Ændrede EAN-numre for daginstitutioner i Københavns Kommune

I Københavns Kommune ændres EAN-numre for en række daginstitutioner per 1. august 2016. Hvis en leverandør sender fakturaer til institutionernes gamle EAN-numre, bliver de afvist fra 1. august 2016. Hvis du, som leverandør, allerede er blevet kontaktet af institutionen og har fået oplyst nyt EAN-nummer, skal du ikke gøre noget. Hvis du ikke har fået oplyst nyt EAN-nummer, vil vi bede dig om at gøre følgende:
 

  1. Nedenfor under ”Dokumenter” kan du downloade filen ”Liste over gamle og nye EAN numre til for udvalgte daginstitutioner”. Filen indeholder gamle og nye EAN-numre for størstedelen af de nuværende institutioner. Da flere institutioner kan have samme EAN-nummer er det vigtigt at både EAN nummer og institutionens navn stemmer overens med dine data, før du ændrer EAN-nummeret.

  2. Hvis du ikke kan opdatere EAN-nummeret baseret på listen ovenfor, kan du under ”Dokumenter” downloade filen ” Liste over nye EAN-numre for daginstitutioner i Københavns Kommune”. Filen indeholder en liste over de institutioner, der er berørt af ændrede EAN-numre. Tag udgangspunkt i navn og adresse på institutionen. Gennemgå listen og sørg for, at det EAN-nummer, I sender fakturaen, til stemmer overens med EAN-nummeret på listen for den pågældende institution.

  3. Hvis du er i tvivl, kontakt den person, du plejer at tale med fra institutionen og bed om at få oplyst deres nye EAN-nummer.

  4. Hvis du ikke kan komme i kontakt med institutionen eller ikke ved, hvem du skal kontakte, kan du skrive til klyngeogffsupport@buf.kk.dk og få oplyst EAN-nummer på den pågældende institution.

  5. På alle de berørte institutioner skal du skrive ”POGR” (uden anførselstegn) som brugerID, når du sender fakturaer.

Hvilke krav stiller Københavns Kommune til e-fakturaer?

Fra 1. maj 2015 modtager Københavns Kommune kun e-fakturaer i det elektroniske format OIOUBL. Københavns Kommune kræver desuden, at e-fakturaer som minimum indeholder EAN-nummer og brugerID.

Hvad er et EAN-nummer?

Det er et tal med 13 cifre, som fortæller, hvilken enhed i Københavns Kommune, der er ansvarlig for indkøbet.

Hvad er et brugerID?

Et brugerID er typisk en kombination af tal og bogstaver, for eksempel NN99, som identificerer den medarbejder i Københavns Kommune, der skal godkende din e-faktura. Nogle af Københavns Kommunes forvaltninger er sat op til et gruppe-brugerID: POGR.

Hvor finder jeg det rette EAN-nummer?

EAN-nummeret er ofte angivet i virksomhedens aftale med Københavns Kommune, men det kan også findes i Københavns Kommunes EAN-register.

Hvorfor skal jeg skrive brugerID på en e-faktura?

Formålet er at sikre, at e-fakturaerne nemt og hurtigt rammer den, der rent faktisk skal godkende e-fakturaen. Dette letter godkendelsesprocessen i kommunen og sikrer, at leverandørerne hurtigt kan få deres penge.

På hvilket grundlag kan Københavns Kommune kræve, at der skal være brugerID på en e-faktura?

Det er en del af ”Bekendtgørelse om elektronisk afregning med offentlige myndigheder”, Kapitel 2, paragraf 3 og 4.

Hvornår afviser Københavns Kommune e-fakturaer uden brugerID?

Fra 1. maj 2016 afviser Københavns Kommune e-fakturaer uden korrekt påført brugerID.

Hvorfor kan jeg ikke bruge det samme brugerID hver gang, jeg sender en e-faktura til Københavns Kommune?

