Revidering af leverandørkontrakter indenfor frit valg

Sundheds- og Omsorgsudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 9. juni 2005

Sager til beslutning

5. Revidering af leverandørkontrakter indenfor frit valg

SOU 126/2005 J.nr. 27/2002

INDSTILLING

Sundhedsforvaltningen indstiller, at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender,

at kravspecifikationerne for tøjvaskeordning og indkøbsordning samt leverandørkravene for personlig og praktisk hjælp

at leverandørerne til tøjvaskeordning og indkøbsordning findes via udbud med 3 leverandører pr. lokaldistrikt

at ydelsen vedrørende grundig rengøring ikke bringes i udbud, men indgår som en del af det generelle rengøringstilbud i den praktiske hjælp

at godkendelsesmetoden anvendes med hensyn til leverandører til personlig og praktisk hjælp

at Sundhedsforvaltningen i forbindelse med udmøntningen af godkendelsesprocedurerne bemyndiges til at gennemføre tekniske tilretninger i kravspecifikationer og leverandørkrav mv.

RESUME

Sundhedsforvaltningens hjemmehjælpsmodtagere har siden efteråret 2003 haft mulighed for frit at vælge mellem leverandører af personlig og praktisk hjælp mv. Sundhedsforvaltningen har i den forbindelse indgået kontrakt med i alt 21 private og 8 kommunale leverandører. Kontrakterne inden for tøjvask og grundig rengøring er indgået via udbudsmetoden (undtagen Valby, hvor godkendelsesmetoden er anvendt), mens leverandørerne til praktisk og personlig hjælp samt indkøb er fundet via godkendelsesmetoden.

Hovedparten af leverandørkontrakterne udløber i oktober 2005. Sundhedsforvaltningen har derfor med ekstern konsulentbistand analyseret og gennemgået de eksisterende kontrakter, leverandørkrav samt markedssituationen inden for de enkelte ydelseskategorier.

Analysen viser, at den nuværende geografiske opdeling af leverandørgodkendelserne i forhold til Sundhedsforvaltningens syv lokaldistrikter er hensigtsmæssig. Endvidere har analysen givet anledning til enkelte justeringer af kravspecifikationer mv., herunder at tøjvaske- og indkøbsordningen kan bringes i udbud med henblik på at sikre det mest fordelagtige tilbud sideløbende med, at borgerne i de enkelte lokaldistrikter så vidt muligt fortsat kan vælge mellem flere leverandører. Ydelsen vedrørende grundig rengøring kan endvidere indgå som en del af det generelle rengøringstilbud inden for den praktiske hjælp.

Sundhedsforvaltningen indstiller på denne baggrund, at de reviderede kravspecifikationer for tøjvaskeordning og indkøbsordning godkendes, og at leverandørerne til tøjvaske- og indkøbsordning findes via udbudsmetoden med 3 leverandører pr. lokaldistrikt.

Det indstilles desuden, at leverandørkravene for personlig og praktisk hjælp generelt set fastholdes i sin nuværende form, og det foreslås, at ydelsen vedrørende grundig rengøring ikke bringes i udbud. Leverandørerne til praktisk og personlig hjælp findes – som tidligere - ved godkendelsesmetoden.

Endeligt indstilles det, at Sundhedsforvaltningen bemyndiges til at foretage tekniske justeringer i kravspecifikationer og leverandørkrav, såfremt udmøntningen af godkendelsesprocedurerne, herunder udbudsforretningen, giver anledning hertil. Sundhedsforvaltningen vil i givet fald orientere Sundheds- og Omsorgsudvalget herom.

SAGSBESKRIVELSE

Analysen har taget sit udgangspunkt i følgende forhold: 1) geografisk opdeling (distrikter), 2) godkendelsesmetoder, 3) tøjvaskeordning, 4) indkøbsordning, 5) personlig og praktisk hjælp, 6) grundig rengøring samt 7) øvrige forhold.

