Revisionsrapport og handleplaner vedrørende indkøb af eksterne konsulent- og advokatydelser

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller over for Teknik- og Miljøudvalget,

1. at forvaltningens handleplan vedrørende indkøb af eksterne konsulent- og advokatydelser, jf. bilag 2, godkendes.

Problemstilling

Intern Revision har, som led i den løbende revision, undersøgt forvaltningernes køb af eksterne konsulent- og advokatydelser i 2018. Teknik- og Miljøforvaltningen har, sammen med de øvrige forvaltninger, modtaget en rød bemærkning omkring efterlevelse af kommunens regler for indkøb vedrørende konsulent- og advokatydelser.

Løsning

Revisionen har udtaget tre stikprøver fra hver forvaltning i Københavns Kommune. Der er fundet fejl i en enkelt stikprøve fra Teknik- og Miljøforvaltningen. Det drejer sig om indkøb af konsulentbistand i forbindelse med ansættelse af en interimssekretariatschef fra november 2017 til april 2018. Den købte ydelse var på daværende tidspunkt ikke tilgængelig på kommunens fælles rammeaftaler. Når kommunen indkøber uden for rammeaftale, bør begrundelsen for dette dokumenteres i et notat, sammen med dokumentation for, at indkøbet er sket på markedsmæssige vilkår. Denne dokumentation foreligger ikke i den konkrete sag.

Revisionen henstiller, at samtlige forvaltninger skærper tilsynet med, at kommunens regler for indkøb efterleves, og at forvaltningerne i forbindelse med indkøb af konsulent- og advokatydelser anvender de indgåede rammeaftaler. Herudover henstilles det, at der ved tvivl om, hvorvidt gældende rammeaftaler dækker det konkrete behov, enten benyttes fritekstordre i Kvantum Indkøb, eller at Økonomiforvaltningen kontaktes.

Indkøb af konsulent- og advokatydelser adskiller sig ikke afgørende fra forvaltningens øvrige indkøb, hvorfor handleplanen på dette område skal ses i sammenhæng med forvaltningens samlede indsats på indkøbsområdet.

Forvaltningens handleplan

Teknik- og Miljøforvaltningen gennemfører månedlig afrapportering til direktionen om udviklingen i andelen af indkøb, hvor leverandøren har en indkøbssaftale med Københavns Kommune. Konsulent- og advokatydelser indgår på lige fod med forvaltningens øvrige indkøb i denne afrapportering.

Andelen af aftaledækkede indkøb måles både i forhold til antallet af fakturaer og i forhold til indkøbssummen. Indsatsen har bevirket, at Teknik- og Miljøforvaltningen fra januar 2019 til og med december 2019 har øget andelen målt i forhold til antal fakturaer fra 26,7 % til 54,6 %, mens andelen målt i forhold til indkøbssummen er steget fra 19,0 % til 74,7 %. Målsætningen på tværs af kommunen er, at 70 % skal være indkøbt på aftaler i 2019 stigende til 85 % i 2020. Forvaltningen følger udviklingen i måltallene tæt.

Foruden ovenstående ledelsesmæssige tilsyn arbejdes der aktuelt på en opdatering af indkøbs- og udbudsvejledningerne på forvaltningens intranet. Dette sker i samarbejde med Økonomiforvaltningen og under hensyntagen til den forestående opdatering, som følge af Projekt Styrket Indkøbsorganisering.

De opdaterede intranetsider forventes blandt andet at indeholde en oversigt over, hvilke medarbejdere og enheder, der skal kontaktes i forbindelse med indkøb og udbud, herunder indkøb af konsulent- og advokatydelser. Siderne forventes desuden suppleret med vejledning til brug ved rekvisition af ekstern juridisk bistand, som sker med inddragelse af Økonomiforvaltningen. Ydermere afholder Teknik- og Miljøforvaltningen to gå-hjem-møder, hvor Økonomiforvaltningen holder oplæg om udbudsjura for relevante ledere og medarbejdere.

Teknik- og Miljøforvaltningen vil midlertidigt indføre en særlig kvartalsvis stikprøvekontrol for at følge op på om indsatserne har den ønskede effekt på konsulent- og advokatområdet.

Den fulde revisionsbemærkning og Teknik- og Miljøforvaltningens handleplan er vedlagt som bilag 2. Den samlede revisionsrapport er vedlagt som bilag 3.

Økonomi

Denne indstilling har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for Københavns Kommune.

Videre proces