Teknik- og Miljøforvaltningens investeringer i kernevelfærd

Teknik- og Miljøudvalget skal tage stilling til hvilke projektforslag, der skal indgå i forhandlingerne om Overførselssagen 2018-2019 for at indfri forvaltningens effektiviseringsmåltal for 2020 på 13,8 mio. kr.

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,

1. at effektiviseringsforslaget Fælles materielstyring i Teknik- og Miljøforvaltningen (bilag 2) søges finansieret af puljen Smarte investeringer i kernevelfærd. Forslaget bidrager med en effektivisering på 0,95 mio. kr. i 2020 og 4,00 mio. kr. ved fuld indfasning i 2024.
2. at effektiviseringsforslaget Automatisering af borgerhenvendelser (bilag 3) søges finansieret af puljen Smarte investeringer i kernevelfærd. Forslaget bidrager med en effektivisering på 0 kr. i 2020 og 0,97 mio. kr. ved fuld indfasning i 2024.
3. at effektiviseringsforslaget Effektivisering og optimering af tids- og ressourceregistrering (bilag 4) søges finansieret af puljen Smarte investeringer i kernevelfærd. Forslaget bidrager med en effektivisering på 0,70 mio. kr. i 2020 og 2,10 mio. kr. ved fuld indfasning i 2024.
4. at effektiviseringsforslaget Ny platform til Giv et praj-løsningen (bilag 5) søges finansieret af puljen Smarte investeringer i kernevelfærd. Forslaget bidrager med en effektivisering på 0,30 mio. kr. i 2020 og frem.
5. at effektiviseringsforslaget Professionalisering af arbejdsgange i Center for Parkerings vagtcentral (bilag 6) effektueres. Forslaget bidrager med en effektivisering på 0,70 mio. kr. i 2020 og frem.
6. at effektiviseringsforslaget Produktivitetsanalyse af byggesagsbehandlingen – Reduktion af arkivmedarbejdere (bilag 7) effektueres. Forslaget bidrager med en effektivisering på 0,40 mio. kr. i 2020 og 0,80 mio. kr. ved fuld indfasning i 2024.
7. at innovationspuljeansøgningen Digitalisering af tælleprocesser (bilag 8) søges finansieret af puljen Smarte investeringer i kernevelfærd.
8. at Teknik- og Miljøudvalgets forvaltningsspecifikke effektiviseringsmåltal for 2020 på 13,8 mio. kr. indfries via de anbefalede projektforslag.

Problemstilling

Med vedtagelsen af Budget 2019 (BR 4. oktober 2018) blev der afsat 492,7 mio. kr. til Smarte investeringer i kernevelfærd. Midlerne er forankret i Investerings- og Innovationspuljen, og skal anvendes til investeringer, der kan forbedre forvaltningernes opgaveløsning. Midlerne, som investeringerne frigiver, anvendes blandt andet til at håndtere forvaltningernes bidrag til effektiviseringsstrategien.

Borgerrepræsentationen udmønter midler fra puljerne to gange om året i forbindelse med behandlingen af overførelsessagen i foråret og budgetforhandlingerne i efteråret. Udmøntning af midler sker ud fra en vurdering af projektforslagene, som de forskellige fagudvalg forinden har godkendt. Forslag der bidrager til indfrielse af en forvaltnings effektiviseringsmåltal, prioriteres som udgangspunkt før andre forslag.

Løsning

Økonomiudvalget besluttede den 23. januar 2019 et samlet måltal for Københavns Kommunes effektiviseringsstrategi i 2020 på 398,7 mio. kr. Teknik- og Miljøudvalgets effektiviseringsmåltal i 2020 udgør 13,8 mio. kr. Korrigeres dette for stigende profiler på interne og tværgående projekter fra tidligere års effektiviseringstiltag, skal der samlet leveres nye effektiviseringer i 2020 for 2,25 mio. kr.