1) Geografisk opdeling (distrikter)

Ved indførelsen af frit valgs ordningen blev godkendelsesproceduren organiseret i forhold til Sundhedsforvaltningens syv lokaldistrikter. Dette indebar, at en leverandør kunne vælge at løse én eller flere ydelser i ét eller flere distrikter. Denne opdeling har vist sig at være hensigtsmæssig, idet den sikrer mulighed for en lokal forankring af leverandørerne samtidig med, at leverandører, der ønsker stordriftsfordele, har mulighed at søge ind på flere eller alle distrikter.

2) Godkendelsesmetoder

I forhold til godkendelsesproceduren vedrørende leverandørerne er der følgende tre hovedmodeller:

a) Godkendelsesmodellen: Kommunen offentliggør såvel pris- som kvalitetskrav vedrørende den enkelte ydelse til leverandørerne. Kommunen skal herefter indgå kontrakt med alle leverandører, der opfylder disse krav, og som ønsker adgang til at tilbyde deres ydelser til hjemmehjælpsmodtagerne i kommunen. Kvalitetskravene skal være ens for alle leverandører – kommunale såvel som private – og skal bl.a. indeholde lovgivningsmæssige og kommunalpolitiske krav til ældreplejen, eksempelvis beslutninger om serviceniveau, værdier i ældreplejen, leverancesikkerhed, arbejdsmiljø, uddannelse m.m.

b) Udbudsmodellen: Den enkelte ydelse bringes i udbud, og den kommunale myndighed vælger efter udbuddet "de økonomisk mest fordelagtige" (formulering i henhold til EU udbud) leverandører til varetagelse af opgaverne. Der skal minimum vælges 2 og maksimalt 5 leverandører pr. distrikt. Antallet af ønskede leverandører skal fremgå specifikt af udbudsmaterialet. Såfremt der eksempelvis efterspørges tre leverandører, og kun to byder på opgaven, har kommunen mulighed for at anvende disse to. I det tilfælde, hvor kun én leverandør byder på opgaven, aflyses udbudsforretningen, og godkendelsesmetoden tages i anvendelse.

c) Udbud inden for godkendelsesmetoden: Den fulde kommunale leverandørvirksomhed på et givent område overdrages til én privat leverandør efter udbud. Modellen åbner mulighed for ved udbud at indgå en hovedleverandøraftale med den leverandør, der lever bedst op til pris og øvrige tildelingskriterier. Når der efter endt udbud er indgået aftale med en "hovedleverandør", har andre interesserede leverandører – under forudsætning af kommunal godkendelse – ret til på samme pris- og kvalitetsbetingelser at indgå i kommunens frit valgs ordning, og dermed tilbydes borgerne som valgmulighed.

Valget af godkendelsesmetode bør bl.a. vurderes i lyset af markedssituationen mv. inden for de ydelseskategorier (se nedenstående).

3) Tøjvaskeordning

Kravspecifikationen vedrørende tøjvask knytter sig til kvalitetsstandarderne for personlig og praktisk hjælp og definerer de krav, som en leverandør skal opfylde for at kunne opnå kontrakt med Sundhedsforvaltningen om levering af ydelsen.

Det er Sundhedsforvaltningens og det eksterne konsulentfirmas vurdering, at den eksisterende kravspecifikation vedrørende tøjvaskeordningen med enkelte justeringer generelt set er dækkende og hensigtsmæssig. Justeringerne knytter sig primært til følgende hovedforhold:

· Det præciseres, at leverandørerne er forpligtiget til at sikre den nødvendige koordination ved leveringen af ydelsen til borgerne, herunder at leverandørerne skal udarbejde en plan til borgene for 6 måneder frem i tiden, så borgeren kan se, hvilke dage/tidspunkt de kommer. Borgerne sikres endvidere den størst mulige valgfrihed med hensyn til leveringsdag

· Leverandøren skal henholde sig til den af Sundhedsforvaltningen udarbejdede APV (arbejdspladsvurderingen) for borgerens hjem

· Der fastsættes en maksimumstidsgrænse for erstatning af bortkommet tøj (på 4 uger)

· Leverandørerne skal på et af Sundhedsforvaltningen fastsat tidspunkt og under nærmere definerede vilkår tilkobles Sundhedsforvaltningens KOS-system (Københavns omsorgssystem).

