Kravspecifikation for indkøbsordning (Ny indstilling)

9. Kravspecifikation for indkøbsordning (Ny indstilling)

SOU 116/2003 J.nr. 27/2002

Sundhedsforvaltningen indstiller,

at Sundheds- og Omsorgsudvalget drøfter Sundhedsforvaltningens forslag til ændringer i vedlagte indstilling (bilag 1) om kravspecifikation for indkøbsordning med henblik på ny fremlæggelse i Borgerrepræsentationen. På baggrund heraf vil forvaltningen udarbejde en fornyet indstilling til Sundheds- og Omsorgsudvalget, som kan fremsendes til behandling i Borgerrepræsentationen.

Vedlagte indstilling (bilag 1) blev den 10. april 2003 (BR 166/2003) fremlagt i Borgerrepræsentationen, der besluttede at tilbagevise sagen til Sundheds- og Omsorgsudvalget. Indstillingen forelægges derfor igen udvalget med henblik på at få afklaret, hvilke ændringer der skal foretages i tilrettelæggelsen af indkøbsordningen.

På baggrund af høringssvar og de tilbagemeldinger forvaltningen har fået på årsagen til tilbagevisning af sagen til Sundheds- og Omsorgsudvalget, foreslår forvaltningen at Sundheds- og Omsorgsudvalget drøfter en række ændringer til kravspecifikationen til indkøbsordningen.

Sundheds- og Omsorgsudvalget bedes drøfte en række lempelser i kravspecifikationen. Dels som følge af den kritik, kravspecifikationen er blevet mødt med, og dels på grundlag af en markedsundersøgelse, der har vist, at forvaltningen ikke kan forvente at få tilstrækkeligt med kvalificerede tilbud i forbindelse med et udbud. På den baggrund bedes Sundheds- og Omsorgsudvalget drøfte, om det vil være mere hensigtsmæssigt at anvende godkendelsesmodellen fremfor udbudsmodellen.

De lempelser, som foreslås drøftet er:

• At lade varetagelsen af call-funktionen være en selvstændig opgave, som leverandøren valgfrit kan byde ind på.

• Frafalde kravet om mulighed for bestilling via internet og i stedet formuleres som et krav om, at der skal tilbydes en hurtig, effektiv og driftssikker bestillingsproces.

• Andre lempelser af kravene, herunder at frafalde kravet om betaling via PBS, mindske kravene til afrapportering og mindske kravene til varesortiment.

Vedlagte indstilling (bilag 1), der blev forelagt Sundheds- og Omsorgsudvalget den 30. januar 2003 (SOU 299/2002), blev den 10. april 2003 (BR 166/2003) fremlagt i Borgerrepræsentationen, der besluttede at tilbagevise sagen til Sundheds- og Omsorgsudvalget. Indstillingen forelægges derfor igen udvalget med henblik på at få afklaret, hvilke ændringer der skal foretages i tilrettelæggelsen af indkøbsordningen.

På baggrund af høringssvar og de tilbagemeldinger forvaltningen har fået på årsagen til tilbagevisning af sagen til Sundheds- og Omsorgsudvalget, foreslås en række ændringer til kravspecifikationen til indkøbsordningen, og der gives en beskrivelse af konsekvenserne af disse.

Den oprindelige kravspecifikation understøttede en række formål:

• Tryghed for borgerne i forbindelse med bestilling, levering og betaling.
• En fastholdelse af en ernæringsmæssig opfølgningsmulighed i kommunens bestillerfunktion.
• Et stort og fleksibelt vareudbud.
• Tre leverandører i hver bydel med henblik på at sikre konkurrence på varernes pris og kvalitet.
• En optimeret og effektiv proces for både bestillingsopgaven (via internet) og for leveringsopgaven (bestilling afgives to dage før levering, hvilket muliggør en fast udbringningsrute).
• En forventet billig løsning for kommunen pga. de optimerede processer, jf. ovenfor.

Forslaget om at bringe indkøbsordningen i udbud understøttede, at kommunen fik mulighed for at vælge de økonomisk mest fordelagtige tilbud – hvor formuleringen "økonomisk mest fordelagtige tilbud" skal læses i henhold til EU-udbudsreglerne, hvor det økonomisk mest fordelagtige tilbud er det, der som helhed betragtet bedst opfylder krav til pris, service og kvalitet.

