Hvert udvalg, forvaltning og evt. tilhørende institutionshierarki i Københavns Kommune har sit eget grundpapir. Grundpapiret anvendes til side 1 i hele korrespondancedelen af papirlinjen (brev, telefax, følgeskrivelse, dagsorden, referat og notater), mens der altid anvendes blankt papir til de efterfølgende sider.

Byvåben og navnetræk samt navn på udvalg, forvaltning og evt. institution er altid placeret i øverste venstre hjørne af formatet. Navnet på udvalg eller forvaltning står altid under Københavns Kommune og der kan derudover højst skrives én tekstlinje – her kan fx stå navnet på en institution eller en enhed.

Disse informationer er som de eneste fortrykt på grundpapiret i kommunens blå farve til administrativt brug (Pantone 294) eller i kommunens røde farve til det politiske niveau (Pantone 485) – resten tilprintes.Til intern korrespondance kan al information printes i sort på blankt papir. På konvolut, visitkort og identitetskort er byvåben og navnetræk ligeledes placeret i øverste venstre hjørne af formatet og alle informationer trykkes i kommunens blå farve til administrativt brug (Pantone 294) eller i kommunens røde farve til det politiske niveau (Pantone 485).

Byvåben og navnetræk er specialtegnede og må ikke på nogen måde ændres eller placeres anderledes på formatet. Der er udarbejdet målsatte skabeloner til alle dele af papirlinjen. Desuden er der udarbejdet elektroniske udgaver af alle dele af papirlinjen.

Alle breve – både eksterne og interne – anvender grundpapiret. Øvrige sider printes på blankt papir. Hvert udvalg, forvaltning og institution har, som beskrevet ovenfor, sit eget grundpapir opbygget efter en fælles skabelon.

Byvåben og navnetræk samt navn på udvalg, forvaltning og evt. institution er altid placeret i øverste venstre hjørne af formatet og er som de eneste informationer fortrykt på grundpapiret – resten tilprintes. Øvrige afsenderinformationer såsom kontorets navn, adresse etc. placeres i en spalte i brevets nederste højre side. Alt efter hvad der er mest hensigtsmæssigt, kan man skrive kontorets eller selve afsenderens e-mailadresse i dette felt.

Vælges kontorets e-mailadresse, placeres den personlige e-mailadresse under afsenderens navn. Spalten med afsenderoplysninger holder altid bundkant med bundmargin.

Afsenderinformationerne typograferes med Gill Sans. Modtagerinformationerne (adressering) placeres under navnetrækket. Dato og journalnummer placeres i højre side og holder overkant med modtagerinformationerne. Brevet afsluttes altid med afsenderens navn og evt. e-mailadresse. Modtagerinformationerne, dato, journalnummer, brødtekst og afsenderens navn og evt. mailadresse skrives med Times New Roman.

- Se illustration af papirlinjen for dansk brev

Københavns Kommunes skabelon til telefax er bygget op efter de samme grundprincipper, som gælder for breve. I øverste højre hjørne er ‘Telefax’ gengivet i versaler med Gill Sans. Denne tekst printes sammen med telefaxens øvrige indhold.

Modtagerinformationer, dato, journalnummer, øvrige afsenderoplysninger, afkrydsningsfelt, tekst, navn og e-mailadresse på afsenderen er placeret og typograferet som på et brev.

- Se illustration af papirlinjen for telefax

Københavns Kommunes skabelon til følgeskrivelser er bygget op efter de samme grundprincipper, som gælder for brev og telefax. I øverste højre hjørne er ‘Følgeskrivelse’ gengivet i versaler med Gill Sans. Denne tekst printes sammen med følgeskrivelsens øvrige indhold.

Modtagerinformationer, dato, journalnummer, øvrige afsenderoplysninger, afkrydsningsfelt, tekst, navn og e-mailadresse på afsenderen er placeret og typograferet som på skabelonen til telefax.


- Se illustration af papirlinjen for følgeskrivelse

Københavns Kommunes skabelon til dagsordner er bygget op efter de samme grundprincipper, som gælder for breve. I øverste højre hjørne er ‘Dagsorden’ gengivet i versaler med Gill Sans. Denne tekst printes sammen med dagsordenens øvrige indhold.

Afsenderoplysninger er placeret og typograferet som på et brev.

Overskrift og dato for mødet placeres under navnetrækket og under datoen gengives mødets punkter i en punktopstilling. Overskrift, dato og brødtekst er typograferet med Times New Roman.


