Sundheds- og Omsorgsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 23. februar 2006

 

 

Sager til beslutning

 

5.      Anmeldelse af IT-system til Datatilsynet omhandlende et erindringssystem til understøttelse af visse typer af administrative sager

 

SOU  52/2006  J.nr. 33/2001

 

 

INDSTILLING

Sundhedsforvaltningen indstiller,

 

at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender, at der i forbindelse med registrering af visse typer af administrative sager og svarfrister foretages registrering og behandling af personoplysninger,

 

at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender, at der kan ske anmeldelse til Datatilsynet vedrørende persondata, der registreres i forbindelse med ibrugtagning af systemet.

 

 

RESUME

I forbindelse med de lovgivningsmæssige og kommunalpolitiske fastsatte sagsbehandlingstider, er der ved at blive anskaffet et erindringssystem. I erindringssystemet behandles blandt andet identifikationsoplysninger og notater vedrørende sagens status samt sagsbehandlingsfrister.

 

Erindringssystemet vil indeholde oplysninger, der gør det muligt at konstatere om de lovbundne sagsbehandlingstider overholdes og der vil kunne trækkes nøgletal til statistisk brug.

 

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

I henhold til § 47 i Regulativ for IT -sikkerhed i Københavns Kommune (Sikkerhedsregulativet) skal beslutning om behandling af personoplysninger "træffes af vedkommende udvalg", der afgør til hvilket formål og med hvilke hjælpemidler, der må foretages behandling. Da der er tale om behandling af oplysninger, der udelukkende behandles af Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, træffes beslutningen således af Sundheds- og Omsorgsudvalget.

 

Der skal forinden iværksættelsen foretages anmeldelse og indhentes udtalelse fra Datatilsynet, jf. §§ 43 og 45 i Lov om behandling af personoplysninger.

 

Formålet med IT-systemet er at kunne foretage registreringerne elektronisk og kunne foretage elektronisk behandling af data.

 

Formålet med behandlingen af personoplysninger er at kunne:

·        Foretage registreringer af borgers henvendelse på Pensions- og Omsorgskontoret i relation til sagsbehandling - og sagstidsmåling

·        Foretage registrering af notater vedrørende sagsbehandlingen.

 

Sager der er omfattet af erindringssystemet, er sager der ikke indgår i andre IT - systemer med sagsbehandlingstider.

 

Følgende oplysninger registreres:

·        Borgeren navn, cpr. nr. og adresse. Desuden registreres notater om sagens behandling.

·        Type af henvendelse (sagstype), samt lovbundne sagstidsfrister.

·        Notater der relaterer sig til sagsforløbet

 

Der vil kunne udarbejdes statistikker og oversigter.

 

Der vil blive hentet oplysninger fra

·        P- Data.

 

Der vil kunne videregives oplysninger til følgende modtagere:

·        Københavns Kommunes Statistisk Kontor.

·        Revisionsdirektoratet for Københavns Kommune.

 

De personoplysninger der indgår i behandlingen, skal eventuelt indgå i den løbende statistikproduktion som foretages i Københavns Statistiske Kontor.

 

Endvidere indgår personoplysningerne i den løbende behandling af indsigtsanmodninger og klagesager.

 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningens IT – Service vil være databehandler.

 

 

MILJØVURDERING

Sagstypen er ikke omfattet af Sundheds- og Omsorgsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

 

 

ØKONOMI

Ingen.

 

 

HØRING

Ingen.

 

 

BILAG

Ingen.

 

 

 

Jesper Fisker                                                                                     

/Flemming Engstrøm