Godkendelse af regnskab for Vanløse Lokaludvalgs puljemidler 2016

Indstilling

Formanden indstiller:

1. at Vanløse Lokaludvalg drøfter og tager evaluering af egne projekter til efterretning.

2. at Vanløse Lokaludvalg godkender regnskab for puljemidler 2016.

Problemstilling

Vanløse Lokaludvalg har af Københavns Borgerrepræsentation fået til opgave at udmønte en pulje til tværgående, bydelsrelaterede, dialogskabende og netværksdannende aktiviteter for borgere og brugere i lokalområdet – lokaludvalgets puljemidler. Puljemidler tildeles byens 12 lokaludvalg efter en fordelingsnøgle baseret på det aktuelle indbyggertal og justeres løbende.

Evaluering af egne projekter 2016

Vanløse Lokaludvalg traf i 2016 beslutning om at gennemføre en række egne projekter. Alle disse er godkendt i lokaludvalget med projektbeskrivelser og budgetter, i større eller mindre deltaljeringsgrad. Alle projekter er efterfølgende evalueret af de medlemmer, som stod for gennemførslen af de konkrete projekter.

Vedlagt dagsordenen er en sammenskrivning af evalueringerne for alle lokaludvalgets projekter i 2016. Enkelte af projekterne blev ikke gennemført. Hvilke, det konkret drejer sig om, fremgår af både vedlagte sammenskrivning samt oversigten af det endelige regnskab for samtlige projekter.

Godkendelse af regnskab for lokaludvalgets puljemidler

Vanløse Lokaludvalg havde i 2016 et puljebudget på 1.466.000 kr. Lokaludvalget har samlet anvendt 1.447.299 kr., hvilket svarer til et mindreforbrug på 1 %.

Lokaludvalget har i 2016 anvendt en del af puljemidlerne til egne projekter. Den resterende del af puljemidlerne er blevet administreret i en Vanløsepulje, som borgere, foreninger mv. har kunnet søge om midler til projekter, der gavnede bydelen. Lokaludvalget er løbende blevet orienteret om puljedisponeringen for både interne og eksterne projekter.

Vedlagt denne dagsorden er tre dokumenter, der viser forbruget af puljemidler i 2016; en oversigt over fordelingen af puljemidler i hhv. Vanløsepuljen og til lokaludvalgets egne projekter, en oversigt over budget og endeligt forbrug for alle lokaludvalgets 19 egne projekter, samt en oversigt over ansøgninger, der fik bevilget støtte fra Vanløsepuljen i 2016, hvoraf fremgår bevilget beløb og endeligt forbrug for disse.

Sekretariatets løbende økonomistyring

Når lokaludvalget godkender en projektbeskrivelse og afsætter midler til et projekt i regi af udvalget, har sekretariatet, medmindre andet eksplicit er aftalt, ansvar for løbende at holde styr på, at det godkendte budget overholdes, og at alle regninger betales. Der aflægges ikke direkte regnskaber til lokaludvalget for de enkelte projekter, men typisk bliver det endelige forbrug på det enkelte projekt drøftet med den relevante projekt- eller arbejdsgruppe i forbindelse med en evaluering. I forbindelse med godkendelse af regnskabet for puljemidler fremægges en oversigt over budget og endeligt forbrug for alle lokaludvalgets projekter i 2016 i én samlet oversigt.

Københavns kommunes godkendelse af regnskabet, og krav til løbende økonomistyring

Som en del af Københavns Kommune er lokaludvalgets puljemidler underlagt kommunens revision.

Økonomiforvaltningen stiller desuden en række løbende krav til sekretariatets kontrol og arbejde med puljemidlerne, herunder skal minimum 10 % af de projekter, der får bevilget midler fra Vanløsepuljen, indkaldes til stikprøvekontrol. Derudover stilles der, i forbindelse med indkøb til interne projekter, krav om, at lokaludvalget overholder Københavns Kommunes forpligtende indkøbsaftaler på områder, hvor disse er indgået.

Som bilag til dette punkt ligger redegørelse til Økonomiforvaltningen for den løbende kontrol af puljemidler, en redegørelse for stikprøvekontrol 2016, samt sekretariatets redegørelse for behandlingsprocedure og anvendelse af puljemidler.

Løsning

1. Vanløse Lokaludvalg drøfter og tager evalueringerne af egne projekter 2016 til efterretning.

2. Vanløse Lokaludvalg godkender regnskab for Vanløse Lokaludvalgs puljemidler 2016, og tager øvrige bilag til efterretning.

Økonomi

Regnskabet for Vanløse Lokaludvalgs brug af puljemidler indgår som en del af Københavns Kommunes samlede regnskab, og overskydende midler indgår i Borgerrepræsentationens forhandlinger om fordeling af overskydende midler for 2016.

Evalueringerne af egne projekter har ingen økonomiske konsekvenser for Vanløse Lokaludvalg.

Vanløse Lokaludvalg havde i 2016 et puljebudget på 1.466.000 kr. Lokaludvalget har samlet anvendt 1.447.299 kr., hvilket svarer til et mindreforbrug på 1 %.

Videre proces

Regnskabet er indsendt til intern kontrol og gennemgang i regnskabsafdelingen.