Forvaltningen har forstået, at der er rejst tvivl om kravspecifikationen for indkøbsordning på fire punkter:

1. Kan man kun byde, hvis man er en forretning (Netto, Brugsen, ISO mv.) eller kan man også blive leverandør, hvis man er et distributionsselskab (NH Distribution, De grønne bude, 3 x 34 mv.), som også vil varetage pakningen?
2. Er indkøbsordningen fleksibel nok?
3. Bliver priserne for høje?
4. Kan call-funktionen varetages af andre end kommunen?

Sundhedsforvaltningen kan knytte følgende bemærkninger til de rejste spørgsmål:

Ad 1.

Der er ikke noget til hinder for, at et distributionsfirma byder på opgaven og bliver godkendt som leverandør. En indkøbsordning består reelt af tre delopgaver: 1) Kontakt til borgeren og bestilling af varer (kaldet call-funktionen), 2) pakning af varerne og 3) udbringning til borgerne. Opgave 2 og 3 vil forventeligt altid blive løst af to forskellige firmaer – en dagligvareforretning og en distributør. Heraf vil den ene byde på opgaven og blive kommunens leverandør, mens den anden vil blive underleverandør, og dermed ikke et firma som kommunen har en relation til.

Ad 2.

Ordningen er ikke så fleksibel, som man kunne ønske sig. Det hænger sammen med valget om at skabe en effektiv og billig ordning. Til gengæld er der gjort meget ud af at sikre, at borgerne kan få alle de varer, de har behov for, og at der er en høj service i forbindelse med levering.

Ad 3.

Priserne vil i udbudet afhænge af, hvem der ønsker at byde på opgaven. Således er der i dag forskel på priserne i f.eks. Netto, Irma og Intervare. Praksis for hjemmeplejen har altid været, at der skal handles i nærmeste supermarked. Det har betydet, at en borger ikke har kunnet tvinge hjemmeplejen til at køre langt for at komme til en Netto-butik, hvis der lå en Irma lige om hjørnet. Med frit valg og ønsket om at få flere leverandører er det målet, at borgerne kan få adgang til at vælge den leverandør, der tilbyder det ønskede match mellem pris og kvalitet på varerne.

Ad 4.

Det er foreslået, at call-funktionen placeres på Pensions- og Omsorgskontorerne for at sikre, at det er kommunen, der én gang om ugen er i kontakt med borgerne ved bestillingen. Det muliggør, at der kan opfanges signaler fra borgeren og eventuelt nødvendige handlinger (f.eks. besøg af hjemmeplejen eller visitator) kan igangsættes. Det er klart at en sådan opgave også kan løses af private leverandører. Dog bør bemærkes, at det vil medføre en mere begrænset mulighed for dialog om borgerne på Pensions- og Omsorgskontoret, hvor medarbejderne i call-funktionen arbejder sammen med visitator og forebygger.

I forlængelse af den politiske behandling af Sundhedsforvaltningens oplæg til indkøbsordning, har forvaltningen fået foretaget en mindre markedsundersøgelse. Baggrunden herfor var en række tilbagemeldinger til forvaltningen om, at kravspecifikationen på nogle punkter var for krævende. Desuden viser undersøgelsen, at nogle forretninger, f.eks. ISO, ikke på nuværende tidspunkt kan gå ind i en sådan ordning.

Resultatet af markedsundersøgelsen, som PLS Rambøll forestod, er, at der på nuværende tidspunkt ikke synes at være et reelt marked. Kun de eksisterende leverandører til kommunen har positivt tilkendegivet, at de vil byde på opgaven, mens flere andre har sagt nej direkte.

Det har givet forvaltningen anledning til at overveje, om det på den baggrund stadig er det rigtige at benytte udbudsmodellen, idet det er usandsynligt, at der kommer en reel konkurrence på pris og kvalitet i udbudet.

Derfor – og i lyset af de forslag til ændringer af kravspecifikationen som stilles nedenfor - er det forvaltningens vurdering, at der vil være fordele ved at frafalde udbudstanken og i stedet vælge at benytte godkendelsesmodellen.