E-fakturaen skal ramme den person i Københavns Kommune, der rent faktisk skal godkende e-fakturaen. Det kan variere fra gang til gang, og derfor kan du ikke altid bruge samme brugerID. 

Skal jeg påføre brugerID på e-fakturaer, hvis ansatte i Københavns Kommune handler med kundekort?

Ja. Når ansatte i Københavns Kommune handler med kundekort gælder de helt samme krav for brugerID. Derfor skal du som leverandør sikre dig, at det korrekte brugerID er tilknyttet på hvert eneste kundekort. Hvis ikke du har påført det korrekte brugerID, når du sender e-fakturaen til Københavns Kommune, vil denne blive afvist.

Gælder kravet om brugerID også, hvis jeg har en indkøbsaftale med Københavns Kommune?

Hvis du har en indkøbsaftale med Københavns Kommune, modtager du enten en indkøbsordre gennem Netbutikken eller uden om Netbutikken. Netbutikken er Københavns Kommunes indkøbssystem.

Hvis du modtager en indkøbsordre uden om Netbutikken er det vigtigt, at du påfører brugerID på din e-faktura, så den bliver accepteret af Københavns Kommune. Hvis du modtager en indkøbsordre gennem Netbutikken er det ikke nødvendigt, at du påfører brugerID på din e-faktura. I dette tilfælde har ordregiveren allerede ved ordreafgivelsen påført brugerID på den person i kommunen, der skal godkende e-fakturaen.

Skal vi påføre brugerID, hvis vi sender e-fakturaer gennem et grænsesnitsystem?

Nej, alle e-fakturaer, der sendes gennem grænsesnitsystemerne, behøver ikke have påført et brugerID. Visse typer af leverandører benytter såkaldte grænsesnitsystemer rettet mod ydelser til borgerne, hvor e-fakturaen er godkendt i systemet. Der er derfor ikke behov for brugerID på e-fakturaer fra disse systemer. I Københavns Kommune anvendes følgende grænsesnitsystemer:

  • Optikerafregningssystemet
  • Apotekerafregningssystemet
  • DoCas – Digital aftenskole
  • Rateanvisningssystemet
  • KMD Booking
  • Tandlægeafregning CKD (alternativt navn: tandlægeafregningssystemet)
  • Udbudsportalen

OBS: Hvis I sender en e-faktura uden for disse systemer, skal der være brugerID på godkenderen af e-fakturaen.

Skal vi optikere, apoteker og tandlæger påføre brugerID på e-fakturaer?

Ja det skal I – men kun hvis I sender en e-faktura uden om grænsesnitsystemerne. E-fakturaer, som sendes gennem grænsesnitsystemerne, behøver ikke at have påført brugerID, men hvis I sender en e-faktura uden for disse systemer skal der være brugerID på godkenderen af e-fakturaen.

Hvorfor får jeg afvist min e-faktura?

Fra 1. maj 2015 modtager Københavns Kommune kun e-fakturaer i det elektroniske format OIOUBL. Københavns Kommune kræver desuden, at e-fakturaer som minimum indeholder EAN-nummer og brugerID. Hvis du har fået afvist en e-faktura kan det skyldes, at du enten har glemt at påføre brugerID på e-fakturaen eller har påført brugerID’et i det forkerte felt i dit økonomisystem. Husk, at få oplyst brugerID af din ordregiver hver gang du modtager en ordre. Det skal være brugerID på godkenderen af e-fakturaen. 

Din e-faktura bliver kun accepteret, når der står et korrekt brugerID i ét af følgende felter i dit økonomisystem:

  • ID
  • Navn
  • E-mail

OBS: Felterne kan hedde noget forskelligt afhængigt af hvilket økonomisystem, du bruger. Læs mere om hvad felterne hedder i den tekniske vejledning under ”Dokumenter”. Vejledningen favner kun de mest almindelige økonomisystemer. Husk også, at du kun må taste brugerID i feltet – og intet andet. For eksempel skal NN99 stå alene i feltet. E-fakturaen bliver afvist, hvis der står Hans Hansen: NN99 eller BrugerID: NN99

 

Hvad sker der, når en e-faktura bliver afvist?