- Se illustration af papirlinjen for dagsorden

Københavns Kommunes skabelon til mødereferater er bygget op efter de samme grundprincipper, som gælder for breve. I øverste højre hjørne er ‘Referat’ gengivet i versaler med Gill Sans. Denne tekst printes sammen med referatets øvrige indhold.

Afsenderoplysninger er placeret og typograferet som på et brev.

Opstillingen og typograferingen af referatet følger samme principper, som anvendes ved en dagsorden.Overskrift og dato for mødet placeres under navnetrækket og under datoen gengives mødets punkter i en punktopstilling med tilhørende gengivelse af referatet.



- Se illustration af papirlinjen for referat

Københavns Kommunes skabelon til notater er bygget op efter de samme grundprincipper, som gælder for breve. I øverste højre hjørne er ‘Notat’ gengivet i versaler med Gill Sans. Denne tekst printes sammen med notatets øvrige indhold.

Afsenderoplysninger er placeret og typograferet som på et brev.

Modtagerinformationer, dato, journalnummer, øvrige afsenderoplysninger og tekst er placeret og typograferet som på et brev.

Notatet skal altid have en modtager og en dækkende overskrift.


- Se illustration af papirlinjen for notat

Københavns Kommunes skabelon til notater med indstilling er bygget op efter de samme grundprincipper, som gælder for breve. I øverste højre hjørne er ‘Notat med indstilling’ gengivet i versaler med Gill Sans. Denne tekst printes sammen med notatets øvrige indhold.

Afsenderoplysninger er placeret og typograferet som på et brev.

Modtagerinformationer, dato, journalnummer, øvrige afsenderoplysninger og tekst er placeret og typograferet som på et brev.

Notatet skal altid have en dækkende overskrift.



- Se illustration af papirlinjen for notat med indstilling

Københavns Kommunes skabelon til udvalgsindstillinger er bygget op efter de samme grundprincipper, som gælder for breve, dog tilprintes der ikke afsenderoplysninger i nederste venstre hjørne. I øverste højre hjørne er ‘Udvalgsindstilling’ gengivet i versaler med Gill Sans. Denne tekst printes sammen med indstillingens øvrige indhold.

Overskriften placeres under navnetrækket.

Dato og journalnummer placeres i højre side og holder overkant med overskriften.

Udvalgsindstillingens tekst placeres under overskriften og teksten følger den vedtagne punktopstilling. Afsnittenes overskrifter skrives med Times New Roman Bold og brødteksten skrives med Times New Roman Regular.



- Se illustration af papirlinjen for udvalgsindstilling

Københavns Kommunes skabelon til pressemeddelelser er bygget op efter de samme grundprincipper, som gælder for breve, dog afskiller opsætningen af tekstdelen sig fra de øvrige elementer i papirlinjen.

‘Pressemeddelelse’ og den tilhørende overskrift er typograferet med Gill Sans, stor tekststørrelse og med versaler.

Al øvrig tekst skrives med Times New Roman. Under overskriften er der mulighed for at skrive en teasertekst, som er et kort resume af den øvrige indholdstekst. Denne tekst skrives med Times New Roman Italic. Kontaktoplysninger skrives med Times New Roman Bold nederst i pressemeddelelsen.


- Se illustration af papirlinjen for pressemeddelelse

Alle dele af papirlinjen hvor afsenderen er Borgerrepræsentationen, udvalgene eller borgmestrene udformes efter de samme principper, som er beskrevet på de foregående sider.
 
Den eneste forskel er, at byvåben og navntræk altid er fortrykt med den røde farve til det politiske niveau (Pantone 485).


- Se illustration af papirlinjen for det politiske niveau

Til international korrespondance anvendes samme opsætning og principper som til den danske, men al information gengives på de pågældende sprog. Også navnetræk og navn på udvalg, forvaltning og evt. institution oversættes.


- Se illustration af papirlinjen for international korrespondance

Københavns Kommunes byvåben og navnetræk skal altid gengives på kuvertens forside i samme størrelse som på kommunens grundpapir. På forsiden er det alene byvåben og ‘Københavns Kommune’ som gengives.

På kuvertens bagside (på flappen) gengives al øvrig afsenderinformation inklusive udvalgets, forvaltningens og evt. institutionens navn. Informationerne er placeret i to spalter og de typograferes med Gill Sans Regular.

Alle informationer trykkes i kommunens blå farve til administrativt brug (Pantone 294) eller i kommunens røde farve til det politiske niveau (Pantone 485).

