Teknik- og Miljøudvalgets mødeplan for 2017

Teknik- og Miljøudvalget skal tage stilling til udvalgets mødeplan for 2017.

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,

Teknik- og Miljøforvaltningen har udarbejdet et udkast til Teknik- og Miljøudvalgets mødeplan for 2017. Planen vil indgå i den samlende politiske mødeplan for 2017.

Teknik- og Miljøudvalgets mødeplan skal i henhold til styrelsesloven godkendes af udvalget året inden, den træder i kraft.

Der er for 2017 planlagt 20 udvalgsmøder. Tidligere år har mødeantallet ligget på cirka 25 møder inkl. 2-4 buffermøder, der kan tages i brug, hvis udvalget står over for behandling af en stor mængde sager. Da buffermøderne sjældent tages i brug, er der i mødeplanen for 2017 ikke kalendersat buffermøder. Der kan indkaldes til ekstraordinære møder, såfremt der opstår behov herfor.

Møderne er som udgangspunkt placeret på mandage kl. 15.00-19.00. Hertil er der fastlagt budgetseminar den 6.-7. marts 2017, hvor udvalgsmødet vil ligge tirsdag den 7. marts.

I forbindelse med Økonomiudvalgets behandling af Økonomiudvalgets mødekalender for 2016 (ØU den 1. september 2015) afgav A, B, C, F, I, O og V følgende protokolbemærkning: ”Vi forudsætter, at mødeplaner for de enkelte udvalg koordineres, så sagerne ikke ligger mere end 14 dage og venter på behandling i henholdsvis Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.” I forbindelse med Borgerrepræsentationens behandling af Borgerrepræsentationens mødekalender for 2016 (BR den 17. september 2015) afgav en samlet Borgerrepræsentation følgende protokolbemærkning: ”Vi forudsætter, at mødeplanerne for fagudvalg, økonomiudvalg og Borgerrepræsentationens koordineres, så ingen sag ligger mere end 14 dage og venter på politisk behandling i Borgerrepræsentationen”.

Der er i forslag til mødedatoer derfor taget udgangspunkt i, at der skal være kortest mulig tid mellem de politiske behandlinger. Som med udvalgets mødeplan for 2016 er det tilstræbt, at der for møderne i Borgerrepræsentationen er tilrettelagt minimum et møde i Teknik- og Miljøudvalget, hvor der skabes mulighed for et samlet sagsforløb på max. fire uger fra fagudvalg over Økonomiudvalg til Borgerrepræsentation.

Dette princip har dog vist sig at være særligt svært at efterleve i 2017 på grund af budgetforhandlinger, ferie- og helligdage samt kommunalvalget i november 2017. Derudover har det ikke været muligt at blive enige om et procesforløb med Økonomiforvaltningen, der til fulde tilgodeser et sagsforløb på fire uger. I 2016 honorerede syv ud af 21 møder ønsket om et samlet sagsforløb på max fire uger. I 2017 svarer det til fem ud af 20 møder. Se bilag 1 for en kommenteret mødeplan.

For fremadrettet at sikre en effektiv og hurtig behandlingsproces har Teknik- og Miljøforvaltningen anmodet Økonomiforvaltningen om, at der i indeværende år påbegyndes en proces i forhold til tilrettelæggelse af mødeplanerne for 2018, så der på tværs af forvaltningerne kan fremlægges forslag til en revideret mødeplan for gruppeformandskredsen, der kan imødekomme kravet om fire ugers behandlingstid fra fagudvalg til Borgerrepræsentation.

Mødeplanen fremgår af nedenstående:

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser i sig selv.

Udgifter til afholdelse af møder og budgetseminarer afholdes inden for Teknik- og Miljøudvalgets egen budgetramme.

Mødeplanen vil blive offentliggjort på www.kk.dk og meldt ud til Teknik- og Miljøforvaltningen.

Mødeplanen lægges endvidere på TMU-portalen.

Pernille Andersen
                                                                     /Peter Søndergaard

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 3. oktober 2016

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.

Et samlet udvalg afgav følgende protokolbemærkning:
”Det forudsættes, at plan- og bevillingssager behandles i et fast track, så sagerne kun undtagelsesvis er mere end fire uger fra behandling i fagudvalg til behandling i Borgerrepræsentationen.”