For en nærmere gennemgang af kravspecifikationen vedrørende tøjvask henvises til bilag 1.

Med hensyn til godkendelsesproceduren anbefales det, at der indgås kontrakt med 3 leverandører i hvert af forvaltningens syv distrikter. Kontrakterne tegnes på baggrund af en udbudsforretning med annoncering og efterfølgende forhandling, i overensstemmelse med udbudsdirektivets artikel 21. Dette vil sikre den størst mulige priskonkurrence, større incitament for nye leverandører til at byde på opgaven samt kontraktlig sikkerhed for kvalitet og forsyning. Metoden vil endvidere efterfølgende sikre borgernes frie valg med hensyn til leverandører.

Med henblik på at sikre den nødvendige kontinuitet i leverancerne, herunder en hensigtsmæssig investeringshorisont for leverandørerne, anbefales det, at kontrakterne vedrørende tøjvask tegnes for en treårig periode med option på yderligere et år.

4) Indkøbsordning

Kravspecifikationen vedrørende indkøb knytter sig til kvalitetsstandarderne for personlig og praktisk hjælp og definerer de krav, som en leverandør skal opfylde for at kunne opnå kontrakt med Sundhedsforvaltningen om levering af ydelsen.

Det er Sundhedsforvaltningens og det eksterne konsulentfirmas vurdering, at den eksisterende kravspecifikation vedrørende indkøbsordningen med enkelte justeringer generelt set er dækkende og hensigtsmæssig. Justeringerne knytter sig primært til følgende hovedforhold:

· Det præciseres, at leverandørerne er forpligtiget til at sikre den nødvendige koordination ved leveringen af ydelsen til borgerne, herunder at leverandørerne skal udarbejde en plan til borgene for 6 -12 måneder frem i tiden, så borgeren kan se, hvilke dage/tidspunkt de kommer. Borgerne sikres endvidere den størst mulige valgfrihed med hensyn til leveringsdag

· Leverandøren skal henholde sig til den af Sundhedsforvaltningen udarbejdede APV (arbejdspladsvurderingen) for borgerens hjem

· Leverandørerne skal på kommunens anmodning udarbejde sammenlignende prisanalyser for de enkelte varekategorier

· Der fastsættes en for leverandørerne vejledende maksimumskilogrænse for den samlede vægt på de varer, som borgerne kan få leveret pr. gang, på 12 kilo

· Leverandørerne skal på et af Sundhedsforvaltningen fastsat tidspunkt og under nærmere definerede vilkår tilkobles Sundhedsforvaltningens KOS-system (Københavns omsorgssystem).

For en nærmere gennemgang af kravspecifikationen vedrørende indkøb henvises til bilag 2.

Tages markedssituationen i betragtning - hvor en leverandør på nuværende tidspunkt har en relativ dominerende rolle – forventes en procedure af denne karakter at sikre den størst mulige priskonkurrence, mulighed for at mindre leverandører fortsat kan operere i de enkelte distrikter samt kontraktlig sikkerhed for kvalitet og forsyning. Metoden vil dermed sikre borgernes frie valg med hensyn til leverandører.

I forbindelse med den videre drift af området vil Sundhedsforvaltningen sikre, at godkendte leverandører løbende udarbejder sammenlignende prisanalyser af vareprisniveauet.

Med henblik på at sikre den nødvendige kontinuitet i leverancerne, herunder en hensigtsmæssig investeringshorisont for leverandørerne, anbefales det – på linie med tøjvaskeordningen - at kontrakterne vedrørende indkøb indgås for en treårig periode med option på yderligere et år.