- Se illustration af papirlinjen for kuverter

Adresselabel
Såfremt en forsendelse ikke kan ske i en af kommunens fortrykte kuverter kan man anvende en neutral emballage med label. Labelen er bygget op efter nogle af de samme principper, som kuverterne. Øverst på labelen er byvåbnet med navnetrækket gengivet, mens de øvrige afsenderinformationer er placeret nederst på formatet typograferet med Gill Sans Regular. Disse informationer er fortrykt på labelark i kommunens blå farve til administrativt brug (Pantone 294) eller kommunens røde farve til det politiske niveau (Pantone 485). Resten af informationerne tilprintes.


Visitkort
Designet af visitkortet bygger på samme principper som den øvrige papirlinje. Den lille udgave af byvåbnet med tilhørende navnetræk samt navn på udvalg, forvaltning og evt. institution er placeret i øverste venstre hjørne af formatet. Under navnetrækket er de personlige oplysninger placeret. Først er navn og titel gengivet, og derunder er adresse og øvrige kontaktoplysninger placeret i to spalter. Hver spalte må maksimalt være fem linjer. Har man behov for et engelsk visitkort, placeres dette på bagsiden af det danske visitkort. Opsætningen af det engelske visitkort følger de samme principper, som den danske udgave. Al tekst skrives med Gill Sans og alle informationer trykkes med kommunens blå farve til administrativt brug (Pantone 294) eller kommunens røde farve til det politiske niveau (Pantone 485).


- Se illustration af papirlinjen for adresselabel og visitkort

Der findes mange typer identitetskort i Købehavns Kommune, men fælles for alle er, at det er vigtigt at afsenderen står klart og tydeligt. Den viste udgave indeholder alle de relevante oplysninger og kan benyttes af alle.

Den lille udgave af byvåbnet med tilhørende navnetræk samt navn på forvaltning, og evt. enhed eller institution er placeret i øverste venstre hjørne på begge sider af kortet. På den ene side af kortet placeres foto og identifikationsoplysninger.

På den anden side skrives adressen på tjenestested samt en tekst til finderen af mistede identifikationskort. Al tekst skrives med Gill Sans og alle informationer trykkes i kommunens blå farve (Pantone 294).


- Se illustration af papirlinjen for identiteskort

Designet af det dobbelte visitkort bygger på samme principper som visitkortet, men der er mulighed for at tilføje flere oplysninger samt farve. Denne type visitkort benyttes udelukkende på direktørniveau eller i andre tilfælde hvor der er behov for ekstra oplysninger.

Den lille udgave af byvåbnet med tilhørende navnetræk samt navn på forvaltning, udvalg eller institution er placeret i øverste venstre hjørne af kortets forside.

På indersiden af kortet placeres de personlige oplysninger - arbejdsrelaterede oplysninger til højre og privatadresse eller engelsk tekst til venstre. Opbygningen af oplysningerne følger opbygningen for det almindelige visitkort.

Forside og bagside af visitkortet kan enten være hvidt med en smal blå stribe forneden. Striben samt byvåben og navnetræk trykkes med kommunens blå farve (Pantone 294). Forside og bagside af visitkortet kan også være mørkeblåt (Pantone 294) med en smal lysere blå stribe (50% af Pantone 294) forneden og byvåben og tekst i hvid.


- Se illustration af papirlinjen for dobbelt visitkort

Det er op til ledelsen i de enkelte forvaltninger om de vil tillade deres forvaltnings enheder, institutioner, projekter mv. lov til at udvikle egen grafisk profil. Dog skal alle enheder, institutioner, projekter mv. der optræder som myndighed, træffer eller formidler myndighedsafgørelser, benytte de regler der gælder for kommunens centrale niveau.

For de enheder, institutioner, projekter mv. der ikke optræder som myndighed, træffer eller formidler myndighedsafgørelser, og som deres pågældende forvaltning har godkendt kan benytte egen grafisk profil, gælder en række regler, der sikrer, at relationen til Københavns Kommune stadig fremgår klar og utvetydig.

På al korrespondance (hele papirlinjen) gælder, at enheden, institutionen, projektet mv.. skal benytte en særlig version af byvåben og navnetræk.

Der er lavet en lille udgave af byvåbnet og dette suppleres med et særligt navnetræk, der beskriver enhedens/institutionens type, fx ‘En folkeskole (eller anden dækkende betegnelse) i Københavns Kommune’. Placeringen er valgfri, og det er valgfrit om byvåben og navnetræk gengives i blå (Pantone 294), sort, grå eller negativ.


