Afskaffelse af krav og regler

Afrapportering på afskaffelse af krav, regler og styringsmodeller samt ansøgning til statens udfordringsret.

Indstilling om,

1. at forslag til håndtering af indmeldte krav, regler og styringsmodeller godkendes, samt
2. at vedlagte forslag til ansøgning om udfordringsretten godkendes og fremsendes til Økonomi- og Indenrigsministeriet.

(Økonomiudvalget)

Som følge af drøftelser på Økonomiudvalgets budgetseminar i 2011 blev der igangsat et arbejde med afskaffelse af unødvendige krav og indberetninger for kommunens ansatte. Sideløbende har Københavns Kommune benyttet regeringens udfordringsret til at blive fritaget fra statslige regler.

Der er behov for kontinuerligt at vurdere gældende krav, regler og styringsmodeller for at sikre, at medarbejdernes tid bruges mest muligt på kerneydelserne.

Indberetningskrav, regler og styringsmodeller kan både have ophav i forvaltningernes egen ressort, i Borgerrepræsentationen eller i statslig styring og kontrol af kommunerne.

Borgerrepræsentationen har løbende behandlet indstillinger vedrørende regelforenkling. Senest behandlede Borgerrepræsentationen d. 23. maj 2013 ” Tillidsdagsorden og afskaffelse af krav (2013-70849)”.

Forvaltningerne har frem til den 16. august 2013 haft mulighed for, at indmelde krav, regler og styringsmodeller som de ønsker afskaffet eller søger, at blive fritaget fra via statens udfordringsret.

Indmeldte regler, krav og styringsmodeller som ønskes afskaffet

• Tværgående planer, strategier og politikker (7)
• Indkøbsområdet (6)
• Budget- og regnskabsområdet (6)
• Personaleområdet (6)
• Ejendomområdet (1)
• Diverse (2)

Det indstilles, at de 12 krav som kan effektiviseres eller smidiggøres, håndteres som beskrevet i bilag 1. 

Sundheds- og Omsorgsudvalget indstiller desuden, at;

”Økonomiforvaltningen sammen med Intern revision igangsætter en tværgående gennemgang af krav og regler, herunder krav til ledelsestilsyn, på personale, løn og økonomiområdet i Københavns Kommune for at identificere nye muligheder for sanering efter samlingen af administrative opgaver i Koncernservice og i lyset af tillidsdagsordenen.”

Krav og regler vedrørende afrapportering på planer, strategier og politikker 
7 af de indmeldte krav vedrører forenkling og begrænsning af afrapporteringer på kommunens tværgående planer, strategier og politikker. Størstedelen af disse skal revurderes og derved politisk behandles inden for de næste 1-2 år. I den forbindelse vil forvaltningernes erfaringer med bl.a. afrapporteringerne indarbejdes i evalueringen og udformningen af de kommende strategier.
Økonomiudvalget drøftede på budgetseminaret i august 2013 desuden muligheden for at nulstille afrapporteringen på kommunens planer og strategier og lade udvalgene og Borgerrepræsentationen tage stilling til, hvilke planer og strategier der skal videreføres.

Økonomiforvaltningen arbejder med afsæt i strukturanalyserne, Økonomiudvalgets drøftelser og tillidsdagsordenen med et oplæg til, hvordan Københavns Kommunes over 200 planer, politikker og strategier for kommunens virksomhed kan forenkles og reduceres. Formålet er dels at styrke de decentrale lederes handlerum og overblik, dels at styrke det politiske overblik.  

I den forbindelse vil der blive set på kravene til afrapportering på tværgående planer, politiker og strategier, og om kravene fortsat er nødvendige og meningsfulde. Økonomiforvaltningens oplæg forventes at blive forelagt Økonomiudvalget primo i 2014, hvorefter fagudvalgene kan arbejde videre med at forenkle strategier, planer og politikker på deres respektive ressortområder.

Personale, løn og økonomi
Sundheds- og Omsorgsudvalgets forslag vedrørende forenkling af krav og regler på ledelsestilsyn, personale, løn og økonomiområdet imødekommes til dels via arbejdet hos Koncernservice med bl.a. samling af administrative opgaver.

Koncernservice er bl.a. på baggrund af samlingen af administrative opgaver i gang med at opdatere de fælles forretningsgange på økonomiområdet. Det primære fokus ved opdateringen vil fortsat være på at indføre nødvendige kontroller vurderet ud fra en væsentligheds- og risikobetragtning, og sikre, at der kommer en ensartet opgaveløsning/kontrolniveau som følge af samlingen af administrative opgaver.  I forbindelse med opdateringen vil der set i lyset af tillidsdagsorden, samtidig blive foretaget en vurdering af, om de nødvendige kontroller kan udføres mere hensigtsmæssigt (eksempelvis digitalt) og/eller helt afskaffes.

