Løbende revision for 2010 - Direktionsnotat

Sundheds- og Omsorgsudvalget skal orienteres om Revisionsfirmaet Deloittes observationer, risikovurderinger og anbefalinger som følge af den løbende revision i 2010 samt om forvaltningens kommentarer til de enkelte punkter.

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller,

1. at Sundheds- og Omsorgsudvalget tager Revisionsfirmaet Deloittes observationer, risikovurderinger og anbefalinger til efterretning, og 
2. at Sundheds- og Omsorgsudvalget tager forvaltningens kommentarer til de enkelte punkter til efterretning.

Som led i den løbende revision for 2010 har Revisionsfirmaet Deloitte udarbejdet et såkaldt direktions­notat, som sammenfatter revisionens observationer, risikovurderinger og anbefalinger i forhold til regnskabsføringen og økonomistyringen i Sundheds- og Omsorgsforvaltnin­gen.

I henhold til proceduren for revisionsrapportering, som er besluttet af Borgerrepræ­sentationen i mødet den 11. februar 2010, skal direktionsnotatet fremsendes til fagudvalget med direktionens kommentarer.

Det er Sundheds- og Omsorgsfor­valtningens direktions opfattelse, at forvaltningens grundlæggende regnskabsføring og økonomistyring er i orden, og i 2010 er yderligere forbedret i forhold til 2009, hvilket findes tilfredsstillende. Denne konklusion under­støttes af Revisionsfirmaet Deloittes observationer i den løbende revision for 2010, hvor Reviosionsfirmaet Deloitte ikke har konstateret forhold, der må karak­teriseres som ”ikke betryggende”.

Revisionsfirmaet Deloitte perspektiverer observationerne gennem anvendelse af følgende skala:

Skala	Betydning
1.	Der er tale om graverende forhold, for eksempel i form af en sandsynlig lov­overtrædelse eller en væsentlig tabsrisiko.
2.	Revisionsområdet vurderes som ikke betryggende, og der er behov for skær­pet fokus fra ledelsen, da der er behov for væsentlige forbedringer. Afgø­rende/betydelige forhold hvor vi anbefaler hurtig handling
3.	Revisionsområdet vurderes som mindre betryggende, og der er behov for opmærksomhed fra ledelsen, da der er usikkerhed eller behov/mulighed for forbedringer.
4.	Revisionsområdet vurderes som relativt betryggende, og der er alene behov for forbedringer af mindre væsentlig karakter. Øvrige anbefalinger, herunder forhold der påvirker dagligdags aktiviteter.
5.	Revisionsområdet har ikke givet anledning til bemærkninger.

I direktionsnotat af 8. april 2011 har Revisionsfirmaet Deloitte bemærkninger til følgende seks observati­oner foretaget ved den løbende revision af 2010, jf. bilag 1.

Ledelsens budgetopfølgning - 5 

Revisionsfirmaet Deloitte anfører blandt andet, at det er deres generelle vurdering, at regnskabsprognoserne på en dækkende måde viser forvaltningens budgetopfølgning indenfor de enkelte bevillingsområder.

Direktionen har ingen bemærkninger hertil, og der foretages ikke yderligere i forhold til Revionsfirmaet Deloittes observation.

Ledelsestilsyn i forvaltningen - 3

Revisionsfirmaet Deloitte anfører blandt andet, at det obligatoriske ledelsestilsyn udføres, dokumenteres og arkiveres decentralt hos den enkelte budgetansvarlige chef, og at der således ikke er nogen central kontrol af/oversigt over disse ledelsestilsyn. Revisionsfirmaet Deloitte anbefaler, at der udarbejdes en forretningsgang, der indebærer rapportering af ledelsestilsynene, så det sikres, at direktionen bliver bekendt med eventuelle mangler i den administrative håndtering af forvaltningen. 

