Revisionsberetning for regnskab 2016 – Handleplaner

Indstilling

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller,

1. at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender, at indholdet i denne indstilling fremsendes til Økonomiforvaltningen som udtryk for udvalgets bemærkninger til Revi­si­onsberetningerne for regnskab 2016.

Problemstilling

Kommunens revisionsselskab Deloitte har udarbejdet Revisionsberetning for 2016 ved­rørende årsregnskabet. Beretnin­gen sammenfatter for hele kommunen de revi­sionsbe­mærkninger, som Deloitte tidligere har afgivet i revisionsrapporter for hver for­valtning.

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller, at indholdet i denne indstilling fremsendes til Økonomiforvaltningen som udtryk for udvalgets bemærkninger til Revi­si­onsberetningerne for regnskab 2016.

Løsning

Deloitte omtaler i Revisionsberetningen for årsregnskabet for 2016 i alt 13 revisi­onsbe­mærkninger. En revisionsbemærkning kan indeholde flere observationer.

Beretningen for 2016 indeholder bemærkninger vedrørende følgende forhold:

1. Systemansvarlige for udbetalingssystemer

2. Byfornyelse

3. Balanceposter

4. Lønadministration

5. Manglende refusionshjemtagelse

6. Indkøbsområdet

7. Kontrol med overholdelse af reglerne om Skatmoms

8. Byggesagsområdet

9. Administrationsbidrag for affaldsområdet

10. Parkeringsindtægter

11. Cybersecurity og persondata

12. Regeloverholdelse for solcelleanlæg

13. Ubalance i kommunens interne handel

Ingen af de anførte bemærkninger retter sig specifikt mod Sundheds- og Omsorgsfor­valtningen (SUF). En række af revisionsbemærkningerne er stilet til ’Forvaltningerne’ uden at det kan ses, hvorvidt revisors observationer er gjort i forhold til SUF's regnskabsføring. For tre af disse bemærkningers vedkommende er for­valtnin­gen anmodet om at udarbejde handleplaner. Disse er som følger: 

Revisionsbemærkning 3.2. - Balancepostafstemninger
Revisor skriver:

”Det skal henstilles, at forvaltningernes interne kontrol med balancens poster skærpes således at det sikres, at kommunens regnskab aflægges i overensstemmelse med de au­toriserede regnskabsregler samt kommunens anvendte regnskabspraksis. Som nævnt foretager Intern Revision, i forbindelse med de respektive forvaltningers overgang til det nye økonomisystem Kvantum i 2017, en udvidet gennemgang af for­valtningernes åbningsbalance.

Intern Revision vil løbende i 2017 rapportere resultatet af gennemgangen af åbningsbalancen for de enkelte forvaltninger. Det er vores vurdering, at der ved gennemgangen af åbningsbalancerne vil blive konstateret flere forhold, som samlet set vil medføre ikke uvæsentlige tab i form af afskrivninger af tilgodehavender og væsentlige korrektioner af balancens poster.
Dog vil gennemgangen også betyde et betydeligt kvalitetsløft af kommunens balance, således at balancens poster i forbindelse med regnskab 2017, i al væsentlighed burde være i overensstemmelse med gældende regler.

Det skal bemærkes, at det efter den foretagne korrektion af gældsposten vedrørende tabslån er vores vurdering, at forholdet er uvæsentligt i forhold til kommunes samlede regnskab.”

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen bemærker hertil:

Forvaltningen tager det nye økonomisystem i brug den 1. januar 2018. Allerede i forbindelse med færdiggørelse af regnskab for 2016 er der fo­retaget en grundig oprydning af forvaltningens balanceposter og dette arbejde videreføres gennem 2017, så det er forventningen, at overgang til Kvantum ikke i væsentligt omfang vil betyde behov for ekstraordinære af­skrivninger.

Revisionsbemærkning 4.5. - Børneattester
Revisor skriver:

”Forvaltningerne har således i 2016 ikke i alle tilfælde kunne dokumentere, at lovens bestemmelser vedrørende børneattester er efterlevet.
I de få tilfælde, hvor der endnu ikke foreligger børneattester, oplyser SOF, at medarbej­derne ikke arbejder med børn før attesten foreligger. Bemærkningen for BUF og SOF betragtes hermed som afsluttet ultimo april måned 2017.

I KFF og TMF fortsætter arbejdet med at indhente børneattest for medarbejdere, som i arbejdet har mulighed for at få direkte kontakt til børn. Det henstilles, at ledelsen i forvaltningerne også fremover sikrer efterlevelse af de obli­gatoriske forretningsgange.”

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen bemærker hertil:

Det er kun ganske få af forvaltningens enheder hvor problematikken om indhentelse af Børneattester er relevant. Direktionen har sikret sig, at de relevante lokale ledere er opmærksomme på de obligatoriske forretnings­gange.

Revisionsbemærkning 4.6. - Løndebitorer
Revisor skriver:

”Vi skal henstille, at forvaltningerne tilrettelægger effektive forretningsgange der sikrer, at indberetning af afgange sker rettidigt. Vi skal henstille, at KS etablerer en forretningsgang der sikrer, at kommunen ikke lider tab som følge af afskrivninger af uerholdelige løntilgodehavender.”

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen bemærker hertil:

I Sundheds- og Omsorgsforvaltningen er forretningsgangene for indberet­ning af rettidig afgang kendte blandt lederne. Revisor har da heller ikke kunnet påvise, at stigningen i løndebitorerne fra 2015 til 2016 skyldes en stigning i for sent indberettede afgange fra SUF-enheder.

Udover disse tre revisionsbemærkninger har Økonomiforvaltningen også ønsket for­valtningernes handleplan i forhold til følgende bemærkning fra 2015, uagtet at den er lukket fra Deloittes side:

Fakturaer i betalingskontrol (god bogføringsskik)
Revisor skrev i protokollat for 2015:

”Det henstilles, at der sættes ledelsesmæssig fokus på området, og at de rapporterede forhold i ledelsesinformationen løbende holdes op i mod god bogføringsskik i en bred forstand samt de nærmere beskrevne krav til registreringerne fra forretningsgangene.”

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen bemærkede dengang:

”Revisor konstaterer, at bogføring i Københavns Kommune ikke fore­tages i overensstemmelse med god bogføringsskik. Det er vanskeligt i revisions­rapporten at se på hvilket grundlag revisor når til denne kon­klusion, og KS opfordres til at gå dybere i dialog med Deloitte herom. Det er opfattel­sen i SUF, at vi efterlever god bogføringsskik; og vor løbende dialog med De­loitte giver os heller ikke anledning til at tro andet”.

Denne handleplan gentages.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Den samlede handleplan forelægges Økonomiudvalget på møde den 15. august 2017 hvorefter sagen oversendes til Revisionsudvalget.

         Hanne Baastrup                               

                                                                   /Lars Matthiesen