I forlængelse heraf kan det oplyses, at Økonomiforvaltningen og Koncernservice har igangsat en gennemgang af kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ. Ved gennemgangen foretages bl.a. en vurdering af, om der er dele som ikke længere er relevante, samt om der er behov for ændringer som følge af opnåede erfaringer, ændrede regler, omorganisering i kommunen samt ændringer i den politiske dagsorden i den mellemliggende periode. Denne forventes at ligge færdigt medio 2014.

Koncernservice er desuden i gang med at lave en samlet oversigt over ledelsestilsynsopgaver på løn/personale- og økonomiområdet, som bl.a. vil danne udgangspunkt for en vurdering af, hvorvidt der er ledelsestilsynsopgaver, som kan systemunderstøttes eller eksempelvis varetages af Koncernservice.

Da Borgerrepræsentationen den 23. maj 2013 behandlede ”Tillidsdagsorden og afskaffelse af krav” indgik der en status på tidligere indsendte krav.

8 unikke krav afventede videreudvikling af ”Bedre ledelsesrum” - kravene kan opdeles i to kategorier, krav der afventer digitalisering af lønrapporter samt krav der afventer udarbejdelse af nye obligatoriske forretningsgange for personaleadministration. Bilag 2 indeholder en opdatering på de to kategorier.

Forvaltningsspecifikke krav, regler og styringsmodeller

Ud over de indmeldte krav til Borgerrepræsentationen har Børne- og Ungdomsforvaltningen, Teknik- og Miljøforvaltningen, Socialudvalget og Beskæftigelses- og Integrationsudvalget behandlet forvaltningsspecifikke krav, regler, indberetninger og styringsmodeller. Udvalgene har i den forbindelse taget stilling til hvorvidt der skulle arbejdes videre med kravene eller om de skal afskaffes, effektiviseres, eller bibeholdes.

Udfordringsretten

Udfordringsretten gennemføres af regeringen i fællesskab med KL og Danske Regioner. Københavns Kommune har i 2009 og 2011 deltaget med 2 fælles ansøgninger til udfordringsretten. I 2011 fremsendte Københavns Kommune 50 projektforslag hvoraf de 14 blev godkendt, 5 blev godkendt pga. en lovændring, 10 mangler fortsat svar, 18 har fået afslag og 3 blev tilbagekaldt.

Borgerrepræsentationen besluttede den 23. maj 2013 at Københavns Kommune vil fremsende en ny fælles ansøgning med nye projektforslag til udfordringsretten, som er blevet forlænget til 2015.

Med denne indstilling vedlægges forvaltningernes i alt 28 forslag til ansøgning af udfordringsretten jævnfør bilag 1.

Tabel 2. Oversigt over ansøgning til udfordringsretten

Økonomiforvaltningen søger via udfordringsretten fritagelse for den obligatoriske kvartalvise indrapportering på det specialiserede socialområde.

Økonomiforvaltningen har forinden henvendt sig til Indenrigs- og Økonomiministeriet med henblik på en generel afskaffelse af indrapporteringerne. Dette gælder både den særskilte afrapportering der skal forelægges Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen som også indgår i kommunens løbende budgetopfølgning og en afskaffelse af indberetningen til Indenrigs- og Økonomiministeriet.

Hensigten med afskaffelsen af regler og krav er at sikre mere tid til kerneydelsen og den direkte borgerkontakt hos kommunens ansatte. Eventuelle effektiviseringer som følge af afbureaukratisering tilfalder udvalgene.  

Såfremt Borgerrepræsentationen godkender indstillingen arbejdes der videre med at effektivisere og afskaffe kommunens interne krav og regler i de overstående nævnte spor, herunder forenkling af planer, strategier og politikker, ny indkøbspolitik, ny ekstern revisor og samling af de administrative opgaver.

Såfremt Borgerrepræsentationen godkender ansøgning til udfordringsretten vil der blive udarbejdet en fælles ansøgning til udfordringsretten, som indsendes til Økonomi- og Indenrigsministeriet i oktober 2013.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at forslag til håndtering af indmeldte krav, regler og styringsmodeller godkendes,
2. at vedlagte forslag til ansøgning om udfordringsretten godkendes og fremsendes til Økonomi- og Indenrigsministeriet.

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.

C afgav følgende protokolbemærkning:

”Vi støtter ikke, at den videre behandling af indstillingen indbefatter afskaffelse af krav om indberetning af antal lukkedage.”

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 19. september 2013

Indstillingen blev med det udsendte tekniske ændringsforslag godkendt uden afstemning.

Det Konservative Folkeparti afgav følgende protokolbemærkning som Venstre tilsluttede sig:

”Vi støtter ikke, at den videre behandling af indstillingen indbefatter afskaffelse af krav om indberetning af antal lukkedage”.