Sådan søger du aktindsigt

Der er ingen særlige krav til, hvordan du skal søge om aktindsigt. Det kan ske via e-mail, brev, pr. telefon eller ved personlig henvendelse i kommunen.

Det er ikke et krav, at du begrunder dit ønske om aktindsigt.

Din ansøgning om aktindsigt skal indeholde de oplysninger, som er nødvendige for, at kommunen kan finde den sag eller de dokumenter, du ønsker aktindsigt i. Derudover skal ansøgningen have et tema, fx "brevveksling, der vedrører smiley-ordningen".

Jo mere præcis du er i din beskrivelse af, hvad du ønsker aktindsigt i, jo nemmere og hurtigere vil kommunen kunne behandle din ansøgning. Du kan fx oplyse titlen på sagen, du ønsker indsigt i, et cpr-nummer eller et journalnummer.

Aktindsigt gives som udgangspunkt kun i eksisterende materiale i Københavns Kommune.

Hvem har ret til aktindsigt?

Alle har ret til aktindsigt i de dokumenter, der indgået til eller oprettet af Københavns Kommune.

Ønsker du aktindsigt i din egen sag, eller er du part i en sag, har du krav på aktindsigt efter reglerne i forvaltningsloven. Du er part i en sag, hvis du har en væsentlig, retlig og direkte interesse i sagens afgørelse.

Forvaltningsloven giver en videre adgang til aktindsigt end offentlighedsloven.

 

Hvilke sager kan jeg ikke få aktindsigt i?

Der er visse typer af sager, som kommunen på grund af offentlighedslovens regler ikke kan give aktindsigt i.

De vigtigste undtagelser er:

  • Sager om ansættelse og forfremmelse i det offentlige
  • Personalets ansættelsesforhold. Du kan dog godt få oplysninger om de ansattes navn, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver og lønmæssige forhold. For ansatte i chefstillinger kan oplysninger om disciplinære reaktioner, som er mindre end to år gamle, også udleveres.

Hvilke dokumenter kan jeg ikke få aktindsigt i?

Interne arbejdsdokumenter er som udgangspunkt undtaget fra aktindsigt.

Interne arbejdsdokumenter er:

Dokumenter, som kommunen udarbejder til eget brug, og som ikke er afgivet til udenforstående, dvs. fysiske eller juridiske personer udenfor Københavns Kommune. Dette gælder fx:

  • Breve udvekslet inden for og imellem forvaltningerne
  • Breve udvekslet mellem Borgerrepræsentationen og dens udvalg, organer og forvaltningerne.

Også andre dokumenter kan være undtaget fra aktindsigt, fx kommunens brevveksling med en advokat i forbindelse med retssager.

Selv om der er tale om interne dokumenter, har du krav på at få aktindsigt i oplysninger om en sags faktiske grundlag, i det omfang oplysningerne er relevante for sagen, hvis disse oplysninger ikke fremgår af andre dokumenter end de interne.

Når din anmodning om aktindsigt behandles, skal kommunen altid overveje, om der kan gives indsigt i flere dokumenter end kommunen er forpligtiget til at udlevere efter reglerne i offentlighedsloven. 

Hvilke oplysninger kan jeg ikke få aktindsigt i?

Nogle oplysninger er undtaget fra retten til aktindsigt. Det kan fx være oplysninger om:

  • Enkeltpersoners private eller økonomiske forhold
  • Virksomheders drifts- eller forretningsforhold og tekniske indretninger.

Retten til aktindsigt kan også begrænses i andre tilfælde, fx hvis dette er nødvendigt for at beskytte det offentliges økonomiske interesse, fx i forbindelse med det offentliges kontraktindgåelse.

Når din anmodning om aktindsigt behandles, skal kommunen altid overveje, om der kan gives indsigt i flere oplysninger end kommunen er forpligtiget til at udlevere efter reglerne i offentlighedsloven. 

Hvornår får jeg svar på min aktindsigt?

En ansøgning om aktindsigt skal som udgangspunkt besvares inden for syv arbejdsdage efter modtagelsen i kommunen.

Hvis kommunen ikke har mulighed for at besvare din aktindsigt inden for fristen, skal du inden for samme frist, dvs. inden for syv arbejdsdage, orienteres om, hvorfor det ikke er muligt at besvare din aktindsigt, og hvornår du kan forvente at modtage besvarelsen.

Hvis din ansøgning om aktindsigt omfatter et stort antal dokumenter, eller giver anledning til juridisk komplicerede overvejelser, skal din ansøgning som udgangspunkt besvares inden for 14 arbejdsdage efter modtagelsen i kommunen.

I ganske særlige tilfælde, hvor ansøgningen omfatter et meget stort antal dokumenter eller giver anledning til særlig komplicerede juridiske overvejelser, har kommunen 40 arbejdsdage til at besvare en ansøgning om aktindsigt.

Du kan klage særskilt over sagsbehandlingstiden af din aktindsigtsanmodning. Du skal følge samme fremgangsmåde, som hvis du vil klage over sagens afgørelse. Se dette. 

Begrundelse for afslag på aktindsigt

Du har altid krav på at få en begrundelse, hvis kommunen ikke fuldt ud imødekommer din anmodning om aktindsigt.

Hvordan og til hvem klager jeg over besvarelsen af min aktindsigt?

Du kan klage over en afgørelse om aktindsigt til den myndighed, der er øverste klageinstans i forhold til den afgørelse eller sag, som ansøgningen om aktindsigt vedrører.

Hvis den afgørelse eller sag som ansøgningen vedrører, ikke kan påklages til en anden myndighed, har du mulighed for at rette henvendelse til Folketingets Ombudsmand eller til Tilsynet i Statsforvaltningen. Folketingets Ombudsmand og Tilsynet i Statsforvaltningen er ikke klageinstanser, men tilsynsmyndigheder, der selv beslutter, om der er tilstrækkeligt grundlag for at rejse en sag.

Hvis du ønsker at klage over en afgørelse om aktindsigt eller sagsbehandlingstid hos Københavns Kommune, skal du sende klagen til den afdeling i Københavns Kommune, der har truffet afgørelsen om aktindsigt eller hvis sagsbehandlingstid du ønsker at klage over. Herefter vil kommunen revurdere afgørelsen. Senest syv arbejdsdage efter modtagelsen af klagen, vil kommunen videresende klagen samt sagens dokumenter til klageinstansen, hvis afgørelsen om aktindsigt fastholdes af kommunen. Hvis klagen drejer sig om sagsbehandlingstiden, vil kommunen medsende en begrundelse for sagsbehandlingstiden.

Kontakt til Statsforvaltningen kan ske på følgende måde:

Statsforvaltning, Afdeling København

Borups Allé 177, 2400 København NV, telefonnummer: 72 56 70 00

http://www.statsforvaltning.dk

Kontakt til Folketingets Ombudsmand kan ske på følgende måde:

Folketingets Ombudsmand, Gammeltorv 22, 1457 København K, telefonnummer: 33 13 25 12

http://www.ombudsmanden.dk