Budget 2027: Specifikke udfordringer til budget 2027

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget (BUU),

1. at forvaltningens specifikke udfordringer på udvalgets område til Budget 2027, drøftes.

Problemstilling

Hvert år vedtager Økonomiudvalget i januar et ’indkaldelsescirkulære’, som beskriver rammerne for de kommende budgetforhandlinger i Københavns Kommune. Det fremgår af indkaldelsescirkulæret, at forvaltningerne kan fremlægge 1-3 specifikke udfordringer. Udfordringerne skal være enkeltstående specifikke udfordringer inden for fagforvaltningens område.

Der er flere specifikke udfordringer på udvalgets område, som potentielt kunne indgå i forhandlingerne, og med drøftelsen kan udvalget sætte retning for, hvilke udfordringer forvaltningen fremlægger.

Løsning

Forvaltningen har på nuværende tidspunkt identificeret 7 specifikke udfordringer. 4 af disse er efter forvaltningens vurdering så presserende, at der er behov for at finde finansiering inden for udvalgets egen ramme i forbindelse med udmøntningen af budgettet, hvis der ikke afsættes midler i budget 2027. Det er derfor de udfordringer, forvaltningen som udgangspunkt vil medtage.

Det drejer sig om merudgifter til dag- og døgnbehandling (ca. 65 mio. kr. årligt), indkøbsområdet (ca. 12,5 mio. kr. i 2027, 11,0 mio. kr. i 2028-29 og 9,0 mio. kr. varigt), IT-support til sundhedsplejen og den tværfaglige support (ca. 3 mio. kr. årligt) samt fortsat finansiering af BUF’s flytteenhed (ca. 3 mio. kr. årligt). Det bemærkes, at alle beløb og beskrivelser af udfordringerne i indstillingen er foreløbige bud, som kvalitetssikres frem mod budgetforhandlingerne.

Forvaltningen er ved at afklare med Økonomiforvaltningen, om det i stedet, inden for kommunens gældende regler på området, er muligt at finansiere udgifterne til flytteenheden via anlægsbevillingerne, eller om udgifterne kan medtages i budgetkategorien ”rettidig omhu”. Hvis det er muligt, vil den udgå som specifik udfordring.

De resterende 3 udfordringer er tiltag, som kan imødegå forskelligartede udfordringer og understøtte det nuværende serviceniveau. De omfatter planlægningsbevilling til en ny klub på Sluseholmen, udvidelse af HR-taskforcen og skolernes håndtering af AI.

De enkelte udfordringer er beskrevet nærmere herunder.

Merudgifter til dag- og døgnbehandling

Børn og unge visiteres i højere grad til dagbehandling og herunder skoleflex-tilbud. Det øger udgifterne og har resulteret i et voksende merforbrug på området.

Dagbehandlingsområdet drives og finansieres af BUF og Socialforvaltningen (SOF) i fællesskab. Ved 1. regnskabsprognose er det forventede merforbrug i BUF ca. 65 mio. kr. Merforbruget har været stigende siden 2021, og det forventes alt andet lige at fortsætte i 2027 og frem.

Forvaltningen er i dialog med SOF om håndteringen af den fælles udfordring. Årsagerne til stigningen i antallet af børn, der visiteres til dagbehandlingsforløb, er ikke entydigt identificeret. En mulighed er, at merforbruget dækkes i en periode, og der samtidig afsættes midler til en analyse af området, som skal munde i anbefalinger til, hvordan udgifterne kan reduceres.

Indkøbsområdet

Alle indkøb i Københavns Kommune skal forud for fakturagodkendelse varemodtages af de enheder, som står for indkøbet, uanset beløbets størrelse. BUF har hidtil haft en risikobaseret praksis, hvor visse mindre indkøb under 10.000 kr. ikke kontrolleres med varemodtagelse hos enheden, men i stedet foretages af det Administrative Fællesskab (AF) på vegne af enheden. Det har mindsket de administrative byrder på skoler og institutioner og sikret en mere effektiv fakturabehandling med en minimal forøgelse af den faktiske risiko.

Revisionen har givet BUF en rød anmærkning for ikke at leve op til kommunens krav om, at alle indkøb skal varemodtages af de decentrale enheder, og den første handleplan, som primært byggede på kompenserende kontroller, blev ikke godkendt. Forvaltningen har været i dialog med ØKF om muligheden for en tilpasning af kommunens regelsæt.

Hvis reglerne ikke ændres, så skal BUF leve op til de nuværende regler. En indførelse af fuld decentral varemodtagelse i BUF vil kræve ca. 15 varige årsværk og 2 årsværk til implementering i 2027. Den varige udgift forventes at være ca. 9,0 mio. kr., mens udgifterne til implementeringen vil være ca. 1,5 mio. kr. i 2027.

Brugervenligheds- og procesoptimeringsprogrammet (BP-programmet), som implementeres på tværs af kommunen fra Koncernservice, har til formål at understøtte forvaltningerne med bedre processer, drejebøger, uddannelsesmateriale og forandringsledelse. Det vil forbedre brugeroplevelsen og styrke den generelle procesunderstøttelse

på indkøbsområdet. Programmet implementeres samtidigt i alle forvaltninger og kan hverken udskydes eller tilpasses lokalt. Implementeringen starter ultimo 2026, men kører intensivt fra 2027.

Programmet medfører ændrede arbejdsgange, øgede compliancekrav og etablering af væsentlig øget indkøbssupport. Det betyder et markant merarbejde i BUFs indkøbs- og kreditorteam.

Uden ekstra kapacitet på ca. 3 årsværk i 3 år i BUF’s indkøbs- og kreditorteam er der væsentlig risiko for utilstrækkelig implementering og svækket support til skoler og institutioner samt øget risiko for fejl og manglende målrealisering. Udgiften forventes at være ca. 2 mio. kr. årligt i 3 år.

