Evaluering af interessentundersøgelsen

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 22. november 2000

12. Evaluering af interessentundersøgelsen

UUU 345/2000 J.nr. U15/00

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Uddannelses- og Ungdomsudvalget,

På baggrund af Uddannelses- og Ungdomsudvalgets beslutning den 23. februar og 12. september 2000 er der udarbejdet forslag til evaluering af de på baggrund af interessentundersøgelsen igangsatte initiativer.

Uddannelses- og Ungdomsudvalget besluttede den 26. maj 1999 at gennemføre en undersøgelse med ekstern bistand af samspillet mellem Uddannelses- og Ungdomsudvalget, Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen og en afgrænset interessentgruppe. Interessentundersøgelsen skulle omfatte kommunikationen, samarbejdsstrukturer og beslutningsniveauer.

Undersøgelsen forelå i januar 2000 og blev endeligt behandlet i udvalget den 23. februar 2000. Udvalget besluttede i den forbindelse, at der løbende skulle redegøres for de initiativer, der tages på baggrund af interessentundersøgelsen. Det blev endvidere besluttet, at forvaltningen skal fremlægge forslag til en evaluering af initiativerne, og at den endelige evaluering skal forelægges udvalget i foråret 2001.

På denne baggrund blev udvalget på mødet den 20. september 2000 forelagt en opfølgning af interessentundersøgelsen - statusredegørelse september 2000 (se bilag), der gennemgik de aktiviteter, forvaltningen har igangsat og fremover vil igangsætte for at imødekomme de i interessentundersøgelsen rejste problemstillinger.

Der fremlægges nu forslag til en evaluering af de i statusredegørelsen nævnte initiativer.

Det overordnede formål med evalueringen er at undersøge interessenternes og forvaltningens vurdering af processen omkring de i statusredegørelsen nævnte initiativer. Evalueringen vil dermed fokusere på vurderingen af udformningen, iværksættelsen og gennemførelsen af initiativerne, og ikke på resultaterne af disse, da forløbet ikke er endelig afsluttet. Det vil på denne baggrund være muligt løbende at tilpasse den fortsatte gennemførelse af initiativerne.

Evalueringen gennemføres som en interviewbaseret undersøgelse, der afvikles via 8-10 fokusgrupper. Disse grupper vil hver behandle en række af de i statusredegørelsen nævnte initiativer. Visse initiativer er af en så omfattende karakter, at de behandles af flere fokusgrupper. Dette drejer sig eksempelvis om initiativerne vedrørende formidling af budgetanliggender samt procedurer og samspil i forbindelse med anlægsarbejde og vedligeholdelsesopgaver.

Der udarbejdes til hver fokusgruppe et kommissorium, der beskriver sammensætning, fokusområde samt tidsplan.

Der forventes afholdt to interviewrunder, hvor første runde skal afdække interessenternes generelle vurdering af procesforløbet. De indsamlede indtryk sammenfattes i et materiale, der forelægges og drøftes med de respektive fokusgrupper under anden runde af fokusgruppeinterviewene. Efterfølgende sikres det, at evalueringsmaterialet repræsenterer de enkelte fokusgruppers synspunkter.

Fokusgrupperne vil bestå af 6-8 deltagere, der sammensættes på baggrund af indstillinger fra et repræsentativt udvalg af interessenter omfattende interesseorganisationer, administrative samarbejdsparter m.v. samt et udvalg af skole- og forældrebestyrelser. Endvidere vil medarbejdere fra forvaltningen indgå i grupperne.

Det forudsættes, at evalueringen af interessentundersøgelsen gennemføres med ekstern bistand.

Uddannelses- og Ungdomsudvalget besluttede den 20. september 2000, at evalueringen skulle forelægges udvalget i foråret 2001. I forbindelse med evalueringsarbejdet er det blevet klart, at en tilbundsgående evaluering kræver, at tidsplanen strækkes i forhold til tidligere anslået.

Evalueringen foreslås på den baggrund gennemført efter følgende tidsplan:

December 2000: Udarbejdelse af kommissorier til de enkelte fokusgrupper

Januar – februar 2001: Udpegning af medlemmer til fokusgrupperne

Maj 2001: Udarbejdelse af evalueringsrapport

Evalueringen af interessentundersøgelsen gennemføres af et eksternt konsulentfirma inden for en økonomisk ramme på ca. 380.000 kr.

Såfremt evalueringen skal afvikles uden ekstern bistand, må det forventes, at der skal afsættes medarbejderressourcer svarende til ca. ¼ årsværk.

Ingen bemærkninger

Ingen bemærkninger

• Opfølgning af interessentundersøgelsen – statusredegørelse – september 2000