Iværksatte initiativer i Borgercenter Handicap

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller,

1. at Socialudvalget tager orienteringen om status på iværksatte initiativer i Borgercenter Handicap til efterretning.

Problemstilling

På udvalgsmøde d. 15. marts 2017 drøftede Socialudvalget aktuelle udfordringer i Borgercenter Handicap (2017-0112465). Udvalget blev i forlængelse heraf præsenteret for en række initiativer, som forvaltningen ville iværksætte for at imødekomme udfordringerne:

1. Grundigt serviceeftersyn af omorganiseringen af Borgercenter Handicap

2. Indsats for bedre læringskultur

3. Handleplan for bedre arbejdsmiljø

4. Løsning af aktuelle sagsbehandlingsudfordringer

5. Ledelsesunderstøttelse

6. Økonomisk understøttelse

Endelig blev der etableret et genopretningsteam fra de centrale enheder for at støtte Borgercenter Handicap ift. ovenstående spor.

På udvalgsmødet d. 21. juni 2017 fik udvalget en status på initiativerne (2017-0224640) og blev lovet en ny status d. 30. august 2017. Orienteringen er imidlertid rykket til dagens udvalgsmøde, hvor Socialudvalget også orienteres om konsulentfirmaet Implements serviceeftersyn af omorganiseringen i Borgercenter Handicap (der henvises til sagen om Implements servicetjek).  

Løsning

Udvalget orienteres om status på de igangsatte initiativer (sporene er beskrevet i bilaget). For hvert af de 6 spor er der herunder beskrevet, hvilke initiativer der er gennemført siden forrige status samt hvilke, der vil blive igangsat i perioden frem til næste udvalgsorientering i december 2017.

Spor 1: Grundigt serviceeftersyn af omorganiseringen af Borgercenter Handicap

I juni og august har Implement afholdt fokusgruppeinterviews med ledere, udvalgte medarbejdere i Borgercenter Handicap samt Centerrådet, Handicaprådet, Forældrerådet og Borgerrådgiveren. På baggrund af disse input og resultaterne af en gennemført medarbejdersurvey, som blev lavet i maj, samt andre kvantitative data har Implement udarbejdet serviceeftersynet. Resultaterne og løsningsforslagene er valideret i dialog med de involverede aktører (der henvises til sagen om Implements servicetjek). Serviceeftersynet har bl.a. fokus på sagsbehandlerskifte og fast sagsbehandler.  

Socialforvaltningen har holdt møde med Socialstyrelsens Task Force på handicapområdet og i forlængelse heraf arrangeret en workshop i efteråret for den samlede centerledelse på myndighedsområdet. På workshoppen holder Socialstyrelsen oplæg om deres viden og erfaringer fra tilsvarende genopretningsarbejde på myndighedsområdet i andre kommuner. Ligeledes vil Socialstyrelsen give sparring ift. de iværksatte tiltag i Borgercenter Handicap. 

Spor 2: Indsats for bedre læringskultur

I maj 2017 er der afholdt to workshops med deltagelse fra Borgerrådgiveren, repræsentant fra direktionen og ledere i Borgercenter Handicap. Det overordnede tema var læringskultur. Med udgangspunkt i outcome fra de to workshops blev følgende igangsat: Klagesagsanalyse, skalering af metoden Styrket Borgerkontakt samt plan for det videre arbejde med god læringskultur.

Klagesagsanalysen er gennemført i juni måned, hvor alle formalitetsklager fra 2016 er gennemgået mhp. at finde mønstre for klageårsager. Analysen har peget på gennemgående kendetegn i klagerne og indgår i Implements serviceeftersyn og i de videre læringsaktiviteter.

Herudover er der igangsat et udviklingsarbejde, der skal styrke dialogen med borgerne, fremme en mere læringsorienteret klagesagsbehandling og understøtte læringspraksis i hverdagen i forhold til konstaterede fejl. Der vil blive etableret en tværorganisatorisk arbejdsgruppe, der kan udveksle erfaringer og udbrede læring om indkomne klager. For at sikre en fælles metodisk tilgang afprøves Borgerrådgiverens fem læringstrin kaldet miniFOKUS, og projekt ’Styrket Borgerkontakt’ udbredes.