Teknik- og Miljøforvaltningen foreslår, at der søges midler fra puljerne til nedenstående forslag. Forslagene behandles endeligt i forbindelse med behandlingen af overførselssagen 2018-2019. Teknik- og Miljøforvaltningen har udarbejdet seks effektiviseringsforslag og et innovationsforslag. Forslagene er udarbejdet i overensstemmelse med forvaltningens omstillingsstrategi. Til alle forslag er der derfor udarbejdet arbejdstilrettelæggelsescases med beskrivelse af før og efter.

Projekterne er drøftet i forvaltningens relevante MED-udvalg. Reduktioner i personale som følge af ovenstående projektforslag søges for så vidt muligt håndteret via naturlig afgang, nedlæggelse af vakante stillinger og eventuel omplacering af medarbejdere.

Effektiviseringsforslag

Fælles materielstyring i Teknik- og Miljøforvaltningen (bilag 2)

Formålet med effektiviseringsforslaget er, at ejerskabet for anskaffelse og vedligeholdelse af Teknik- og Miljøforvaltningens materiel samles i modsætning til i dag, hvor hver enhed ejer deres eget materiel. Ved at samle ejerskabet reduceres forvaltningens materielpark, så materiel med lav anvendelsesgrad fremadrettet deles af enhederne. Materielparken tilpasses på den måde enhedernes behov, hvilket sikrer effektiv materielstyring. Materielområdet blev i Ernst & Youngs (EY) budgetanalyse fase 1 vurderet til at have en lav omkostningseffektivitet. EY identificerede ikke et effektiviseringspotentiale for området, da forvaltningen allerede har igangsat dette effektiviseringsforslag.

Automatisering af borgerhenvendelser (bilag 3)

Formålet med effektiviseringsforslaget er en nem og ensartet håndtering af borgerhenvendelser. En algoritme kan på baggrund af en større dataanalyse af tidligere borgerhenvendelser visitere indkomne mails til specifikke postkasser. Ved hjælp af robotteknologi vil journalisering og oprettelse af svarskabelon til borgeren blive automatiseret, hvorefter henvendelsen distribueres til den rette enhed til besvarelse.

Effektivisering og optimering af tids- og ressourceregistrering (bilag 4)

Formålet med effektiviseringsforslaget er at sikre ensartet registrering af tids-, materiel- og materialeforbrug samt reducere den tid, der bruges på selve registreringsopgaven. Dette kan gøres ved at samle registreringerne i Teknik- og Miljøforvaltningens eget system, Platform til Understøttelse af Mobile Arbejdsgange (PUMA). Forslaget er udarbejdet inden budgetanalysens fase 1, hvorfor det er nødvendigt at medtage potentialerne forbundet med dette effektiviseringsforslag i forhold til det videre arbejde med at kvalificere EY’s identificerede effektiviseringspotentialer.

Ny platform til Giv et praj-løsningen (bilag 5)

Formålet med effektiviseringsforslaget er at reducere de årlige driftsomkostninger for den digitale løsning Giv et praj ved at flytte løsningen over på Teknik- og Miljøforvaltningens egen platform, PUMA. Gennem Giv et praj kan borgeren indmelde fejl eller mangler omhandlende den bymæssige infrastruktur, som Teknik- og Miljøforvaltningen drifter og vedligeholder.

Professionalisering af arbejdsgange i Center for Parkerings vagtcentral (bilag 6)

Formålet med effektiviseringsforslaget er en reduktion af centralens bemandingsnorm i dag- og aftentimerne fra to til én vagthavende. Forslaget indebærer, at manuel registrering og manuel opfølgning afløses af et vagtplan- og afrapporteringssystem, som er designet til formålet.  

Produktivitetsanalyse af byggesagsbehandlingen – Reduktion af arkivmedarbejdere (bilag 7)

Formålet med effektiviseringsforslaget er at nedbringe antallet af arkivmedarbejdere med to årsværk. Effektiviseringsforslaget udspringer af Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 27. august 2018, hvor udvalget godkendte en nedbringelse af antallet af arkivmedarbejdere, som led i at øge produktiviteten på byggesagsområdet.