Hvis leverandøren får afvist en e-faktura, vil leverandøren modtage et afvisningsbrev i virksomhedens e-Boks med vejledning i, hvad de skal foretage sig. Københavns Kommune anerkender først en e-faktura, når den er afsendt med de påkrævede oplysninger. Dette gælder, med få midlertidige leverandørundtagelser, alle e-fakturaer i hele Københavns Kommune. Bemærk, at nogle af vores forvaltninger kan have yderligere krav til oplysninger på e-fakturaer.

Hvad skal jeg gøre, hvis jeg har fået afvist en e-faktura pga. manglende eller forkert brugerID?

Hvis din e-faktura bliver afvist, sender Københavns Kommune et afvisningsbrev til din virksomheds e-Boks. Med afvisningsbrevet er vedhæftet en oversigt over de afviste e-fakturaer, EAN nummer på institutionen samt kontaktoplysninger på en kontaktperson på institutionen. Vi opfordrer dig til at følge denne proces:

Trin 1: Åbn den vedlagte oversigt som er sendt med dit afvisningsbrev

For nogle e-fakturaer i vedlagte oversigt, står der POGR under ”Kontaktinfo”. For disse e-fakturaer skal du bruge POGR som brugerID. Hvis ikke der er oplyst et brugerID til en e-faktura, kan du læse mere om, hvad du skal gøre i trin 2.

Trin 2: Kontakt ordregiver og få oplyst brugerID på den person, der skal godkende e-fakturaen

Du skal kontakte ordregiver. Ordregiver og godkender er ikke nødvendigvis den samme person. Kender du ikke navnet på ordregiveren, skal du i stedet kontakte institutionens kontaktperson – se kontaktoplysninger i oversigten, som er vedhæftet i afvisningsbrevet.

Trin 3: Send ny e-faktura

Når du har fået oplyst det korrekte brugerID, skal du sende en ny e-faktura til Københavns Kommune. Du skal ikke sende en kreditnota på den afviste e-faktura. Selv om du skal bruge en kreditnota til din egen bogføring, skal du ikke sende den til os. 

Bemærk, at hvis det 8. ciffer i EAN-nummeret er 2, skal du skrive POGR som brugerID.

 

Hvorfor er nogle leverandører midlertidigt fritaget fra kravet om brugerID?

Af tekniske årsager får nogle leverandører i en periode ikke afvist e-fakturaer uden brugerID. Det er hovedsageligt disse typer virksomheder: forsyningsvirksomheder, tv-licenser, visse huslejer og mellemkommunale afregninger. Du kan finde en liste over de midlertidig fritagne leverandører nederst på siden under ”Dokumenter”.

Hvad gør vi, hvis vi benytter et grænsesnitsystem?

Visse typer af leverandører benytter såkaldte grænsesnitsystemer rettet mod ydelser til borgerne, hvor e-fakturaen er godkendt i systemet. Der er derfor ikke behov for brugerID på e-fakturaer fra disse systemer. Det drejer sig om grænsesnitsystemer for: 

  • Optikerafregningssystemet
  • Apotekerafregningssystemet
  • DoCas – Digital aftenskole
  • Rateanvisningssystemet
  • KMD Booking
  • Tandlægeafregning CKD (alternativt navn: tandlægeafregningssystemet)
  • Udbudsportalen

Hvis du sender en e-faktura gennem grænsesnitsystemerne behøver du ikke påføre brugerID men for de e- fakturaer, der sendes uden om disse grænsesnitsystemer skal e-fakturaen indeholde brugerID.

Vi anvender et grænsesnitsystem og har en aftale med Københavns Kommune om, at vi ikke skal påføre brugerID – hvorfor bliver e-fakturaen så afvist?

Hvis din e-faktura bliver afvist tyder det på, at du har sendt den uden om grænsesnitsystemerne. E-fakturaer, som sendes gennem grænsesnitsystemerne behøver ikke at have påført brugerID men for de e-fakturaer, der sendes uden om disse grænsesnitsystemer skal indeholde brugerID.

