Status for implementering af nyt økonomisystem - Kvantum - i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen

Indstilling

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller,

1. at Sundheds- og Omsorgsudvalget tager orienteringen om implementering af Kvantum i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen til efterretning.

Problemstilling

Borgerrepræsentationen besluttede den 14. marts 2013 på baggrund af en business case at indkøbe ét fælles økonomisystem til hele Københavns Kommune.

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen skal ibrugtage Kvantum den 1. januar 2018. Sundheds- og Omsorgsudvalget orienteres om status på implementering af Kvantum i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen.

Løsning

Kvantum er et moderne system med tidssvarende teknologi, der integrerer flere systemer i én og samme løsning og erstatter kommunens nuværende økonomi- og regnskabssystem (KØR). Formålet med udrulningen af Kvantum er en overordnet standardisering, effektivisering og kvalitetsforbedring af kommunens økonomiprocesser.

Teknik- og Miljøforvaltningen tog som den første forvaltning Kvantum i brug pr. 1. februar. Efterfølgende har Socialforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen ibrugtaget Kvantum henholdsvis 1. april og 1. juni 2017. Det er planlagt, at Børne- og Ungdomsforvaltningen tager Kvantum i brug pr. 1. september, mens de øvrige forvaltninger, herunder Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (SUF) tager Kvantum i brug pr. 1. januar 2018.

Kvantum indebærer væsentlige ændringer i forhold til eksisterende processer og arbejdsgange i forbindelse med blandt andet indkøb, budgetlægning og –opfølgning. På indkøbsområdet indebærer ændringerne, at indkøb skal foretages i Kvantums indkøbsmodul. Dette skal sikre, at kommunens indkøbsaftaler og –principper altid overholdes. Ændringen medfører, at indkøb skal godkendes før indkøbsordren sendes til leverandøren. Beløbet for ordren disponeres i enhedens regnskab, og fakturaen bliver ved modtagelse i Koncernservice matchet automatisk med indkøbsordren og bogført, hvilket vil betyde færre arbejdsgange i forhold til det nuværende system.

I overgangen til Kvantum for SUF vil der være fokus på at sikre driften i et nyt system samt rapportering og ledelsesinformation, der skal give information og overblik i forvaltningens driftsenheder. Implementeringen af Kvantum betyder endvidere, at en række arbejdsgange og processer fremadrettet standardiseres i forvaltningen, hvorfor tidligere vaner og arbejdsgange ændres for mange medarbejdere. Forvaltningen er i gang med forretningsafdækningen af de nuværende processer inden for økonomi og indkøb, så forvaltningen i videst mulige omfang er klar til implementeringen.

Uddannelse af medarbejdere
For at forberede organisationen til Kvantum laves der en række forberedende aktiviteter målrettet slutbrugere og ledere. På grund af implementeringen af nyt omsorgssystem (Cura) medio maj, starter aktiviteterne for slutbrugerne i august måned 2017.

Ultimo 2017 gennemføres undervisning i Kvantum for alle brugere, som skal arbejde med systemet. Uddannelsen skelner mellem lette og tunge brugere. En let bruger skal kun anvende en mindre del af Kvantum, hvorimod en tung bruger skal anvende og arbejde meget i Kvantum.

1. januar 2018 går forvaltningen live med Kvantum. De første fire uger herefter kaldes hypercare perioden. Her er der ekstra support til brugerne i nærområdet bemandet af ressourcepersoner fra forvaltningen, Koncernservice og Koncern-IT. Herefter vil Kvantum-programmet sammen med forvaltningen vurdere, om der er behov for at forlænge hypercareperioden, eller om brugerne er klar til at overgå til normal drift og normal support via Koncernservice.

Økonomi

Business casen for driftsbesparelser ved implementeringen af Kvantum pålægger SUF en effektivisering på 15,5 mio. kr. årligt fra 2018 - fordelt på 4,2 mio. kr. på systembesparelser og 11,3 mio. kr. på processer og optimerende arbejdsgange.

Det er imidlertid forvaltningens vurdering, at de i business casen forudsatte effektiviseringsgevinster ved implementering af Kvantum i SUF ikke kan forventes realiseret fuldt ud fra 2018. Manglende realisering af den pålagte effektivisering vil derfor skulle håndteres i forbindelse med udmøntning af budget 2018.

Videre proces

Udvalget forelægges en ny status på mødet i december 2017.