Udbud af Dagsordensystem

Ved nærværende udbud ønsker Ordregiver at indhente tilbud på et IT-system som inkluderer drift, vedligeholdelse og support af et dagsordensystem til Københavns Kommunes politiske udvalg, i overensstemmelse med kommunestyrelseslovens nærmere regler herfor.

Dagsordensystemet anvendes af Ordregivers borgerrepræsentation og forskellige udvalg til visuel præsentation af et givent mødes dagsorden, bilag, referater mv. Selve mødedagsordenen sammensættes i Kommunes primære journaliseringssystem, som ved kontraktens indgåelse er eDoc i systemmodulet eDocAgenda. Den enkelte dagsorden er knyttet til et specifikt udvalgsmøde og består herefter af en række sager med bilag (dagsordenspunkterne). Når den endelige dagsorden og evt. bilag forelægger i Kommunens journaliseringssystem, skal dagsordensystemet understøtte en publicering til de tilknyttede systembrugere.

Den endelige dagsorden fremsendes til systembrugerne (herunder borgerrepræsentationen og medarbejdere i forvaltningerne) via dagsordensystemet, hvorefter modtageren kan læse dagsordenen og forberede sig til det forestående møde ved. bl.a. at lave overstregninger i materialet og skrive noter i systemet. Efter mødets afholdelse omdannes mødedagsordenen til et referat, hvor udvalgets beslutninger vil fremgå af den enkelte sag. Dagsordensystemet fungerer således også som et arkiv over politiske beslutninger og behandling af sager.

Materialet er tilgængeligt på udbudsportalen Mercell via nedenstående link. Det bemærkes, at ovenstående tidsfrister kan være ændret grundet tidsfristsforlængelser. Eventuel opdatering af tidsplan sker kun på Mercell.