Der er nogle formelle ting, der skal overholdes:
En anmodning om foretræde skal være skriftlig og sendes til udvalgets sekretariat hurtigst muligt:
Fristen for at anmode om foretræde er senest klokken 9.00 dagen før selve mødedagen, hvis sagen er på dagsordenen. Er sagen ikke sat på dagsordenen, er fristen senest tre dage før selve mødedagen.
På grund af de korte tidsfrister er det vigtigt, at udvalgets sekretariat får besked om, hvordan de, der ønsker foretræde kan kontaktes op til udvalgsmødet (telefon og e-mail).
Udvalgets sekretær sender altid en skriftlig bekræftelse og orienterer udvalget om anmodningen.
Borgmesteren kan undtagelsesvis afslå et ønske om foretræde for udvalget. Det sker meget sjældent og hvis det sker, sender
udvalgssekretariatet en besked herom hurtigt til de, der ønsker foretræde. Der sendes altid en begrundelse for afslaget. Borgmesteren orienterer i starten af udvalgsmødet udvalget om afslaget.
Udvalget godkender ved mødets start anmodningen om foretræde. Der kan kun anmodes om foretræde en gang om den samme sag. Hvis en sag behandles i flere omgange eller i flere politiske udvalg skal man vælge, hvornår og for hvilket udvalg man vil have foretræde. Et typisk eksempel er en sag, der først behandles i Sundheds- og Omsorgsudvalget og derefter i Økonomiudvalget.
Sekretariatet påtager sig ikke at fremsende materiale til udvalgets medlemmer inden foretræde, men besvarer meget gerne spørgsmål.