Direktionen har noteret sig Revisionsfirmaet Deloittes anbefaling og vil i løbet af 2012 tage stilling til, om etablering af de administrative fællesskaber i tilstrækkelig grad sikrer den fornødne kvalitet i ledelsestilsynene, eller om der skal etableres en forretningsgang som Revisionsfirmaet Deloitte anbefaler.

Forretningsgange for afholdelse af omkostninger till repræsentation og rejser - 4

Revisionsfirmaet Deloitte anfører blandt andet, at forvaltningen på dette område har valgt at følge de af Økonomiudvalget vedtagne retningslinier og ikke har fundet det relevant at udarbejde særlige forvaltningsspecifikke procedurer eller blanketter. Revisionsfirmaet Deloitte anbefaler, at der udarbejdes supplerende forretningsgange og interne kontroller, idet udgiftsområdet er politisk følsomt.

Direktionen er enig i Revisionsfirmaet Deloittes opfattelse af, at udgiftsområdet bør have fornøden ledelsesbevågenhed men mener samtidig, at denne allerede i dag er til stede. Der foretages derfor ikke yderligere i forhold til Revisionsfirmaet Deloittes observation.

Omkostninger og risiko for fiktive eller uautoriserede transaktioner - 3

Revisionsfirmaet Deloitte anfører blandt andet, at der er en forøget risiko for besvigelser i situationer, hvor fakturaer kun godkendes af en person, og der ikke er en effektiv funktionsadskillelse ved godkendelse af omkostningstransaktioner. Revisionsfirmaet Deloitte anbefaler, at Koncernservice udvikler en rapport, der kan vise hvilke posteringer, der kun er godkendt af én person.

Direktionen deler Revisionsfirmaet Deloittes synspunkt om interne kontrollers vigtighed med hensyn til at reducere risikoen for besvigelser, og at sådanne kontroller skal baseres på en samlet vurdering af risiko og væsentlighed. Direktionen mener dog også, at den procedure, der med indførelsen af work-flow er etableret, hvor der løbende udskrives rapporter over transaktioner hvor "indtaster" og "beløbsmodtager" er identiske, er en forholdsvis stor sikkerhed mod besvigelser. Endelig vil forvaltningen afvente den rapport, Koncernservice forventes at ville udvikle som følge af Revisionsfirmaet Deloittes anbefaling, før der gøres yderligere.

Gennemgang af personsager på statsrefusionsområdet, der hører under SUF - 5

Revisionsfirmaet Deloitte anfører blandt andet, at de har gennemgået i alt 34 sager vedrørende folkepension, personlige tillæg, helbredstillæg, boligydelse og beboerindskudslån og i den forbindelse fundet to fejl. Disse har forvaltningen straks rettet, hvorfor gennemgangen af personsager ikke har givet Revisionsfirmaet Deloitte anledning til yderligere bemærkninger.

Direktionen har ingen bemærkninger hertil, og der foretages ikke yderligere i forhold til Reviosnsfirmaet Deloittes observation.

Brugerbetaling - 3

Revisionsfirmaet Deloitte anfører blandt andet, at forvaltningen anvender regnskabsdata og ikke budgetdata ved takstfastsættelse, som det ellers er foreskrevet.

Direktionen er af den opfattelse, at Revionsfirmaet Deloittes observation er af mere formel end reel betydning, men fortsætter gerne dialogen med Revionsfirmaet herom. Takstberegningerne for 2012 vil blive forelagt for Sundheds- og Omsorgsudvalget i juni 2011.

For en nærmere redegørelse for Revisionsfirmaet Deloittes observationer, risikovurderinger og anbefa­linger samt forvaltningens kommentarer herunder opfølgning på den udførte revision i 2009 henvises til bilag 1.  

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Sundheds- og Omsorgsudvalget vil i efteråret 2011 få forelagt et direktionsnotat vedrørende årsregnskabsrevisionen. 



                Hanne Baastrup    

                                                                                     /Lars Matthiesen

Indstillingen blev godkendt.