Spor 3: Handleplan for bedre arbejdsmiljø

Områderne og Staben har udarbejdet APV med fokus på trivsel og psykisk arbejdsmiljø. APV’erne viser, at arbejdsmiljøet hænger tæt sammen med de øvrige spor i genopretningsplanen og peger bl.a. på, at der skal skabes bedre arbejdsmiljø gennem tydeligere arbejdsprocesser, grundigere oplæring og løbende kompetenceudvikling. Som følge heraf er der udarbejdet konkrete handleplaner for de enkelte enheder. I den kommende periode vil Staben og Genopretningsteamet sammen med MED-organisationen identificere fælles temaer på tværs af myndighedsområderne for også at arbejde med at fremme trivsel og arbejdsmiljø på tværs af borgercentret.

Spor 4: Løsning af aktuelle sagsbehandlingsudfordringer

Borgercenter Handicap har tidligere haft en udfordring ift. uberettiget stop af tabt arbejdsfortjeneste. Denne praksis er nu stoppet, og sagsbehandlerne ændrer ved den årlige opfølgning stopdatoen til det 18. år, hvor udbetalingen ifølge lovgivningen skal ophøre. Stopdatoen, som gik ud over borgeren, hvis der ikke blev fulgt rettidigt op, er således væk. Borgercentret forventer at være ajour med opfølgningerne med udgangen af 2017.  Indtil da følger man fortsat den midlertidige procedure, hvor Staben månedligt sender en liste over næste måneds ydelser til afdelingslederne, der sørger for, at (relevante) stopdatoer med det samme ændres til det 18. år.

Borgercenter Handicap har også været udfordret ift. sagsbunker og fristoverskridelser på områderne §§ 41, 42, 100, hjælpemidler, BPA og bilsager. Den samlede sagsmængde er fortsat faldende, men Borgercentret er stadig delvist udfordret ift. sagsbunker og fristoverskridelser på §§ 41, 42, 100, tekniske hjælpemidler og bilsager. Der er et fortsat stort ledelsesmæssigt fokus på at få afviklet de resterende bunker og sikre fristoverholdelse, og Task Forcen understøtter arbejdet.

Sagsbehandlingen af personlige hjælpemidler og BPA er har været stabil, og der er et godt fundament for fremadrettet at sikre fristoverholdelse.

Forvaltningen har desuden igangsat version II af Borgercenter Handicaps projekt ”Lettelse af sagsbehandlingen” i samarbejde med Intern Revision. Projektet har fokus på at optimere processerne for sagsbehandlingen og har til formål at levere konkrete løsningsforslag til at lette sagsbehandlingen yderligere. Som et led heri har forvaltningen indhentet erfaringer og best practice fra 6-by kommunerne ift. at lette sagsbehandlingen på handicapområdet.

Spor 5: Ledelsesunderstøttelse

Der har været fokus på, hvordan Staben bedst understøtter lederne, så de har bedst muligt fokus på ledelsesopgaverne i deres enheder. Herudover har Genopretningsteamet, Staben og Økonomienheden gennemført et kvalitetstjek af ledelsestilsyn og -information med henblik på at udvikle områdernes målstyring af driften. Endelig er der fokus på, hvordan de enkelte ledere støttes bedst muligt.

Spor 6: Økonomisk understøttelse

Socialforvaltningen oplever, ligesom på landsplan, et stigende pres på handicapområdet. Borgercenter Handicap har brug for støtte til at sikre en bedre økonomistyring samt hjælp til at håndtere den øgede udgiftsudvikling på handicapområdet. Centrale økonomimedarbejdere har derfor understøttet økonomienheden i borgercentret ift. følgende 3 områder:

1. Kvalificering af aktuelle økonomihandleplaner til reduktion af merforbrug

2. Udarbejdelse af budgetforslag til budget 2019

3. Analyse af visitationsprocessen. Status er, at der pt. er gennemført en analyse af visitationsudvalgene. På baggrund heraf vil man udvikle fælles retningslinjer for visitationspraksis, roller og processer. 

Genopretningsteamet arbejder fortsat med at understøtte sporene i handleplanen.

Forvaltningen har desuden været i dialog med Forældrerådet om deres rolle fremover.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Forvaltningen arbejder videre med sporene i handleplanen og tilpasser de konkrete initiativer på baggrund af anbefalingerne fra serviceeftersynet. Forvaltningen vender tilbage med en konsolideret handleplan på udvalgsmøde d. 13. december 2017 – herunder hvordan sagsbehandlerskift og arbejdet som fast sagsbehandler skal håndteres. På samme udvalgsmøde forelægges Forældrerådets vedtægter i en ny indstilling.

Nina Eg Hansen     

                                                       / Eva Stokbro Jensen