Hvordan påfører jeg brugerID på en e-faktura til Københavns Kommune?

Din e-faktura bliver accepteret, når der står et korrekt brugerID i ét af følgende felter i dit økonomisystem:

  • ID
  • Navn
  • E-mail.

Du skal kun taste brugerID i feltet – og intet andet. For eksempel skal NN99 stå alene i feltet. E-fakturaen bliver afvist, hvis der står ’Hans Hansen: NN99’ eller ’BrugerID: NN99’.

Felterne kan hedde noget forskelligt afhængigt af hvilket økonomisystem, du bruger.

Nederst på siden under ”Dokumenter” finder du en teknisk vejledning, som beskriver hvilke felter du kan indtaste brugerID i, hvis du anvender de mest almindelige økonomisystemer, herunder:

  • Microsoft Dynamics NAV
  • Microsoft Dynamics C5
  • Visma e-conomic
  • Infor M3
  • Nemhandels løsninger (Fakturablanketten (virk.dk) eller Nemhandelsprogram)

I den tekniske vejledning er det også muligt at læse, hvordan opsætningen kan tjekkes for Microsoft Dynamics AX2009 og AX2012.

Jeg anvender SAP eller Oracle, hvad skal jeg gøre?

Hvis du anvender SAP eller Oracle kan du læse mere under overskriften ”Økonomisystemer der ikke tilbyder standard OIOUBL-mapning”

Økonomisystemer der ikke tilbyder standard OIOUBL-mapning

En række økonomisystemer understøtter ikke, som standard, at fremsende OIOUBL fakturaer. Det er muligt at anvende nogle 3. partsløsninger eller implementeringspartnere, som har kodet/konfigureret en løsning.

SAP eller Oracle tilbyder ikke standard OIOUBL formater. Det er som udgangspunkt implementeringspartnerens ansvar, hvordan OIOUBL er udviklet til den enkelte løsning. Det er derfor som udgangspunkt individuelt for den enkelte leverandør, hvilke felter, der måtte skulle anvendes.

Hvis du anvender andre eksterne løsninger

Der findes en del private leverandører, som også tilbyder løsninger omkring OIOUBL fakturering til det offentlige. Det kan være i form af læs-ind services eller programmer, hvor e-fakturaer kan indtastes, for eksempel:

  • PostNord Scanning A/S (tidligere Data Scannning A/S)
  • Highjump (tidligere kendte som Evenex og Progrator)
  • Fakturaservice.dk

Listen er ikke udtømmende. Hvis et sådant servicebureau anvendes, skal du kontakte din samarbejdspartner og få afklaret, hvordan du kan sikre dig, at ét af de tre felter (ID, Navn, E-mail) er udfyldt med det korrekte brugerID, som gør, at din e-faktura bliver accepteret af Københavns Kommune.

Jeg kan ikke skrive brugerID nogle steder, når jeg skal fakturere til Københavns Kommune – hvad gør jeg?

Det er stadig muligt for dig at fremsende en e-faktura i OIOUBL fakturaformatet. Hvis det på nuværende tidspunkt ikke det er muligt for din virksomhed at håndtere brugerID i jeres økonomisystem, skal du kontakte systemejeren eller leverandøren af dit økonomisystem for at høre, hvordan dit økonomisystem sættes op til at håndtere brugerID, bruge virk.dk eller brug et scanningsbureau.

Du skal oplyse din leverandør/udvikler om, at brugerID som udgangspunkt skal skrives i følgende xpath:

  • Invoice/AccountingCustomerParty/Party/Contact/ID

Dog kan brugerID også læses fra to andre xpaths. Hvis det i forhold til din opsætning er mere praktisk, kan brugerID også læses fra følgende xpaths:

  • Invoice/AccountingCustomerParty/Party/Contact/Name
  • Invoice/AccountingCustomerParty/Party/Contact/ElectronicMail

 

Hvad gør jeg, hvis jeg ikke har fået min betaling?

