Effektiviseringsforslag om Bedre udnyttelse af arbejdstiden

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,

1. at effektiviseringsforslaget Bedre udnyttelse af arbejdstiden – budgetanalysens fase 1 (bilag 2), der bidrager med en effektivisering på 2,3 mio. kr. ved fuld indfasning i 2021, effektueres.

Problemstilling

Teknik- og Miljøudvalget behandlede den 19. august 2019 forvaltningens investerings- og effektiviseringsforslag. Udvalget besluttede at sende forslaget om Bedre udnyttelse af arbejdstiden – budgetanalysens fase 1 tilbage til forvaltningen med henblik på en tættere inddragelse af MED.

Teknik- og Miljøforvaltningen har på baggrund af udvalgets beslutning gennemført en yderligere proces i MED. Inddragelsen har resulteret i en kvalificering af forslagets beskrivelse, mens forslagets økonomiske potentiale er uændret.

Løsning

Teknik- og Miljøudvalget behandlede den 28. januar 2019 en indstilling med forvaltningens forslag til implementering af effektiviseringsforslagene i Ernst & Young’s (EY’s) budgetanalyse fase 1. Heri indgik forvaltningens indstilling om at konkurrenceudsætte ca. 40 % af driften. Forvaltningens indstilling tog udgangspunkt i en vurdering af det nødvendige niveau for konkurrenceudsættelse for at sikre, at markedet fastsætter niveauet for omkostningseffektiviteten. Teknik- og Miljøudvalget besluttede, at forvaltningen skulle vende tilbage med tre modeller for implementeringen af EY’s anbefalinger. Teknik- og Miljøudvalget godkendte den 3. juni 2019, på baggrund af indstilling fra forvaltningen og et enigt MED-udvalg, at EY’s identificerede potentiale skal realiseres gennem en konkurrenceudsættelse på ca. 13 % af driftsopgaverne og dermed primært gennem interne optimeringer i forvaltningens drift.

Forvaltningen har på baggrund af Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 3. juni 2019 udarbejdet effektiviserings- og investeringscases til budget 2020. Effektiviseringerne skal – udover at sikre en omkostningseffektiv drift – bidrage til at imødegå forvaltningens budgetudfordringer i de kommende år. I takt med at der ryddes op i forvaltningens takster, medfører det faldende indtægter, og forvaltningen skal derfor reducere sit udgiftsniveau for at sikre et budget i balance. Forvaltningen udarbejder derfor effektiviseringer, der skal sikre, at forvaltningen kan håndtere udfordringerne inden for egen ramme. Godkendes effektiviseringsforslagene ikke, skal de nødvendige besparelser realiseres på anden vis. I den forbindelse kan det blive nødvendigt – i stedet for målrettede effektiviseringer – at gennemføre ”grønthøster”-besparelser, hvilket kan påvirke serviceniveauet.

Effektiviseringsforslagets indhold

Forslaget om Bedre udnyttelse af arbejdstiden (bilag 2) handler om at sikre en omkostningseffektiv og konkurrencedygtig drift, hvor medarbejdernes tid i endnu højere grad frigives til at varetage kerneopgaverne og i mindre grad til transport til og fra opgaver.

Effektiviseringsforslaget forudsætter en bedre arbejdstilrettelæggelse, samt at arbejdstidsaftalen, der er indgået mellem Teknik- og Miljøforvaltningen og 3F Bygge- Jord- og Miljøarbejdernes Fagforening, bliver implementeret konsekvent i hele organisationen. Ligeledes indeholder forslaget, at medarbejdernes mødetidspunkt i relation til tømning af affaldskurve optimeres. Herved sikres en mere effektiv opgaveløsning og realisering af effektiviseringspotentialet, mens forslaget ikke vurderes at påvirke det oplevede serviceniveau i byen.

Konkret skal forslaget implementeres dels ved at begrænse transporttiden til og fra pauser for udførende medarbejdere i overensstemmelse med gældende aftaler, og dels ved at indføre et fast mødetidspunkt kl. 04 for tømning af affaldskurve i de dele af byen, hvor dette er muligt i forhold til den samlede rute- og opgaveplanlægning, og hvor det ikke medfører uhensigtsmæssige støjgener. De fleste medarbejdere, tilknyttet opgaven med tømning af affaldskurve, møder i dag kl. 06. Ved i stedet at påbegynde arbejdet kl. 04 flere steder kan tømningen udføres, før morgentrafikken sætter ind. Dette vil sikre bedre fremkommelighed.

Det gælder, at medarbejdernes pauser skal afholdes fleksibelt og under hensyn til arbejdets tarv, så transporttid til og fra driftspladserne begrænses. På baggrund af en dialog mellem ledelse og medarbejdere vil en mere præcis arbejdstilrettelæggelse blive udformet i forbindelse med den konkrete udmøntning af forslaget. Det kan ikke udelukkes, at medarbejdere undtagelsesvist vil skulle afholde deres frokostpause i deres servicevogn, men i de tilfælde vil forvaltningen sørge for, at der er acceptable hygiejniske forhold med mulighed for at vaske hænder med videre.

