Fra 1. maj 2015 modtager Københavns Kommune kun e-fakturaer i det elektroniske format OIOUBL. Københavns Kommune kræver desuden, at e-fakturaer som minimum indeholder EAN-nummer og brugerID samt Indkøbsordrenummer, hvis du som leverandør har modtaget en indkøbsordre.
Hvad er et EAN-nummer?
Det er et tal med 13 cifre, som fortæller, hvilken enhed i Københavns Kommune, der er ansvarlig for indkøbet.
Hvad er en Indkøbsordrenummer?
Et indkøbsordrenummer er det nummer, som en indkøbsordre får når indkøb er bestilt fra Københavns kommune via Webshoppen. Indkøbsordrenummeret fremgår af selve indkøbsordren. Indkøbsordrenummeret består af 10 karakterer (tal) og starter altid med 409. Eksempel 40900000001.
Hvorfor skal indkøbsordrenummeret fremgå af vores e-fakturaer, når vi har modtaget en indkøbsordre?
Hvis I har modtaget en indkøbsordre fra Københavns kommune via Webshoppen, er det vigtigt at indkøbsordrenummeret fremgår af jeres e-fakturaer, således at fakturaen kan tilknyttes ordren i vores regnskabssystem.
Hvad er et brugerID?
Et brugerID består af 2-6 karakterer og er typisk en kombination af tal og bogstaver eller blot bogstaver. Her 3 eksempler AJ, NN99 eller HENHAN. Du skal anvende brugeridenten som identificerer den medarbejder i Københavns Kommune, der skal godkende din e-faktura.
Hvor finder jeg det rette EAN-nummer?
For at sikre betaling af e-fakturaer til tiden, er det vigtigt at du får det korrekte EAN-nummer fra Københavns kommune, når du indgår handelen.
EAN-nummeret er som oftest angivet i virksomhedens aftale med Københavns Kommune.
Alternativt kan du anvende Københavns Kommunes EAN-register.(Registeret er ikke uddybende.)
Hvorfor skal jeg skrive brugerID på en e-faktura?
Formålet er at sikre, at e-fakturaerne nemt og hurtigt rammer den, der rent faktisk skal godkende e-fakturaen. Dette letter godkendelsesprocessen i kommunen og sikrer, at leverandørerne hurtigt kan få deres penge.
På hvilket grundlag kan Københavns Kommune kræve, at der skal være brugerID på en e-faktura?
Det er en del af ”Bekendtgørelse om elektronisk afregning med offentlige myndigheder”, Kapitel 2, paragraf 3 og 4.
Hvornår kan jeg anvende brugerID POGR?
POGR er en gruppe-brugerID, som kun må anvendes hvis det er aftalt med den enhed i Københavns kommune, som du har handlet med.
Såfremt du fejlagtigt anvender POGR i stedet for en valid brugerID, kan fakturaen ikke fordeles og bliver returneret manuelt, med risiko for at det tager uforholdsmæssigt lang tid før fakturaen bliver behandlet og slettet.
Du kan finde en oversigt over, hvilke EAN numre der kan anvendes POGR på under dokument nederst på denne side.
Hvornår afviser Københavns Kommune e-fakturaer uden brugerID?
Fra 1. maj 2016 afviser Københavns Kommune e-fakturaer uden korrekt påført brugerID.
Hvorfor kan jeg ikke bruge det samme brugerID hver gang, jeg sender en e-faktura til Københavns Kommune?
E-fakturaen skal ramme den person i Københavns Kommune, der rent faktisk skal godkende e-fakturaen. Det kan variere fra gang til gang, og derfor kan du ikke altid bruge samme brugerID.
Skal jeg påføre brugerID på e-fakturaer, hvis ansatte i Københavns Kommune handler med kundekort?
Ja. Når ansatte i Københavns Kommune handler med kundekort gælder de helt samme krav for brugerID. Derfor skal du som leverandør sikre dig, at det korrekte brugerID er tilknyttet på hvert eneste kundekort. Hvis ikke du har påført det korrekte brugerID, når du sender e-fakturaen til Københavns Kommune, vil denne blive afvist.
Gælder kravet om brugerID også, hvis jeg har en indkøbsaftale med Københavns Kommune?
Hvis du har en indkøbsaftale med Københavns Kommune, modtager du enten en indkøbsordre gennem Webshoppen eller uden om Webshoppen. Webshoppen er tilknyttet Københavns Kommunes indkøbssystem.
Hvis du modtager en indkøbsordre uden om Webshoppen er det vigtigt, at du påfører brugerID på din e-faktura, så den bliver accepteret af Københavns Kommune. Hvis du modtager en indkøbsordre gennem Webshoppen er det ikke nødvendigt, at du påfører brugerID på din e-faktura. I dette tilfælde har ordregiveren allerede ved ordreafgivelsen påført brugerID på den person i kommunen, der skal godkende e-fakturaen.
Skal vi påføre brugerID, hvis vi sender e-fakturaer gennem et grænsesnitsystem?
Nej, alle e-fakturaer, der sendes gennem grænsesnitsystemerne, behøver ikke have påført et brugerID. Visse typer af leverandører benytter såkaldte grænsesnitsystemer rettet mod ydelser til borgerne, hvor e-fakturaen er godkendt i systemet. Der er derfor ikke behov for brugerID på e-fakturaer fra disse systemer. I Københavns Kommune anvendes følgende grænsesnitsystemer:
- Optikerafregningssystemet
- Apotekerafregningssystemet
- DoCas – Digital aftenskole
- Rateanvisningssystemet
- KMD Booking
- Tandlægeafregning CKD (alternativt navn: tandlægeafregningssystemet)
- Udbudsportalen
OBS: Hvis I sender en e-faktura uden for disse systemer, skal der være brugerID på godkenderen af e-fakturaen.
Skal vi optikere, apoteker og tandlæger påføre brugerID på e-fakturaer?
Ja det skal I – men kun hvis I sender en e-faktura uden om grænsesnitsystemerne. E-fakturaer, som sendes gennem grænsesnitsystemerne, behøver ikke at have påført brugerID, men hvis I sender en e-faktura uden for disse systemer skal der være brugerID på godkenderen af e-fakturaen.
