af planerne vil alle pro cesser være indført fra primo 2027. Hertil har forvaltningen afsluttet tre handleplaner i 2025.

Formålet med handleplanerne er at gennemgå og vurdere forretnings gange og kontrolsystemer for de udvalgte processer. Der er udarbejdet handlingsplaner for de områder, hvor der efter forvaltningens vurdering enten er tale om, at modenhedsniveauet er lavere end forvaltningens mål for de pågældende processer, eller at udarbejdede retnings linjer og interne kontroller ikke er implementeret/efterleves. Forvaltningen vurderer herunder løbende, om nogle af risikovurderingerne skal justeres.

Der er handleplaner knyttet til følgende seks områder:

• Borgerrettede takster

• Interne takster (overført fra ØKF)

• Eksterne tilskud / projekttilskud

• Bibliotekssystemet

• Tilskudsadministration

• Afstemning og kvalitetssikring af balancekonti (overført fra ØKF)

Proces / område	Resumé af handleplan
Borgerrettede takster	Forvaltningen har gennemgået området ved at gennemse processer for dels beregning, dels arbejdsprocessen. Forvaltningen vil udarbejde en arbejdsgang, der forventes færdig i første halvår af 2026, hvorefter tiltag for området er imødekommet.
Interne takster (vagt og sikring, drift og facility services)	Der er beregnet kostægte priser i Center for Ejendomsservice i Københavns Ejendomme (KEJD), som har alle forvaltninger som kunder. KEJD forventer en fuld implementering fra 2027, og at opdaterede priser vil kunne træde i kraft 1. januar 2027. Efter flytning af Kvantum-data til KFF, vil KEJD implementere den nye model for beregning af kostægte priser.
Eksterne tilskud / projekttilskud	Forvaltningen vil fortsætte med at udbrede regler til projektledere ved modtagelse af ekstern finansierede projektmidler i 3. kvartal 2026.
Bibliotekssystemet	Forvaltningen vil opdatere forretningsgang for bibliotekssystemet som følge af nyt udbud. Sideløbende vil KFF fortsætte arbejdet med at få sikret afstemning med den nuværende løsning. Forvaltningen forventer at opdatering af forretningsgang sker med udgangen af 2026 og at det nye system kan tages i brug i 1. kvartal af 2027.
Tilskudsadministration	Forvaltningen fortsætter arbejdet med implementering af nyt tilskudsadministrativt system, som forventes klar ultimo 2026.
Afstemning og kvalitetssikring af balancekonti	KEJD fortsætter med indsatsområdet i 2026. KEJD har fortsat fokus på at optimere afstemningsprocesserne, herunder udnyttelse af den forbedrede datakvalitet som følge af implementering af fagsystem EG Bolig til håndtering af husleje vedr. kommunale og private lejere. Der arbejdes således på udvikling af automatiserede værktøjer, der effektiviserer afstemningerne af balancekonti med fortsat fokus på kvalitet.

Politisk Handlerum

Såfremt udvalget har bemærkninger eller ønsker om yderligere handle planer, kan sagen sendes tilbage til forvaltningen med henblik på at foreligge en ny indstilling herom.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Kultur-, Fritids- og Borgerserviceforvaltningen vil sikre håndtering af Risikobaseret ledelsestilsyn løbende i 2026, og at handleplanerne på de udvalgte områder gennemføres som planlagt.

Mikkel Boje

/ Janus Rønholt Hansen

Beslutning

Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalgets beslutning i mødet den 19. juni 2026

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.