Arkivnyhed - kan være forældet

KlarRet - Borgerrådgiverens guide om kommunens notatpligt

23.03.2012
Medarbejdere i kommunen er omfattet af reglerne om notatpligt.

Det betyder, at der er pligt til at notere mundtlige oplysninger i en sag, hvis de har betydning for den afgørelse, der efterfølgende skal træffes, eller hvis de i øvrigt er væsentlige.

Hvorfor notatpligt? Notatpligten er afgørende for borgernes retssikkerhed. Bl.a. ved det, at journalnotater dokumenterer alle oplysninger og ekspeditioner i en sag, og på den måde skaber klarhed over de faktiske omstændigheder og ved, at journalnotaterne giver borgerne mulighed for at håndhæve deres ret til at se alle oplysninger i sagen og på den måde få indblik i, hvordan kommunen ser sagen. 

En tilsidesættelse af notatpligten medfører ikke automatisk, at en afgørelse bliver ugyldig, men det kan have indirekte betydning. En anden konsekvens er, at borgerne risikerer at lide retstab, og hvis ikke retstab så muligt tab af tillid til kommunen, hvis de kan se, at sagen ikke indeholder alle oplysninger. 

”Notatpligten er en retssikkerhed for borgerne” siger Johan Busse og fortsætter: ”Når vi overholder den, er vi med til at sikre åbenhed og gennemsigtighed i sagsbehandlingen, hvilket styrker den enkelte sag og er en forudsætning for, at borgerne kan have tillid til kommunen”.  

 

Huskeliste for notatpligt

  • Tag notat af alle mundtlige oplysninger, som er vigtige, relevante og konkrete, og som ikke allerede fremgår af sagen
  • Tag notat af alle væsentlige ekspeditioner
  • Anvend et letforståeligt sprog og undgå indforståede koder og forkortelser 
  • Skriv notatet hurtigst muligt, mens oplysningerne er frisk i erindring

 

Læs KlarRet

 

KlarRet er Borgerrådgiverens værktøj til kommunens medarbejdere. Det er målet, at KlarRet skal medvirke til at give medarbejderne konkrete værktøjer og en større indsigt i forvaltningsretten, som kan lette deres hverdag. Men det er også målet med KlarRet, at de skal komme borgerne til gode ved at højne retssikkerheden i mødet med kommunen. 

 

KlarRet bliver sendt ud med Borgerrådgiverens nyhedsbrev til alle abonnenter.