Innovationsforslag

Digitalisering af tælleprocesser (bilag 8)

Formålet med innovationsforslaget er at afsøge muligheder i teknologier, der kan gøre tællinger og opgørelser af inventar og brugere af byens adfærd smartere, billigere, hurtigere og i nogle tilfælde også have fokus på flow og bevægelsesadfærd. Tællinger dækker blandt andet opgørelser over parkeringsbelastningen til brug for parkeringsplanlægning, tælling af cyklister og kapacitet på cykelstier. Det er vurderingen, at der er et potentiale ved at effektivisere og optimere tællingernes kvalitet for dermed at styrke planlægning samt brug af byrummet, evaluering af anlægsprojekter og forvaltningens drift.  

Indfrielse af Teknik- og Miljøudvalgets effektiviseringsmåltal 2020

Effektiviseringerne, som ovenstående forslag genererer, anvendes til at håndtere forvaltningens effektiviseringsmåltal fra 2020 og frem. I de tilfælde, hvor effektiviseringer frigiver midler ud over det fastsatte effektiviseringsmåltal, bliver midlerne i forvaltningerne til fagudvalgenes disponering. Effektiviseringsforslag, der bidrager til indfrielse af de forvaltningsspecifikke effektiviseringsmåltal, prioriteres som udgangspunkt før andre forslag. Af tabel 1 fremgår anbefaling til projekter, der skal indfri Teknik- og Miljøudvalgets forvaltningsspecifikke effektiviseringsmåltal for 2020.

Tabel 1. Anbefaling til projekter til indfrielse af Teknik- og Miljøudvalgets effektiviseringsmåltal for 2020 (i mio. kr., 2020 p/l)

Hermed har forvaltningen indfriet det forvaltningsspecifikke effektiviseringsmåltal for 2020 samt frigivet 0,80 mio. kr. i frie midler til udvalgets disponering. De 0,80 mio. kr. udgøres af 0,10 mio. kr. i overrealisering af måltallet for 2020 samt 0,70 mio. kr. fra effektiviseringsforslaget Professionalisering af arbejdsgange i Center for Parkerings vagtcentral. Nogle af de anbefalede projektforslag har stigende profiler i 2021, og herved vil de bidrage til indfrielse af fremtidige effektiviseringsmåltal for Teknik- og Miljøudvalget.

Økonomi

Omkostningerne til gennemførelse af projekterne, herunder omkostninger til projektstyring, medtages i de enkelte businesscases, og søges finansieret via Investerings- og Innovationspuljen. Af tabel 2 fremgår forvaltningens effektiviseringsforslag, herunder implementeringsomkostninger og effektiviseringer i perioden 2019-2024.

Tabel 2 Oversigt over effektiviserings- og innovationsforslagets implementeringsomkostninger og effektiviseringer på service (i 1.000 kr., 2020 p/l)

Videre proces

Ved Teknik- og Miljøudvalgets godkendelse af projektforslag til Investerings- og Innovationspuljen fremsendes de til Økonomiforvaltningen, som forbereder materialet til Overførelsessagen 2018-2019. Såfremt forvaltningen får tildelt investeringsmidler til projektforslagene i Overførelsessagen 2018-2019 igangsættes tiltagene umiddelbart herefter. Effektiviseringsforslagene indstilles med budgetbidraget i maj 2019.

Såfremt Teknik- og Miljøudvalget ikke godkender enkelte eller alle projektforslag til videre behandling i Overførselssagen 2018-2019, vil forvaltningen arbejde videre med andre effektiviseringsforslag, der kan indfri det forvaltningsspecifikke effektiviseringsmåltal for 2020.

Pernille Andersen

                                            /Anna Schou Johansen

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 25. februar 2019

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.

Enhedslisten afgav følgende protokolbemærkning:
”Enhedslisten bemærker, at det er positivt at forslaget om fælles materielstyring indebærer, at mekanikerfunktionen skal bibeholdes tættest muligt på det kørende materiel.”