5) Personlig og praktisk hjælp

Leverandørkravene vedrørende personlig og praktisk hjælp knytter sig til kvalitetsstandarderne for personlig og praktisk hjælp og definerer de krav, som en leverandør skal opfylde for at kunne opnå kontrakt med Sundhedsforvaltningen om levering af ydelsen.

Det er Sundhedsforvaltningens vurdering, at de eksisterende leverandørkrav vedrørende personlig og praktisk hjælp med enkelte justeringer generelt set er dækkende og hensigtsmæssige. Hovedjusteringerne knytter sig på linie med specifikationerne vedrørende tøjvaske- og indkøbsordning til præciseringer vedrørende koordination ved leveringen, arbejdspladsvurdering samt opkobling til KOS-systemet.

For en nærmere gennemgang af leverandørkravene vedrørende personlig og praktisk hjælp henvises til bilag 3 og 4.

Med hensyn til godkendelsesproceduren anbefales det, at den nuværende godkendelsesmetode fortsat anvendes. Leverandørerne kan dermed efter ansøgning blive godkendt til personlig hjælp og/eller praktisk hjælp i et eller flere lokaldistrikter til en på forhånd fastsat pris.

Markedet inden for personlig og praktisk hjælp er endnu ikke fuldt udviklet, og det er vurderingen, at godkendelsesmetoden vil muliggøre en relativ let tilgængelighed til ydelsesleveringen – også for mindre leverandører – og dermed sikre borgerne det størst mulige frie valg.

Med henblik på at sikre den nødvendige kontinuitet i leverancerne, herunder en hensigtsmæssig investeringshorisont for leverandørerne, anbefales det, at kontrakterne vedrørende personlig og praktisk hjælp tegnes for en treårig periode med option på yderligere et år.

6) Grundig rengøring

Det foreslås, at ydelsen vedrørende grundig rengøring ikke bringes i udbud, men indbygges som en del af det generelle rengøringstilbud i den praktiske hjælp. Samlingen af opgaver inden for en ydelseskategori vil imødekomme ønsket om færre leverandører i borgernes hjem. Endvidere blev der i forbindelse med budget 2005 gennemført en budgetmæssig tilpasning af ydelsen, og det er på denne baggrund vurderingen, at grundig rengøring ikke med fordel kan bringes i udbud som en selvstændig ydelse.

7) Øvrige forhold

Madservice er del af frit valgs ordningen. Madserviceordninger er visiterede tilbud, hvor maden produceres udenfor modtagerens hjem og leveres til modtageren. Leverandørerne til madservice er på nuværende tidspunkt fundet ved godkendelsesmetoden. Sundhedsforvaltningen vil fremlægge en særskilt indstilling omkring denne ydelse.

MILJØVURDERING

Sagstypen er ikke omfattet af Sundhedsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

ØKONOMI

Indstillingen har isoleret set ingen økonomiske konsekvenser.

HØRING

Indstillingen har været i høring i Ældrerådene og der er afgivet ét høringssvar.

Fællesudvalget for Ældrerådene udtrykker tilfredshed med indstillingen. Det fremhæves dog at de legitimationsskilte som leverandørerne anvender er for små, så de er vanskelige at læse for de svagtseende.

Sundhedsforvaltningen har på denne baggrund præciseret i såvel kravspecifikationerne som leverandørkravene, at leverandørerne skal udforme legitimationskiltene således at svagtseende også kan læse dem.

BILAG

· Bilag 1: Kravspecifikation for tøjvaskeordning

· Bilag 2: Kravspecifikation for indkøbsordning

· Bilag 3: Leverandørkrav for personlig hjælp

· Bilag 4: Leverandørkrav for praktisk hjælp

· Bilag 5: Høringssvar fra Fællesudvalget for Ældrerådene

Lau Svendsen-Tune

/Lars Bo Bülow

Til top