- Se illustration af papirlinjen for selvstændig grafisk profil

De kontraktstyrede virksomheder, driftsområder, institutioner mv., der er ejet af kommunen, men som opererer på markedsvilkår i konkurrence med private virksomheder, må gerne anvende kommunenes designprincipper på samme måde som den øvrige del af kommunen,men er ikke forpligtigede til det, hvis det ikke er skrevet ind i deres kontrakt.

De kan også vælge at udvikle deres eget design, dog skal relationen mellem Københavns Kommune og den kontraktstyrede virksomhed mv. fremgå klart. For al korrespondance (hele papirlinjen) gælder, at de kontraktstyrede virksomheder mv. skal benytte en særlig version af byvåben og navnetræk.

Der er lavet en lille udgave af byvåbnet og dette suppleres med et særligt navnetræk, der beskriver virksomhedens/enhedens type, fx ‘En virksomhed (eller anden dækkende betegnelse) i Københavns Kommune’. Placeringen er valgfri, og det er valgfrit om byvåben og navnetræk gengives i blå (Pantone 294), sort, grå eller negativ.


- Se illustration af papirlinjen for drifts- pg kontraktstyrede virksomheder

På overhead-og PowerPoint-præsentationer anvendes grundmærket og alle sider er opbygget med en topbjælke, et tekst/billedfelt og en bundbjælke.

Principperne for designet til overhead-og PowerPoint-præsentationerne er de samme, men de tekniske muligheder giver et par enkelte variationer. Da det sjældent er muligt at printe overheads til kant er topbjælke, billeder og bundbjælke indrykket 5 mm på alle sider til overheads. Desuden anvendes der som udgangspunkt kun to farver på overheads – blå og sort.

Hvis man ønsker og har mulighed for at printe med flere farver, kan der bruges farver fra den sekundære farvepalet i grafer og tabeller. På PowerPoint-præsentationen går topbjælke, billeder og bundbjælke til kant. Desuden giver mediet mulighed for at bruge flere billeder og flere farver fra den sekundære farvepalet i grafer og tabeller. Topbjælken består af en bred og en smal bjælke. Den brede bjælke er lys blå (15% raster af Pantone 294). Grundmærket er placeret i højre side af bjælken. Topbjælken afsluttes af en smal blå bjælke (Pantone 294), hvor en lille del i højre side, svarende til bredden på grundmærket, er gengivet i en lysere blå (50% raster af Pantone 294).

På første side skrives præsentationstitlen med versaler (store bogstaver) under topbjælken i tekst/billedfeltet og designet lægger op til, at der indsættes et billede under præsentationstitlen. På de øvrige sider skrives overskrifter med versaler (store bogstaver) i topbjælkens lyse blå felt og tekst og billeder indsættes i tekst/billedfeltet. Under topbjælken skrives teksten. Underoverskrifter fremhæves med fed, og som udgangspunkt skal kursiv udelades.

Forsidens bundbjælke består af en smal og en bred bjælke. Den smalle bjælke svarer til topbjælkens smalle bjælke. I bjælken skrives Københavns Kommunes webadresse www.kk.dk. Den brede blå bjælke har samme farve som topbjælkens brede bjælke. I bjælken placeres Københavns Kommunes navnetræk i 150%, samt evt supplerende afsenderinformation og dato. De øvrige siders bundbjælke består af en bred lys blå bjælke svarende til den på forsiden. I bjælken skrives sidetal, præsentationstitel og dato.

Overhead-og PowerPoint-præsentationerne typograferes som udgangspunkt med Gill Sans. Alternativt anvendes Verdana. Til præsentationstitel og overskrifter anvendes Gill Sans i versaler, mens brødteksten skrives med store og små bogstaver. Du kan finde et stort udvalg af billeder i kommunens billedarkiv, som kan anvendes i præsentationerne. Der er udarbejdet en overhead-og PowerPoint-præsentation med en række basisinformationer om Københavns Kommune. Serien findes i en dansk og en engelsk udgave. Desuden har flere forvaltninger udarbejdet overhead-og PowerPoint-præsentationer med en række basisinformationer om forvaltningen. Du kan downloade overhead-og PowerPoint-præsentationerne som PowerPointskabeloner på KKnet.


- Se illustration af papirlinjen for Power Point præsentationer