Fordelen ved at anvende godkendelsesmodellen vil være, at forvaltningen får mulighed for løbende at godkende nye leverandører i takt med at markedet udvikler sig. Vælger udvalget at fastholde beslutningen om at anvende udbudsmodellen, vil kommunen være fastlåst i de to år, kontrakterne varer.

Hvis udvalget beslutter sig for at anvende godkendelsesmodellen i stedet for udbud, skal forvaltningen fastsættes en pris for indkøbsordningen.

En opblødning af kravspecifikationen – som foreslås i denne indstilling – vil højst sandsynligt tiltrække flere leverandører. Afhængig af udviklingen på markedet for indkøbsordninger, kan Sundheds- og Omsorgsudvalget på et senere tidspunkt vælge at anvende udbudsmodellen for at opnå mere konkurrence på kvalitet, service og pris.

Såfremt der skal foretages justeringer i kravspecifikationen til indkøbsordningen, kan Sundhedsforvaltningen pege på følgende områder:

Man kan vælge at tage call-funktionen ud af indkøbsordningen og i stedet betragte den som en selvstændig opgave. Varetagelsen af call-funktionen bliver derved en valgfri mulighed for leverandøren.

Kravet om mulighed for bestilling via internet kan frafaldes og i stedet formuleres som et krav om, at der skal tilbydes en hurtig, effektiv og driftssikker bestillingsproces.

Denne ændring vil også gøre det lettere for kommunens egen hjemmepleje at byde på indkøbsopgaven, da det i højere grad vil modsvare den måde, de eksisterende kommunale indkøbsordninger fungerer på.

Herudover kan der foretages andre lempelser af kravene for at gøre det lettere for de offentlige og private leverandører at være med i ordningen. Det indebærer, at kommunen i mindre grad sætter rammerne for indkøbsordningen, og der i stedet kommer til at hvile et større ansvar på borgeren og dennes frie valg.

Det kunne konkret dreje sig om:

• Ingen krav om betaling via PBS, jf. punkt 2.7 i kravspecifikationen. Det vil gøre det dyrere at varetage distributionen, da der skal tegnes dyrere forsikringer for leverandørpersonalet, der kommer til at køre rundt med større kontantbeløb. Det vil omvendt gøre det mere interessant for dagligvareforretningerne, da de ikke længere får et udlæg som følge af den månedlige kredit, som PBS-systemet i realiteten giver de ældre. Endelig vil det betyde, at borgerne kan blive nødt til at betale buddet med kontanter ved levering, hvilket forvaltningen generelt ønsker at undgå.

• Der kan foretages forskellige lettelser i kravene til afrapportering, jf. punkt 2.8 i kravspecifikationen.

• Der kan foretages lettelser i kravene til varesortiment (f.eks. ingen krav om tobaksvarer og ugeblade, jf. punkt 2.1.1 i kravspecifikationen). Det vil fremme muligheden for, at lavprisforretninger kan være med, mens det omvendt vil betyde, at der ikke er nogen garanti for, at de ældre kan købe stykvis frugt og grønt, jf. punkt 2.1.3 i kravspecifikationen.

• Der kan ske en mere målrettet brug af muligheden for at visitere til "indkøb ved hjælper" i de tilfælde, hvor en borger selv kan købe ind, men har brug for hjælp til udbringning af varerne. Således anvendes visitationen mere direkte med sigte på såvel træning, genoptræning som social stimulation (livskvalitetsaspektet).

Sundhedsforvaltningen ønsker, at Sundheds- og Omsorgsudvalget drøfter ovenstående forslag. På baggrund heraf vil forvaltningen udarbejde en fornyet indstilling til udvalget, som kan fremsendes til behandling i Borgerrepræsentationen.

Sagsbehandlingen betyder, at det ikke vil være muligt at få sagen til behandling i Borgerrepræsentationen inden sommerferien. Forvaltningen vil derfor fortsætte med de leverandører, der p.t. er aftaler med vedrørende indkøbsordninger.

Indstillingen medfører ingen miljømæssige konsekvenser.

-

Bilag 1: Indstilling til SOU-mødet den 30. januar 2003 (SOU 299/2002) med tilhørende bilag.

Lau Svendsen-Tune /Lars Bo Bülow