Inden du ringer til Københavns Kommune, skal du undersøge om den manglende betaling kan skyldes, at du har fået e-fakturaen afvist pga. manglende eller forkert påført brugerID - og det er grunden til, at du ikke har modtaget dine penge. Når du får afvist en e-faktura får du et brev i din virksomheds e-Boks. Du skal huske at påføre brugerID på godkenderen af e-fakturaen (en ansat i Københavns Kommune) hver gang du leverer en vare/ydelse til kommunen. 

Hvor hurtigt betaler Københavns Kommune sine leverandører?

Den aftalte betalingsfrist må maksimalt være 30 dage, regnet fra det tidspunkt hvor en korrekt e-faktura er modtaget.

Der kan dog fortsat i kontrakter indgås aftale om betaling i rater efter en fast betalingsplan, hvor den enkelte rates forfaldstid er fastlagt. En sådan betalingsplan skal være udtrykkeligt accepteret af Københavns Kommune, og betalingsfristen for den enkelte rate må ikke overstige 30 dage.

Hvordan foregår indkøb og udbud i Københavns Kommune

Indkøbsområdet i Københavns Kommune er organiseret med en fælles indkøbsenhed, en tværkommunal indkøbschefgruppe og decentrale indkøbsenheder.

Den fælles indkøbsenhed, Team Udbud og Kontrakter i Økonomiforvaltningen, har ansvaret for kommunens fælles indkøbsaftaler og kommunens elektroniske indkøbssystem, Netbutikken.

Indkøbschefgruppen består af repræsentanter fra alle kommunens forvaltninger og har ansvaret for den fælles koordinering af indkøb.

De decentrale indkøbsenheder er placeret i forvaltningerne og har ansvaret for de enkelte indkøb og udbud.

Hvilke kriterier lægges der vægt på ved indkøb og udbud

Kriterierne, som der lægges vægt på ved tildelingen af en udbudt aftale, fremgår af udbudsmaterialet.

Virksomheder opfordres til at rette henvendelse til Københavns Kommunes kontaktperson ved det enkelte udbud, hvis man har spørgsmål til udbudsmaterialet, så der ikke opstår tvivl om kriterierne.

Hvad hvis man ønsker at byde som et konsortium?

Virksomheder kan i fællesskab afgive tilbud som et konsortium i forbindelse med udbud, og vilkårene herfor er angivet i udbudsmaterialet.

Virksomheder kan herudover finde en generel vejledning om dannelse af et konsortium på Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside eller under Dokumenter nederst på denne side.

Hvordan giver virksomheder input til kommende udbud?

Før et udbud gennemføres, bestræber Københavns Kommune sig på at være i dialog med interesserede virksomheder om udbudsmaterialets udformning.

Det forhold, at en virksomhed har ydet en offentlig myndighed rådgivning før udbuddet, medfører ikke i sig selv, at virksomheden er udelukket fra at give tilbud på den udbudte opgave.

Virksomheder kan finde information om kommende udbud, hvor de kan komme med input til udbudsmaterialet, via hjemmesiden Idé-udbud.

Hvordan foregår betaling og fakturering?

Hvordan bliver min virksomhed leverandør til kommunen?

Der er flere måder, hvorpå din virksomhed kan blive leverandør til Københavns Kommune.

Din virksomhed kan blive leverandør ved at byde på aftaler, når de sættes i udbud.

Herudover kan din virksomhed også blive leverandør til Københavns Kommunes beskæftigelsesindsats eller blive godkendt som leverandør af praktisk og personlig hjælp under kommunens fritvalgs-model på Socialforvaltningens og Sundheds- og Omsorgsforvaltningens områder.

Hvordan leverer jeg kataloger til Københavns Kommunes indkøbssystem?

Som leverandør til Københavns Kommune skal leverandøren efter ønske uploade deres katalog til kommunens indkøbssystem. Klik her for vejledning