IT-support til sundhedsplejen og den tværfaglige support

I dag oplever både sundhedsplejen og den tværfaglige support, at IT-systemer fejler dagligt. Det betyder, at medarbejderne må registrere på papir og bruger lang på at kontakte IT-supporten. Forvaltningens centrale IT-support til området er dog meget begrænset, og der er ikke kapacitet til at håndtere de mange sager rettidigt. Udfordringerne kan for begge områder betyde, at borgerne venter længere på at få afgørelser, eller at vigtige informationer om børnene ikke journaliseres korrekt.

I slutningen af 2026 implementeres et nyt system for både sundhedsplejen og den tværfaglige support, som hedder Modulus PPR. Det vil medføre helt nye arbejdsgange, og for begge grupper vil der være behov for at understøtte enhederne med både telefonsupport, vejledninger og styrket kommunikation for at sikre, at medarbejderne får den rette hjælp.

Der er behov for 4 ekstra medarbejdere i IT-supporten, som kan sikre den nødvendige understøttelse til sundhedsplejen og den tværfaglige support.

Fortsat finansiering af BUF's flytteenhed

Der mangler finansiering til BUFS flytteenhed, fordi aktiviteten for flytteenheden er steget betydeligt. Flytteenheden varetager flytte- og indretningsopgaver i forbindelse med genhusninger, renoveringer og ibrugtagning af ny kapacitet til tiden og den har en central rolle i at understøtte de decentrale ledere under større flytte- og indretningsopgaver. Hvis der ikke afsættes finansiering til den centrale enhed, vil opgaverne igen skulle varetages af de enkelte skoler og institutioner.

Enheden fik en varig servicebevilling i Budget 2023, men siden er aktiviteten steget betragteligt fra 54 projekter i 2022 til 113 projekter i 2025. Den øgede aktivitet betyder, at der nu mangler finansiering på ca. 3 mio. kr. til enhedens opgaver. Merforbruget har indtil nu været finansieret af en midlertidig bevilling i 2025 og 2026, men BUF har en finansieringsudfordring fra 2027 og frem, hvor den midlertidige bevilling udløber.

Andre mulige specifikke udfordringer

I dette afsnit beskrives 3 udfordringer, som forvaltningen ikke peger på som specifikke udfordringer, men som stadig er væsentlige udfordringer.

Etablering af klub på Sluseholmen

Der er behov for planlægningsmidler i Budget 2027 for at kunne videreføre arbejdet med etableringen af et permanent fritids- og juniorklubtilbud på Sluseholmen og sikre kapacitet i et område med fortsat befolkningstilvækst. Der udarbejdes under alle omstændigheder et notat til budgetforhandlingerne, da sagen er henvist fra overførselssagen 2025/26. Det er ikke muligt for udvalget selv at finansiere klubben, da der er tale om en større anlægssag.

Uden en løsning vil forvaltningen være nødt til at anvise klubpladser længere væk fra skolerne. Det betyder, at børn og unge i området tilbydes et lavere serviceniveau end andre steder i byen, fordi der vil være længere afstand til deres klubtilbud. Samtidig er de nuværende midlertidige løsninger på Sluseholmen utilstrækkelige og finansieret midlertidigt frem til sommeren 2028.

Udvidelse af BUFs HR-Taskforce

HR-taskforcen anvender aktuelt sin fulde kapacitet og oplever en stigende efterspørgsel på hjælp til sager. Taskforcen er i dag bemandet med fem personer. Det foreslås at tilføre to medarbejdere, hvilket vil styrke taskforcens robusthed og gøre det muligt at imødekomme efterspørgslen. Det vil samtidig give bedre mulighed for at levere forebyggende og tidlige indsatser, herunder målrettet coaching af ledere, før udfordringer udvikler sig til egentlige konfliktsager. Dette gælder f.eks. i håndteringen af det stigende antal henvendelser og klager, som opleves fra forældre.

Styrket understøttelse af skolernes håndtering af AI gennem BUFX

AI er en uundgåelig del af elevers og læreres hverdag og hvis ikke AI bliver brugt på en hensigtsmæssig måde, kan det medføre, at eleverne mister læring. Elever risikerer at blive mindre aktive i deres egen læreproces, fordi AI hurtigt giver svar uden krav om refleksion eller selvstændig problemløsning/kritisk tænkning. Arbejdet med at håndtere AI på skolerne er dermed en stor og indgribende opgave, som betyder, at skolerne har behov for markant kompetenceudvikling og understøttelse, som ikke sker tilstrækkeligt i dag.

Det foreslås at afsætte 1,5 mio. kr. de næste to år til målrettet understøttelse af skolerne vedr. AI, der kan sikre, at den rette vejledning til eleverne i brugen af AI finder sted. Opgaven foreslås placeret i BUFX, der det seneste års tid har understøttet skolerne med kompetenceudvikling og sparring til skolerne vedr. AI. BUFX understøtter desuden skoleledelserne med ledelsessparring om, hvordan AI kan ledes og implementeres som en del af skolernes pædagogiske praksis. BUFX kan dog ikke leve op til den efterspørgsel, der er på skolerne.

Politisk handlerum

Udvalget kan bestille budgetnotater til de udfordringer, som forvaltningen ikke fremlægger som forvaltningsspecifikke udfordringer.

Økonomi

Intet yderligere.

Videre proces

Forvaltningen udarbejder budgetnotater på 4 specifikke udfordringer til budget 2027, som præsenteres for udvalget på budgetseminaret.

 

Tobias Børner Stax                                    Sti Andreas Garde