Forslaget medfører en effektivisering på 2,3 mio. kr. ved fuld indfasning og bidrager til at realisere EY’s identificerede effektiviseringspotentialer i budgetanalysens fase 1.

Inddragelse af MED

Teknik- og Miljøforvaltningen har gennemført en yderligere inddragelse af MED med henblik på at kvalificere effektiviseringsforslaget. Effektiviseringsforslaget har været drøftet på møde i Byens Drifts serviceområde-MED, BD MED, den 3. september 2019 samt på møde i underudvalget Arbejdsgruppe til kvalificering af bedre udnyttelse af arbejdstiden den 5. september 2019. På mødet i underudvalget blev forslaget gennemgået, og medarbejderne kom med forslag til ændrede formuleringer. Gennemgangen resulterede i en kvalificering af forslaget, hvor ledelsen imødekom medarbejdernes forslag til formuleringer ved at indarbejde disse som konkrete præciseringer i effektiviseringsforslagets ordlyd. Præciseringerne vedrører bl.a. formuleringer om arbejdstidsaftalen og udførelse af ledelsestilsyn og er fremhævet med gult i bilag 2. Ændringerne blev efterfølgende forelagt BD MED, som ikke havde bemærkninger til ændringerne i forslaget.

Ændringerne har ikke afstedkommet behov for at revurdere forslagets effektiviseringspotentiale.

Håndtering af personalemæssige konsekvenser

Effektiviseringsforslaget er baseret på Teknik- og Miljøudvalgets beslutning af 3. juni 2019, hvor det blev besluttet, at forvaltningen i højere grad skal sikre en omkostningseffektiv drift gennem interne optimeringer fremfor at konkurrenceudsætte større dele af opgaven.

De interne optimeringer, fremlagt i dette forslag, indebærer besparelser svarende til fire stillingsnedlæggelser ved fuld indfasning. For at imødegå behovet for afskedigelser vil forvaltningen dog i videst muligt omfang søge dette håndteret via naturlig afgang og omplacering af medarbejdere til nye opgaver (fx til drift af nye metroforpladser og hjemtagelse af udliciterede kontrakter). Forvaltningen vil desuden indføre en midlertidig opbremsning af fastansættelser på de berørte områder. Formålet hermed er at sikre, at flest muligt lediggjorte medarbejdere omplaceres til nye opgaver. Ligeledes vil forvaltningen undersøge mulighederne for at anvende frivillige fratrædelsesordninger.

Forvaltningen har de seneste fire år haft en bevilling på i alt 6,5 mio. kr. til uddannelse og kompetenceudvikling af ufaglærte medarbejdere med henblik på opkvalificering og mulighed for jobrotation (ledige fik job, mens medarbejder var på uddannelse). En sådan kompetenceudvikling omfattede grundlæggende kompetencer indenfor grøn pleje, ergonomi (sunde løft), it-kompetencer, sprogforløb i dansk mm. Forvaltningen vil arbejde videre med disse erfaringer for at sikre et højt kompetenceniveau hos medarbejderne og for også at imødegå og yderligere nedbringe behovet for afskedigelser. Herudover vil forvaltningen arbejde aktivt med initiativer omkring uddannelse af ufaglærte medarbejdere til faglærte, fx anlægsgartnere. Det er imidlertid på nuværende tidspunkt ikke sikkert, at der vil være fuldstændigt sammenfald mellem de kompetencer, som de nuværende medarbejdere besidder og de jobprofiler, der vil være behov for i forbindelse med hjemtagelsen af opgaver og i fremtidens Byens Drift. Det kan derfor ikke udelukkes, at afskedigelser kan blive nødvendige i udmøntningen af forslaget.

Økonomi

Idet Teknik- og Miljøudvalget allerede har indfriet det forvaltningsspecifikke effektiviseringsmåltal for Budget 2020, skal effektiviseringspotentialet i forslaget om Bedre udnyttelse af arbejdstiden bidrage til at imødegå forvaltningens budgetudfordringer i de kommende år. Effektiviseringspotentialet udgør 2,3 mio. kr. ved fuld indfasning i 2021 og frem.

Tabel 1. Effektiviseringspotentiale i forslaget om Bedre udnyttelse af arbejdstiden

Videre proces

Bedre udnyttelse af arbejdstiden er et effektiviseringsforslag, der ikke forudsætter midler fra puljen for smarte investeringer i kernevelfærd. Forslaget kræver således ikke yderligere politisk behandling, men kan effektueres, når Teknik- og Miljøudvalget har godkendt forslaget. Når forslaget godkendes, vil implementeringen ske i dialog med MED for at sikre tæt og relevant medarbejderinddragelse – herunder også i processen for personaletilpasninger.

Søren Wille

                                            /Jon Pape